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ARMAZENAGEM DE MEDICAMENTOS: ESTUDO DE CASO ÚNICO.
¹Flavia Joana Teixeira Candiotti, ²João Ricardo Coelho
³Euclides Reame Junior
¹,²Acadêmicos do Curso de Tecnologia em Logística da Faculdade de Tecnologia de Lins
Prof. Antônio Seabra - Fatec, Lins-SP, Brasil
³Docente do Curso de Tecnologia em Logística da Faculdade de Tecnologia de Lins Prof.
Antônio Seabra
- Fatec, Lins-SP, Brasil.
RESUMO
Os medicamentos são produtos que exigem cuidados especiais desde a sua fabricação
até a sua dispensação para o consumidor final. Por isto seus processos produtivos como
manuseio, recebimento, armazenagem, distribuição e transporte devem ser monitorados
por estarem ligados a minimização de custos e ao nível de serviço prestado ao cliente.
Este trabalho tem por objetivo descrever o processo logístico de armazenagem de uma
distribuidora de medicamentos bem como sua forma de compra. Foi realizada uma
pesquisa bibliográfica sobre o tema e um estudo de caso com abordagem descritiva,
buscando demonstrar desde o momento inicial do pedido até o momento em que o
mesmo é estocado, passando por todas as fases e com o objetivo de entender e
posteriormente descrever todo o processo de armazenagem de medicamentos. O
instrumento de pesquisa foi um questionário aplicado.
Palavras-chave: Medicamentos. Processo logístico. Armazenagem.
ABSTRACT
Medicines are products that require special care since its manufacture to its availability to
the consumer. Therefore their production processes like handling, receiving, warehousing,
distribution and transportation should be monitored since they are linked to minimize costs
and the level of customer service. This paper aims to describe the logistical process of
storing a distributor of drugs and their way of shopping. A literature search on the topic and
a case study was performed with descriptive approach, seeking to demonstrate from the
initial request until the moment in which it is stored, through all stages and in order to
understand and then describe any the process of storing medicines. The research
instrument was a questionnaire.
Keywords: Medicines. Logistical process. Storage.
1.
INTRODUÇÃO
Hoje no Brasil vem sendo observado um crescente avanço exponencial da logística
não só na área do transporte, mas também em tudo o que se abrange a este tema como
na armazenagem e na forma de distribuição dos produtos. A armazenagem de
medicamentos é uma das etapas de suma importância de todo o processo produtivo
deste ciclo logístico e requer alguns cuidados a mais sobre os outros tipos de produtos. O
processo de armazenamento tem por objetivo garantir que os medicamentos sejam
estocados nas qualidades necessárias para o seu manuseio e entrega da maneira correta
e garantir sua disponibilidade na forma em que se necessita. O armazenamento feito de
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modo inadequado pode afetar a qualidade dos medicamentos gerando problemas de
intoxicação ao usuário final como também alguns custos financeiros pela perda destes.
Por isto dá-se a importância de se ter um profissional farmacêutico responsável por essa
área para garantia da qualidade do medicamento.
Para se trabalhar com este tipo de produto deve-se requerer autorizações
especiais, bem como cumprir as legislações vigentes para todo o processo, como para o
seu manuseio e compra. Todo o local deve ser devidamente avaliado inclusive as
variações de temperaturas para que a guarda dos medicamentos possam estar de acordo
com o solicitado em cada tipo de produto para que não haja avarias ou alterações
químicas dos mesmos.
Este trabalho tem por objetivo descrever o processo de armazenagem de
medicamentos, desde o momento em que é feito o pedido até quando o mesmo é
estocado. A metodologia utilizada foi a pesquisa bibliográfica e um estudo de caso único,
com a abordagem descritiva em uma distribuidora de medicamentos. O instrumento de
coleta das informações foi um questionário com perguntas abertas.
2.
REFERENCIAL TEÓRICO
2.1
A ciência logística
Na sua origem, o conceito de logística estava ligado às operações militares. Porém,
ela sofreu uma expressiva evolução. Gerencialmente era tratada apenas com a função de
transportar e armazenar materiais. Mas hoje atua em todo gerenciamento da cadeia de
suprimentos. De acordo com Novaes (2007):
Logística é o processo de planejar, implementar e controlar de maneira eficiente o
fluxo e a armazenagem de produtos, bem como os serviços e informações
associados, cobrindo desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o
objetivo de atender aos requisitos do consumidor. (NOVAES, 2007, p 35).
O mesmo autor explica que o papel da logística nesse novo cenário está muito
ligado ao produto, pois é função dela garantir que o consumidor receba o que necessita
no tempo certo e com valor acessível. Para Ballou (2010) essa mesma logística estuda
como a administração desses processos pode conseguir melhor desempenho nos
serviços de distribuição aos clientes e consumidores, visando facilitar o fluxo de produtos.
Segundo Hara (2011) a logística é a gestão de fluxos entre marketing e produção, e a
separa em três subsistemas: logística de entrada, interna e saída. Ainda o mesmo autor
define que cabe ao gestor de logística a programação, sequenciamento e implantação de
atividades destinadas à movimentação e armazenagem de materiais. A logística, assim
como toda outra área do conhecimento das ciências socialmente aplicadas tem que ser
gerenciada de forma correta e eficiente para desta forma atingir seus objetivos. Em sua
estrutura, há dois grupos de atividades funcionais. São as atividades primárias e as de
apoio.
2.2
Grupo de Atividades
A logística, para ser bem operacionalizada está dividida em dois conjuntos de
atividades. São elas: atividades primárias e de apoio. Segundo Ballou (2010), as
atividades primárias são: transportes, manutenção de estoques e processamento de
pedidos; as atividades de apoio são: armazenagem, manuseio de materiais, embalagem
de proteção, obtenção, programação de produtos e manutenção de informação.
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2.2.1 Transporte
Segundo Caixeta-Filho e Martins (2011) o transporte é uma das principais funções
logísticas, além de representar a maior parcela dos custos logísticos na maioria das
organizações. O seu bom funcionamento está ligado diretamente à satisfação do cliente.
Portanto, é um ramo da logística que envolve a escolha do melhor modal de transporte,
para transportar o maior número de mercadorias, com o mínimo custo e menor tempo
possível.
2.2.2 Manutenção de estoques
O estoque exerce um papel de grande importância dentro de uma empresa. É ele
que mantém todas as matérias necessárias para a continuidade da produção, tornando-se
essencial em uma gestão eficiente. Segundo Dias (2009) é necessário muito cuidado na
manutenção de estoque, pois pelo simples fato de apenas aumentá-lo, isto não irá
representar um lucro maior. Ele deve atender a demanda sem que haja parada e excesso
na produção, que acabará ocasionando custos elevados para a empresa.
2.2.3 Processamento de pedidos
Mesmo não tendo um custo elevado como as outras atividades primárias, está
relacionado diretamente ao nível de serviço ofertado aos clientes, por isso é de extrema
importância para o processo logístico. Segundo Arnold (2009) o processamento de
pedidos representa várias atividades incluídas no ciclo do pedido do cliente. São elas: a
preparação, a transmissão, o recebimento, a expedição do pedido e o relatório da
situação do pedido.
2.2.4 Armazenagem
Para Rodrigues (2011) armazenagem é o gerenciamento eficaz do espaço, de
modo adequado e seguro, para a guarda de mercadorias que serão movimentadas, de
forma rápida e fácil e que atendam as características dos produtos que ali serão
armazenados. Ainda segundo o mesmo autor antes de aceitar uma contratação de um
lote a ser armazenado, é preciso analisar a área, para saber se esta terá condições
físicas para o armazenamento do produto. É necessário fazer a utilização de métodos
modernos para que se torne possível o gerenciamento deste espaço de maneira eficiente,
pois para cada produto diferente haverá uma necessidade de um armazenamento
específico e apropriado.
2.2.5 Manuseio de Materiais
Segundo Pozo (2010) manuseio de materiais, refere-se à movimentação dos
produtos no local de armazenagem. Participa desde o processo de recebimento do item,
incluindo a sua movimentação interna dentro do armazém, até a o momento de saída
deste.
2.2.6 Embalagem de proteção
A embalagem torna-se importante por proporcionar a movimentação dos produtos
de modo a protegê-los e não danificá-los. Meirim (2005) explica que sobre o ponto de
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vista logístico, uma embalagem deve permitir que os produtos sejam movimentados sem
quebras ou avarias. Deve otimizar o espaço de armazenagem e facilitar o seu manuseio.
2.2.7 Obtenção
A atividade de obtenção tem papel fundamental na logística, por representar boa
parte dos custos, exigindo o bom funcionamento dessa operação. Se esta atividade não
funcionar bem, poderá ter um aumento expressivo no custo de aquisição, ou caso a
aquisição seja realizada em quantidades superiores as necessárias, teremos um aumento
do custo de estoque. Segundo Pozo (2010) o suprimento é uma área de apoio logístico
que auxilia no processo de compras para que o produto fique disponível no momento em
que se necessita.
2.2.8 Programação de produtos
Para acionar as atividades de produção e aquisição é necessário se ter um
planejamento das quantidades a comprar e produzir. Segundo Arnold (2009) o
planejamento e controle da produção analisam para cada produto, a previsão de
demanda do mercado, as quantidades disponíveis em estoque e a capacidade produtiva
instalada e disponível.
2.2.9 Manutenção de informação
Segundo Pozo (2010) o sistema de informação é o que fará com que a logística
obtenha bons resultados dentro da empresa. Obtendo sempre as informações
necessárias sobre o rendimento da empresa se conseguirá um processo de dados
estruturado para que esse sistema seja uma base de apoio para uma boa administração
da organização.
2.3
BOAS PRÁTICAS DE ARMAZENAGEM DE MEDICAMENTOS
Segundo o Ministério da Saúde (1998) na armazenagem de medicamentos, os
distribuidores dos produtos farmacêuticos devem obedecer ao manual “Boas Práticas de
Fabricação e Controle de Produtos Farmacêuticos e Farmoquímicos” e também as
indicações do fabricante do produto para que este se mantenha integro até o final da
validade. O manual diz que os medicamentos com necessidades de armazenamentos
especiais devem ser identificados rapidamente e serem armazenados conforme
instruções do fabricante e da legislação vigente. Ainda conforme o mesmo manual é
relatado que os medicamentos que forem encontrados contendo violação das
embalagens ou com qualquer risco de contaminação dos mesmos devem ser separados
imediatamente dos demais para que não sejam comercializados por engano. Todas estas
operações devem ser registradas e arquivadas de modo que mantenha a integridade da
empresa.
Portanto, é indispensável que o ciclo logístico farmacêutico (aquisição,
programação, armazenamento, distribuição e dispensação) onde se vise à área de
armazenagem, tenha qualidade e planejamento adequado para disporem de
medicamentos no momento certo, na quantidade certa e principalmente nos requisitos de
qualidade necessários para que se atenda corretamente ao pedido do cliente.
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2.3.1 Áreas de armazenamento
Para Junior e Macedo (2012) as áreas de armazenamento devem ter capacidade
suficiente para possibilitar o estoque ordenado de várias categorias de materiais e
produtos, como: matérias-primas; materiais de embalagem; produtos intermediários; a
granel e produtos terminados, em sua condição de quarentena; aprovado; reprovado,
devolvido ou recolhido. Nas áreas de recepção e expedição os materiais devem ser
protegidos das variações climáticas. As áreas de recebimento devem ser projetadas e
equipadas permitindo que os recipientes de materiais recebidos sejam limpos antes de
serem estocados.
Segundo o Ministério da Saúde (1990) o pessoal envolvido na estocagem de
medicamentos, tanto no seu manuseio, como no seu controle, devem possuir
conhecimento e experiência para o trabalho ao qual se propõem. A chefia do almoxarifado
deve ser exercida por um farmacêutico, por ser exigida perante a legislação específica tal
responsabilidade pela guarda dos medicamentos. O farmacêutico responsável deve
receber de seus superiores todo o apoio necessário para um trabalho eficiente, como
exigem as boas práticas de estocagem de medicamentos. Tal apoio traduzir-se-á na
autoridade e nos meios adequados que cada um deverá ter na esfera de suas atividades,
para exercer efetiva e responsavelmente suas tarefas, recebendo os materiais e o
pessoal necessário.
Segundo Junior e Macedo (2012), durante a armazenagem é obrigatória à
realização do controle da temperatura e umidade, registrada em planilha própria e
arquivada na empresa. Atualmente podem ser encontrados no mercado sistemas e
aparelhos que fazem o controle e armazenagem dos dados, inclusive com sistemas de
alarmes que comunicam eventuais desvios a todos responsáveis pelo processo, para que
as medidas corretivas sejam tomadas sem comprometer a qualidade dos produtos
armazenados.
Conforme a Secretaria Municipal da Saúde de São Paulo (2003) foi definida
algumas considerações gerais:
 Devem ser estocados sobre estrados, prateleiras, em local que não receba a luz
direta do sol;
 Os medicamentos sujeitos a Controle Especial devem seguir a legislação e serem
estocados em locais próprios. Produtos termolábeis devem ser estocados no
refrigerador, com controle de temperatura;
 Ordenar os produtos conforme nome genérico, lote e validade;
 Afixar em local visível o nome do produto, nº do lote, prazo de validade. Se houver
recebimento de dois lotes diferentes do mesmo produto, identificar e estocar
separadamente;
 Não estocar medicamentos diferentes no mesmo estrado ou prateleira, assim,
evitam-se possíveis trocas na hora da expedição;
 Materiais passíveis de quebra (frascos e ampolas) devem ser guardados em locais
que são menos expostos a ocorrência de acidentes;
 Estocar rigorosamente por lote e por prazo de validade. Os medicamentos com
datas de validade mais próximas deverão ficar à frente, para que sejam distribuídos
primeiramente.
2.3.2 Instalações e equipamentos da empresa
Para o bom funcionamento desse tipo de empresa, toda sua estrutura deve ser
rigorosamente avaliada. Segundo, Junior e Macedo (2012) até a área externa deve estar
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sempre limpa e sem acúmulo de lixo ao redor da empresa, para evitar a proliferação e
infestação de insetos e roedores.
De acordo com a 1ANVISA (2003) as instalações dos distribuidores farmacêuticos
devem ser localizadas, projetadas, construídas, adaptadas e mantidas de forma que
sejam adequadas às operações a serem executadas. Seu projeto deve minimizar o risco
de erros e possibilitar a limpeza e manutenção, evitando assim a contaminação cruzada,
o acúmulo de poeira e sujeira ou qualquer efeito adverso que possa afetar a qualidade
dos produtos. Devem possuir também ambientes que quando considerados em conjunto
com as medidas destinadas a proteger as operações de fabricação, apresentem risco
mínimo de contaminação dos materiais ou produtos neles manipulados.
2.3.3 Separação
Para Junior e Macedo (2012), é necessário certificar-se de que os colaboradores
da área de separação estejam tomando o devido cuidado que a atividade requer, como:
 Verificar se a movimentação de pessoas está sendo feita com cautela, a fim de
evitar avarias ou enganos no momento de identificação e separação do produto;
 Verificar se os recipientes utilizados para separação estão totalmente limpos e
nunca sendo utilizados acima da sua capacidade de peso, volume e altura. Uma
das causas frequentes de avarias dá-se pela inobservância deste item;
 Certificar-se de que no momento da separação produtos como xampus, cremes,
géis, emulsões, gotas, xaropes e líquidos em geral, estejam sendo conduzidos
sempre na posição vertical (em pé) para evitar vazamentos e contaminação de
outros produtos.
2.3.4 Recebimento de mercadorias
Conforme o Ministério da Saúde (1990), o recebimento dos produtos farmacêuticos
tem de ser feito em local especifico, devidamente identificado e separado das demais
áreas. O espaço deve ser amplo e adequado ao recebimento das mercadorias, com
iluminação e ventilação corretas e área protegida dos raios solares e chuvas.
O primeiro ponto a ser verificado no momento do recebimento é se a entrega da
mercadoria corresponde ao pedido encaminhado ao fornecedor, para evitar que produtos
não desejados ou que não demandem comercialização sejam adquiridos.
Estando de acordo, primeiramente o Farmacêutico ou o colaborador capacitado
deverá examinar as condições do veículo e acondicionamento da mercadoria para
garantir que apenas produtos transportados em condições adequadas possam ser
recebidos.
Outra atenção que deve se tomar, é em relação às embalagens. Elas devem ser
averiguadas de acordo com o artigo 3 da Portaria 802 de 1998, segundo os itens abaixo:
 Nome de produto farmacêutico – nome genérico e comercial;
 Nome e endereço completo do fabricante/ telefone do serviço de atendimento ao
consumidor;
 Nome do responsável técnico, número de inscrição e sigla do Conselho Regional
de Farmácia;
 Número do registro no Ministério da Saúde conforme no Diário Oficial da União,
sendo necessários somente os nove primeiros números;
 Data de fabricação;
 Data de validade;
 Número de lote e a que unidade pertence;
1
Agência Nacional de Vigilância Sanitária
7


Composição dos produtos farmacêuticos;
Peso, volume líquido ou quantidade de unidades, conforme o caso.
Segundo a Secretaria de Vigilância Sanitária (1998) os produtos sujeitos a
controles especiais, que são aqueles que agem no sistema nervoso central podendo
causar dependência física ou química, deverão ser imediatamente identificados e
destinados a local exclusivo trancado por chaves, separado das demais áreas e sob a
responsabilidade do farmacêutico, com entrada restrita de funcionários. Deverão ser
embalados, conferidos e acondicionados aos outros pedidos. Depois de embalados
deverá conter a identificação do número de pedido do cliente.
2.3.5 Qualificação dos fornecedores e produtos
O Ministério da Saúde (1998) explica que a qualificação dos fornecedores é
fundamental para que o armazenador se certifique de que o processo de aquisição está
sendo feito conforme determina a legislação: diretamente do detentor do registro do
produto, e que esta empresa esteja autorizada e seus produtos sejam legalmente
registrados no País.
Neste contexto o farmacêutico deve se relacionar com o Departamento de
compras/suprimentos de forma a avaliar cada fornecedor contratado, bem como os
produtos a serem adquiridos desses fornecedores.
Os fornecedores legalmente habilitados para vender produtos farmacêuticos devem
possuir Certidão de Regularidade Técnica emitida pelo CRF (Conselho Regional de
Farmácia) ou órgão responsável pela categoria do profissional competente, Licença
Sanitária, possuir a AFE (Autorização de Funcionamento da Empresa), incluindo
Autorização Especial (quando comercializarem medicamentos controlados). Além do
Certificado de Boas Práticas de Fabricação da ANVISA válido. Todos os produtos devem
estar regularizados junto à ANVISA. A regularidade dos produtos consiste no registro,
notificação e cadastro, conforme a exigência determinada em legislação sanitária
especifica para cada categoria de produto.
É necessário que o distribuidor possua um Banco de Dados com documentação de
cada fornecedor, garantindo que somente produtos de laboratórios autorizados sejam
distribuídos, tendo assim a tranquilidade de não incorrer em fraude e contrabando de
medicamentos.
Segundo Junior e Macedo (2012), além da análise da documentação do
fornecedor, o distribuidor também pode implantar em seu procedimento de qualificação de
fornecedores uma lista de itens para averiguação das instalações dos fabricantes de
forma a certificar-se de que ele atende às boas práticas de fabricação dos produtos,
solicitando as adequações necessárias, bem como qualquer outro critério que julgar
necessário pela empresa para garantir a origem e qualidade dos produtos adquiridos.
2.3.6 Qualidade dos medicamentos
A garantia da qualidade, eficácia e segurança dos produtos farmacêuticos são
baseadas nas diretrizes das Boas Práticas de Fabricação da indústria farmacêutica,
entretanto o controle sanitário só é eficaz se abranger toda cadeia de medicamentos. A
não observância nas condições adequadas para conservação armazenagem e transporte
pode produzir deterioração física ou decomposição química do produto, resultando na
alteração no período de validade do produto pela diminuição de sua atividade ou pela
formação de produtos de degradação nocivos à saúde. Para a fabricação de
medicamentos, um sistema de garantia de qualidade deve assegurar que todos os
requisitos das BPF (Boas Praticas de Fabricação) sejam cumpridos, com relação ao
desenvolvimento, produção, controle de qualidade, definições de responsabilidades e
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realização dos controles necessários nas diferentes fases do processo produtivo. Deve
assegurar também que os equipamentos estejam calibrados e os processos todos
validados, que o pessoal seja treinado e qualificado, além de possuir um sistema de
logística que garanta que os insumos e os medicamentos sejam armazenados,
distribuídos e manuseados de modo que a qualidade seja mantida durante todo o prazo
de validade dos mesmos. Além disso, é importante a realização de auto-inspeções
regulares, que avaliem a efetividade do cumprimento do sistema de garantia da
qualidade.
A qualidade dos medicamentos é formada de forma contínua e tem base nas
matérias primas e ingredientes de qualidade, além do controle contínuo dos processos de
fabricação e controle no medicamento terminado através de análises. Ruiz e Osório
(2008) explicam que para realizar o controle contínuo do medicamento no processo de
fabricação, é necessário uma análise das características ao longo de um determinado
período. As características citadas por esses autores são: composição, peso, volume,
aparência, cor e uniformidade. Qualquer desvio deve ser identificado, para que ações
preventivas e corretivas sejam adotadas, evitando a fabricação de produtos fora das
especificações recomendadas.
2.3.7 Medicamentos termolábeis
Corsini (2013) define os medicamentos termolábeis como produtos sensíveis a
condições extremas de temperatura, e que se forem expostos a tais temperaturas podem
danificar suas propriedades farmacológicas e seu efeito desejado. Enquadram-se nesse
grupo os medicamentos utilizados na prevenção e cura de doenças crônicas como
vacinas, ontológicos, insulina e outros. Ainda segundo o mesmo autor, a armazenagem e
transporte desses medicamentos devem ser rigorosamente monitorados e é necessário
seguir o sistema de gestão de qualidade definido pelas boas práticas de transporte,
realizando o monitoramento da carga por um farmacêutico em conjunto com os
funcionários para garantir que a estabilidade do medicamento e de seu controle sejam
realizados anteriormente a entrega do medicamento ao usuário final.
Conforme a Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo (2003) é definido como
deve ser feita a armazenagem desse tipo de medicamento:
 Os almoxarifados devem dispor de câmaras frias, refrigeradores com temperatura
controlada entre 2º e 8ºC, com registro diário;
 A estocagem deve ser feita separadamente, por lote e prazo de validade, com
registro de todas as retiradas;
 As retiradas devem ser programadas visando diminuir as variações internas de
temperatura;
 Os refrigeradores devem ser mantidos limpos e arrumados, e devem ser utilizados
somente para medicamentos. Não devem ser acondicionados alimentos e nem
bebidas.
Essas recomendações ainda são complementadas pelo Ministério da Saúde (1990)
onde diz que:
 O local de estocagem deve manter uma temperatura constante, ao redor de 20ºC.
 As medições de temperatura devem ser efetuadas de maneira constante e
seguras, com registros escritos;
 Deverão existir sistemas de alerta que possibilite detectar defeitos no equipamento
de ar condicionado para pronta reparação.
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2.3.8 Licitação
Meirelles (2002) define licitação como um procedimento administrativo pelo qual a
administração pública realiza os contratos de seu interesse. Através destes contratos é
que serão selecionadas as propostas mais benéficas, e esse procedimento é
desenvolvido através de uma sequência de atos vinculantes para a administração e
licitantes, o que proporciona equivalência em oportunidade a todos os interessados pelo
certame, atuando assim como fator de eficiência e moralidade nos negócios públicos.
A Lei 8.666/93 da Constituição Federal que estabelece normas gerais sobre
licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de
publicidade, compras, alienações e locações no âmbito da Administração Pública dispõe
que as licitações deverão seguir os princípios básicos da legalidade, impessoalidade,
moralidade, igualdade, publicidade, probidade administrativa, vinculação ao instrumento
convocatório e julgamento objetivo.
 Legalidade: Agir de acordo com a lei, ou seja, fazer tudo que a lei permite levando
em conta o interesse público.
 Impessoalidade: Não pode existir discriminação, deixando claro que no
procedimento licitatório, sejam todos os participantes dele tratados com absoluta
neutralidade. A administração deve servir a todos, sem preferências ou aversões
pessoais ou partidárias.
 Igualdade: Implica o dever não apenas de tratar isonomicamente todos os que
participarem do processo, mas também o de dar a oportunidade de disputá-lo a
quaisquer interessados. É proibida por lei a existência de cláusulas ou condições
capazes de frustrar ou restringir o caráter competitivo da licitação
 Publicidade: Impõe que os atos e termos da licitação sejam efetivamente expostos
ao conhecimento de quaisquer interessados. É um dever de transparência em prol
de qualquer cidadão. Esse princípio ganhou mais espaço com a Lei 12.527/2011
de Acesso á informação que colocou como exceção o sigilo e não o contrário como
era praticado.
 Moralidade: O procedimento licitatório terá de se desenrolar na conformidade de
padrões éticos prezáveis. A licitação deve ser norteada pela honestidade e
seriedade, de parte a parte.
 Probidade Administrativa: O processo de licitação deverá ser conduzido em
obediência a moralidade, mas também as exigências de lealdade e boa-fé.
 Vinculação ao Instrumento Convocatório: obriga a Administração a respeitar
estritamente as regras estabelecidas para disciplinar o processo. O edital é a lei
interna da licitação.
 Julgamento Objetivo: O julgamento das propostas será objetivo. Sendo de
competência da Comissão de licitação realiza-la em conformidade com os tipos de
licitação e com os critérios previamente estabelecidos no ato convocatório.
3.
METODOLOGIA
Foi realizada neste artigo uma pesquisa bibliográfica, que segundo Severino (2008)
é aquela que se realiza através de registro de pesquisas anteriores, em todo tipo de
documento. Utiliza-se de dados teóricos já trabalhados por outros pesquisadores e que
estejam devidamente registrados. Também foi feito um estudo de caso com abordagem
descritiva, por demonstrar o funcionamento de uma distribuidora de medicamentos, desde
a compra até a entrega para seus clientes, passando por todas suas fases e com o
objetivo de entender e posteriormente descrever todo o processo de armazenagem de
medicamentos. Como explica Vergara (2000 p.47), “a pesquisa descritiva expõe as
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características de determinada população ou fenômeno, estabelece correlações entre
variáveis e define sua natureza.”.
Yin (2005, p. 32) “define o estudo de caso como uma investigação empírica de um
fenômeno contemporâneo dentro de seus contextos da vida real, especialmente quando
os limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos”.
O instrumento de pesquisa utilizado foi o de questionário semiestruturado. Assim,
os entrevistados falam de maneira mais aberta sobre o funcionamento da parte de
distribuição de medicamentos, como complementa ALENCAR (2000), que aponta
vantagens nesse tipo de questionário, sendo fundamental que o entrevistado manifeste
suas opiniões, pontos de vista e argumentos.
4.
ESTUDO DE CASO
4.1.
Descrição da empresa estudada
A empresa estudada é uma estatal e está situada no interior de São Paulo. Uma
das atividades realizadas por ela é a distribuição de medicamentos e insumos
farmacêuticos.
4.2.
Organograma
A empresa estudada conta com cerca de 100 (cem) colaboradores, sendo que as
áreas em destaque nesse estudo são finanças e saúde. Conta com 17 e 3 colaboradores
respectivamente para cada setor.
4.3.
Critério na escolha da empresa estudada
A empresa foi escolhida por atender mais de setenta mil clientes na região
noroeste do estado. Ela conta com mais de 100 colaboradores de forma direta. Além
disso, possui mais de 200 tipos de medicamentos em estoque e cerca de 40 insumos
farmacêuticos, cada um com sua especialidade. Realiza vários tipos de armazenamento e
atende a todas as suas necessidades, assim como as variações de temperatura e
estrutura para cada caso.
11
4.4.
PROCESSO DE ARMAZENAGEM
4.4.1. Compra de medicamentos
O processo de compra dos medicamentos começa com a necessidade das suas
filiais. Elas passam até a central, onde são definidos quais, e quantos medicamentos
serão adquiridos. A aquisição é efetuada através do pregão eletrônico que é realizada
pela Coordenadoria de Saúde. Através desse pregão se cria Ata de Registro de preços,
que é elaborada por esses órgãos cuja validade dessa ata é de 01 (um) ano, a partir da
data da publicação no Diário Oficial do Estado.
As filiais que irão utilizar da Ata de Registro de preços, constam na relação do
Edital de Licitação. Cabe aos órgãos participantes verificar qual é o preço mais vantajoso
para a Administração e efetuar a aquisição através de nota de Empenho (documento
oficial do Estado), emitido pelo Setor de Finanças no Sistema Integrado de
Acompanhamento Financeiro - 2SIAFEM - através do qual a despesa é contabilizada.
Somente após a emissão deste documento o requisitante está apto a adquirir produtos ou
contratar os serviços solicitados no Pedido de Empenho. Os pedidos dos medicamentos
são efetuados trimestralmente pelas filiais subordinados a esta Central. O 3lead-time da
entrega de medicamentos conta com cerca de 30 (trinta) dias desde o inicio do Pregão
até o Registro de Preços, e um prazo de entrega de 15 (quinze) dias após a emissão da
Nota de Empenho.
As filiais também podem fazer a licitação e comprar os medicamentos à parte.
Porém, na maioria das vezes, o método utilizado é a compra efetuada pela Central, pois
como é solicitada sempre grande quantidade, os preços são reduzidos nos processos de
licitações.
4.4.2. Recebimento na unidade
As entregas chegam à subportaria, onde são conferidos o 4CNPJ e o prazo de
entrega. Após a conferência, a entrada da mercadoria dentro da empresa é permitida e
segue para o subsetor do almoxarifado. Nesta etapa, o almoxarifado analisa se valores e
quantidades da nota fiscal conferem com o empenho feito na licitação desse produto.
Podendo assim, dar prosseguimento no processo de recebimento. São verificados os
medicamentos e insumos para saber se correspondem às especificações de cada
produto, garantindo assim, qualidade e quantidade exata, de acordo com o estabelecido e
contido na nota fiscal.
4.4.3. Armazenagem
As áreas dos medicamentos e insumos farmacêuticos são separadas, contendo
para o armazenamento dos medicamentos 100m² e de insumos 48m². Na área de
recepção e expedição os materiais são protegidos das variações climáticas, o que permite
que eles sejam recebidos em perfeito estado para serem estocados.
A equipe envolvida na estocagem dos medicamentos, como no seu manuseio e
controle, possui conhecimento e experiência para o trabalho ao qual se propõem. A chefia
do almoxarifado é exercida por um profissional de logística. A empresa não conta com um
farmacêutico responsável.
2
Sistema de Administração Financeira para Estados e Municípios;
Tempo do processo.
4
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.
3
12
Como recomendado por Junior e Macedo (2012), durante a armazenagem é
obrigatória à realização do controle da temperatura e umidade que são registradas em
planilhas próprias e arquivadas na empresa. Porém nesse caso, esse procedimento não é
realizado.
4.4.4. Controle de estoque
Por se tratar de uma empresa estatal o controle do estoque é feito por sistemas
próprios do governo. São utilizados dois tipos de sistemas: o SIAFEM, usado apenas para
as transferências contábeis. O 5SAM que foi recentemente implantando no órgão estatal.
Foi desenvolvido especialmente para os diversos órgãos da administração pública do
Estado de São Paulo e é integrado ao sistema da administração financeira. Utiliza a
estrutura organizacional do SIAFEM, que trata da movimentação contábil e física dos
produtos em estoque.
Os relatórios de saídas, entradas e transferências são feitos mensalmente, sujeitos
a conferência pelo Órgão da Secretaria da Fazenda que é responsável pela receita e
despesa do Estado. Esse órgão exerce a função de tesouraria das finanças estaduais e
realiza primordialmente as funções de controlar as arrecadações de tributos e controlar as
despesas do Estado. Os valores dos dois sistemas devem ser iguais ao relatório que é
feito mensalmente. Esse controle de estoque é realizado por 3 (três colaboradores).
4.4.5.
Distribuição
São dois os funcionários designados para essa área. Cada um recebe treinamento
de 1 (um) mês para exercer essa função. Esse treinamento acontece sem a presença de
farmacêutico responsável. Feito em local amplo, os colaboradores tem total controle para
que a separação seja feita com cautela, evitando assim, avarias ou enganos no momento
da identificação e separação do produto.
Neste treinamento, cada um recebe informações sobre os nomes dos produtos, os
locais onde estão armazenados e sobre a diferença de manuseio para cada tipo de
produto (medicamento ou insumo farmacêutico).
5.
CONCLUSÃO
Foi observado o processo de logística com foco nas boas práticas de
armazenagem em uma distribuidora de medicamentos e insumos farmacêuticos. Com isto
concluiu-se que a logística farmacêutica é uma das áreas mais delicadas, pois envolve
diretamente a saúde de seus clientes. As empresas deste ramo procuram conciliar um
negócio lucrativo, sem a perda da qualidade. Foi realizada uma análise descritiva sobre a
forma de atuação de uma distribuidora, sem propor intervenções para a realização de
suas atividades.
Analisando todos os processos desta distribuidora, foi identificado que o processo
de compras se inicia com a necessidade dos clientes que são registrados em todas suas
filiais espalhadas pela região. A distribuidora trabalha com compra centralizada, este
procedimento otimiza o tempo de entrega, pois, é feita apenas para a central evitando
mais deslocamentos e aumento no custo de frete.
Como resultado identificou-se que o tipo de compra realizado pela distribuidora é
vantajoso, pois reduz o valor unitário pago na aquisição dos medicamentos e insumos
farmacêuticos. Porém, para que a compra seja feita desse modo, a empresa precisa
contar com um sistema de armazenamento eficiente com base no que foi apresentado
5
Sistema de Administração de Materiais
13
neste artigo, a qual é realizada neste órgão em local amplo, arejado, organizado conforme
a especialidade de cada medicamento e com a gerência de um profissional de logística.
Durante a análise realizada, foi possível diagnosticar que mesmo que o órgão
conte com profissionais de logística, ainda falta um farmacêutico responsável para cuidar
dos medicamentos e a realização do controle de temperatura por aparelho especializado
na área de armazenagem, para melhor avaliação da qualidade de cada produto
armazenado.
14
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YIN, Robert K.: Estudo de Caso, planejamento e métodos. 2º ed. São Paulo: Bookman, 2005.
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QUESTIONÁRIO SEMIESTRUTURADO.
1. Qual a localização da empresa?
2. Quantos colaboradores presentes no órgão e quantos pertencem às áreas estudadas?
3. Descreva o processo de compras.
4. Descreva o recebimento de medicamentos.
5. Descreva o processo de armazenagem.
6. Como é feito o controle de estoque?
7. Descreva o processo de distribuição.