UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ
GUILHERME LUIZ DA SILVA
IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO JUDICIAL ELETRÔNICO FOMENTADO A
PROJETO
FLORIANÓPOLIS
2014
1
GUILHERME LUIZ DA SILVA
IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO JUDICIAL ELETRÔNICO FOMENTADO A
PROJETO
Trabalho
de
Curso
submetido
à
Universidade Estácio de Sá, como parte
dos requisitos necessários para a
obtenção do título de Especialista em
MBA em Gerenciamento de Projetos.
Orientador:
IEDA CARVALHO SANDE
FLORIANÓPOLIS
2014
2
GUILHERME LUIZ DA SILVA
IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO JUDICIAL ELETRÔNICO FOMENTADO A
PROJETO
Trabalho
de
Curso
submetido
à
Universidade Estácio de Sá, como parte
dos requisitos necessários para a
obtenção do título de Especialista em
MBA em Gerenciamento de Projetos.
IEDA CARVALHO SANDE
Orientadora
___________________________
Examinador
Título/Instituição
___________________________
Examinador
Título/Instituição
Local, 20 de outubro de 2014
3
RESUMO
As ferramentas de apoio dos tribunais na tramitação de processos
judiciais eletrônicos, estão sendo cada vez mais requisitadas na estrutura atual do
poder judiciário. Para se obter agilidade, celeridade e presteza na otimização das
atividades, é necessária a fomentação de ferramentas que possibilitem maior retorno
e êxitos nas operações dos andamentos processuais. Um plano de Projeto bem
documentado propõe abstrair interações de atividades da implantação do processo
judicial eletrônico nos tribunais. Mensurando áreas do PMBOK, a implantação do
processo judicial eletrônico enfatizará todos os esforços e ações para que seja
possível a obtenção da ferramenta de apoio aos tribunais brasileiros.
Palavras Chave: tribunais, poder judiciário, plano de projeto, PMBOK
4
ABSTRACT
The tools support of the courts in processing electronic lawsuits, are
being increasingly required in the current structure of the judiciary. To achieve agility,
speed and promptness in optimization activities, the is necessary to emphasize of
tools that enable greater return on operations and successes of procedural
movements is required. A well documented project plan proposes abstracting
interactions of activities of implementation of the electronic judicial proceedings in the
courts. Measuring areas of the PMBOK Guide, the implementation of the electronic
judicial process will emphasize all efforts and actions to obtaining the support of the
Brazilian courts tool possible.
Keywords: courts, judiciary, project plan, PMBOK Guide.
5
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 8
2. PROCESSOS JUDICIAIS ..................................................................................... 10
2.1 PODER JUDICIÁRIO .......................................................................................... 11
2.1.1 Conselho Nacional de Justiça ....................................................................... 12
2.2 CENÁRIO ATUAL ................................................................................................ 13
2.3 PROCESSO ELETRÔNICO ................................................................................ 14
2.4 PROJETO DE IMPLANTAÇÃO ........................................................................... 14
3. PLANO DE PROJETO – IMPLANTAÃO DO PROCESSO JUDICIAL
ELETRÔNICO ........................................................................................................... 16
3.1 RESTRIÇÕES ..................................................................................................... 16
3.2 EAP ..................................................................................................................... 18
3.2.1. Dicionário EAP .............................................................................................. 18
4. GERENCIAMENTO DO PROJETO ...................................................................... 20
4.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO ................................................... 20
4.1.1 Escopo ............................................................................................................ 20
4.2 PLANO DE GERENCIAMENTO DE QUALIDADE .............................................. 21
4.2.1 Objetivos da qualidade .................................................................................. 22
4.2.2 Política da qualidade ...................................................................................... 23
4.2.3 Comitê de qualidade ...................................................................................... 23
4.2.4 Reunião de análise crítica ............................................................................. 23
4.2.5 Provisão de Recursos .................................................................................... 24
4.2.6 Propriedade entre as partes e relação .......................................................... 24
4.3 PLANO DE COMUNICAÇÃO .............................................................................. 24
4.3.1 Finalidade........................................................................................................ 26
4.3.3 Mapeamento de Steaholders ......................................................................... 26
4.3.3.1 Organização contratada ................................................................................ 26
4.3.3.2 Poder Judiciário (Tribunais) ........................................................................... 27
4.3.4 Documentos relacionados............................................................................. 27
4.3.5 Descrição ........................................................................................................ 28
4.3.5.1 Descrição dos processos de gerenciamento das comunicações .................. 28
6
4.3.6 Eventos de comunicação .............................................................................. 28
4.3.7 Atas de Reunião.............................................................................................. 29
4.3.8 Relatórios do Projeto ..................................................................................... 29
4.3.9 Responsáveis ................................................................................................. 30
4.3.10 Modelos de assinaturas ............................................................................... 30
4.4. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS .................................................... 31
4.4.1 Identificação dos riscos................................................................................. 31
4.4.2 Análise dos riscos .......................................................................................... 32
4.4.3 Respostas aos riscos ..................................................................................... 32
4.5 PLANO DE RECURSOS HUMANOS .................................................................. 33
4.6 AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES ..................................................................... 35
4.6.1 Plano de Aquisições ...................................................................................... 35
4.6.2 Fornecedores.................................................................................................. 36
4.6.3 Administração do contrato ............................................................................ 36
4.6.4 Encerramento das aquisições ....................................................................... 36
4.7 GERENCIAMENTO DE TEMPO ......................................................................... 37
4.7.1 Planejamento - Ciclos .................................................................................... 37
4.7.2 Cronograma .................................................................................................... 38
4.8 METODOLOGIA DE TREINAMENTOS ............................................................... 38
4.8.1 Requisitos para trainamentos presenciais .................................................. 39
4.8.2 Critérios de Avaliação .................................................................................... 39
5. FASES DOS PROJETO ........................................................................................ 40
5.1 INICIAÇÃO E PLANEJAMENTO ......................................................................... 40
5.2 EXECUÇÃO ....................................................................................................... 40
5.3 MONITORAMENTO E CONTROLE .................................................................... 41
5.4 ENCERRAMENTO .............................................................................................. 41
6. CONCLUSAO ....................................................................................................... 42
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 43
7
1. INTRODUÇÃO
Com o passar dos anos, percebe-se a necessilidade de otimização processos
em todo e qualquer segmento de trabalho e atuação. As ações interativas estão
cada vez mais agregando valor e trabalhando para a melhoria e desempenho dos
processos. E dentro da esfera judiciária brasileira, é concebida a valorização de
ações que incrementem e otimizem a celeridade dos trâmties processuais judiciais,
face a demanda existente de ações (seja de esfera cível, criminal, trabalista, militar,
entre outros) e autos processuais no cenário atual.
A implantação do processo eletrônico visa ofecer ao poder judiciário brasileiro
mecanismos robustos de agilidez e celeridade a todo o trâmite processual,
juntamente promover maior dinamismo de serviço e presteza, delineando toda a
estrutura de gestão de recursos para os tribunais.
Tem se como ideia para este trabalho de conclusão de curso, descrever todo
o projeto envolvido na implantação do processo judicial eletrônico.
Tendo em vista a demanda de processos judiciais e ações que seguem em
andamento em território brasileiro, estamos a todo instante presenciando certa
demora na resolução dos casos. Muitas vezes, processos judiciais de pequenas
causas levam anos a serem julgados, fator que gera apreensão a sociedade. Ao
analisar o cenário atual, percebe-se que o problema não está na demanda, mas sim
na estrutura e nas ferramentas de apoio. Sendo assim, o processos judiciais físicos
carecem de estrutura que promovam a celeridade, algo cada vez mais
imprescindível. Fica notável essa percepção quando visualizamos em um Fórum
Judicial, pilhas e mais pilhas de processos abarrotados em escaninhos e em
gabinetes, onde essa mesma pilha de processos judiciais é transportada dentro do
próprio fórum por veiculos não motorizados adaptados.
Diante de toda essa problemática, o que pode ser oferecido ao poder
judiciário é o densenvolvimento de um mecanismo que promova e apoie de forma
prestativa, dinâmica e robusta as operações realizadas. A implantação do processo
judicial eletrônico têm por objetivo tornar todo o processo estrutural do poder
judiciário mais ágil, sem perder e comprometer o trabalho deste poder. Para os
tribunais, a implantação representará maior excelência nas atividades dentro dos
8
cartórios. Para os advogados, representa a presteza em se peticionar através de um
portal de serviços via web que zele pela otimização. Para a sociedade, representa
menos tempo na espera dos trâmites processuais judiciais.
A implantação de processo judicial eletrônico será bem vinda para a
sociedade e
enfatizará agilidade e presteza de forma segura. Para isso, é
necessário promover todos os esforços a nível de projeto para a implementação.
Gestão de integração, espoco, tempo, riscos, qualidade, recursos humanos,
aquisições e treinamentos são as principais nuances que devem ser sintetizadas e
bem trabalhadas visando a boa execução. A implantação a nível de projetos é a
principal metodologia a ser abordada e disseminada neste trabalho de conclusão de
curso.
Tem se por objetivo geral, aplicar e desenvolver um plano de projeto
estruturado sobre a implantação do processo judicial eletrônico, mais precisamente
nos tribunais (estaduais/distritais, eleitorais, militares e trabalistas), destacando todas
as interações necessárias para o desenvolvimento e aplicação do projeto. Com
relação os objetivs específicos, os mesmos serão constituídos com a seguintes
nuances:

Abordar e enfatizar o processo através do Guia PMBOK, com planos de
integração, espoco, tempo, comunicação, riscos, qualidade, recursos
humanos;

Delinear atividades aos Stakeholders que participarão e implantarão e projeto;

Oferecer celeridade, dinamismo e maior eficiência nos trâmites processuais
judiciais;

Promover o dinamismo das iterações e etapas que envolvem a implantação;

Descrever de forma clara o fomento uma ferramenta/software (ERP) no
ambiente dos tribunais.
Sobre as metodologias, para desenvolver o trabalho de conclusão de curso,
seguiremos as seguites etapas:

Revisão bibliográfica sobre o assunto, onde dará o passo inicial de pesquisa
sobre o conteúdo, para que se possibilite a integração e o entendimento de
todos os assuntos que envolvem a implantação do Processo Judicial
9
Eletrônico. O levantamento bibliográfico terá o objetivo de juntar informações,
esclarecimento e complemento de aprendizagem, para que se possa
entender os processos práticos e teóricos que abrange o circulo de
informações;

Realizar o projeto por etapas, para uma elaboração satisfatório do projeto, as
partes devem ser bem divididas e ter uma concentração maior naquela em
que esta sendo desenvolvida, para que cada etapa seja concretizada com
sucesso, o estudo deve ser intenso e a ter como foco principal;

Coleta de informações e análise dos requisitos necessários para o estudo e a
implementação de um módulo de demonstração. As informações serão
coletadas de pessoas envolvidas em projetos, que gerenciam e conhecem as
abordagens aqui estudadas.
2. PROCESSOS JUDICIAIS
Quando falamos em processo judicial, nos remetos a um mecanismo claro
que propõe a apropriação para as organizações compententes e legais para dirimir o
principio de solução de conflitos e interesses entre as partes envolvidas. O conceito
de processo judicial pode ser amplo, mas também pode também ser contextualizado
de forma objetiva e metodologica. No direito, devido as variações e subdivisões
definidas de àreas juntamente com sua ampla compreensão, o processo judicial é
segmentado em diversas areas e assuntos.
Segundo Mello (2013) ,o processo constitui o meio legal e legítimo para a
solução dos conflitos advindos das interações estabelecidas num contexto sócioeconômico, político, cultural e ideológico propiciador de paradoxos e contradições.
Em outras palavras, pode-se afirmar que o processo é mecanismo privilegiado para
atender às demandas dos jurisdicionados, nos exatos limites dos seus direitos, nas
diferentes áreas.
De acordo com o Moreira (2013), o processo é uma categoria jurídica que
pode ser definida como “o procedimento em contraditório”. Por isso, o processo não
é um bloco monolítico, pois inclui várias divisões. Primeiramente, existem os
processos estatais e os não-estatais. Aqueles são conduzidos pelo Estado,
10
contrariamente ao que ocorre nestes, em que todos os participantes são
particulares. O mesmo ainda retrata que o processo estatal pode ter dois objetivos:
a) elaborar a lei – trata-se do processo legislativo, previsto principalmente nos arts.
59-69 da Constituição Federal; b) aplicar a lei – aí temos os processos administrativo
e judicial.
Devida sua importância e instrumento da busca pela concretização da matéria
justa, o processo judicial tem por efetividade tomar a frente para a dissolução das
ações e tomada de interrlações sócio-humanas.
Tem-se com o processo judicial, o seu andamento e trâmite. Consigo, vem
petições iniicais e intermediárias, movimentações, documentos (mandados,
despachos, decições interlocutórias, cartas precatórias, editais, entre outros), atos,
citações/intimações, sentenças e uma série de procedimentos e atividades que
tangem seu encaminhamento.
2.1 PODER JUDICIÁRIO
Ao se retratar o processo judicial, deve-se fomentar sua natureza e suas
nuances no contexto social-humano-cultural. Dentro da estrutura republicana
democrática e federativa do Brasil, existe a divisão de poderes. Dentre elas, existe o
poder Judiciário, onde o processo judicial está incrementado. Enquanto os poderes
executivos e legislativo, seus representantes são elegidos pela população, conforme
sufrágio universal, no poder judiciário, seus membros são em sua maioria
concursados e não provém da decisão elegível da população para sua
representativdade. A divisão de poderes no Brasil segue a doutrina de Montesqueiu
em sua teoria da separação de poderes.
Segundo Finati (Erika,2007), a função do poder judiciário é garantir e
defender os direitos individuais, ou seja, promover a justiça, resolvendo todos os
conflitos que possam surgir na vida em sociedade.
Sua função principal é verificar a legalidade das leis em relação à
constituição. No âmbito federal, é composto pelos tribunais superiores, entre
os quais um dos mais importantes é o Supremo Tribunal Federal. Já o
Supremo Tribunal de Justiça, por exemplo, situado em Brasília, trabalha
11
com assuntos não constitucionais, como recursos, por exemplo. (PENHA,
Judiciário - Fiscaliza o cumprimento das leis,2013)
A função do Poder Judiciário é garantir os direitos individuais, coletivos e
sociais e resolver conflitos entre cidadãos, entidades e Estado. Para isso,
tem autonomia administrativa e financeira garantidas pela Constituição
Federal. São órgãos do Poder Judiciário o Supremo Tribunal Federal (STF),
Superior Tribunal de Justiça (STJ), além dos Tribunais Regionais Federais
(TRF), Tribunais e Juízes do Trabalho, Tribunais e Juízes Eleitorais,
Tribunais e Juízes Militares e os Tribunais e Juízes dos estados e do Distrito
Federal e Territórios. (BRASIL, Conheça os orgãos que formam o poder
juduciário,2009)
Sendo assim, oberva-se parte de estrura de poder na qual os processos
judiciais estão inseridos. Com a mensuração judiciário na esfera dos poderes,
denota-se o compreensão inicial que delimita e norteia o processo judicial.
2.1.1 Conselho Nacional de Justiça
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é o orgão fiscalizador e
regulamentador do poder judiciário brasileiro. Cabe a este orgão,entre outras
atribuições, fomentar dados estatísticos e quantitativos dos tribunais referentes a
dados e registros para fins de controle e medição.
As atribuições do CNJ são de direção administrativa do judiciário e de
organização e padronização de estratégia e planejamento do Poder
Judiciário. O CNJ tem também poder correicional em todo o território
nacional,
podendo
avocar
processos
que
estejam
tramitando
nas
corregedorias dos tribunais. A atividade correicional, quanto a sanções,
encontra limites na perda do mandato de magistrados. Nos últimos dois
anos de sua atuação, o CNJ tem tomado medidas consideradas simbólicas,
porém, não estruturantes para o Judiciário, um órgão tradicionalmente
fechado
à
participação
da
população
como
um
todo.
Em
atos
administrativos, instituiu um teto salarial para juízes e funcionários da
magistratura, proibiu a contratação de parentes nos tribunais e possui um
projeto que mede o desempenho do Judiciário, além de instituir voto aberto
12
para a promoção de juízes. (Dallagnol,2009)
O CNJ é composto por: 15 conselheiros, sendo nove magistrados, dois
membros do Ministério Público, dois advogados e dois cidadãos de notável saber
jurídico e reputação ilibada. Os conselheiros têm mandato de dois anos.
2.2 CENÁRIO ATUAL
Mencionado anteriormente nesse trabalho de conclusão de curso, o
andamento e trâmite do processo judicial
apresenta variáveis que
tangem a
convergir muitas vezes de forma vagarosa. Com o passar dos anos, percebe-se
cada vez a apreensão da população em resolver suas questões pendentes nos
tribunais judiciais de forma justa e ágil. A agilidade, que deveria também ser um
interposto impreescindível, não está constante no cenário e contexto do andamento
processual físico. Ações de processos judiciais de pequenas causas, em alguns
casos, levam tempo de resoução muito maior do que o necessário.
Para Zanetti (2010), com o aumento do nível intelectual da população a
demanda processual também aumenta e para isso, não somente escritórios de
advocacia devem estar bem preparados para gerir o aumento do volume das
causas, como também o Poder Judiciário.
De acordo com o Dias (2014) , para o jurisdicionado, a longa duração dos
processos implica ineficácia e inutilidade do provimento judicial. Essa morosidade
compromete não só a efetivação do direito buscado, no âmbito da lide, mas também
abala a credibilidade do Poder Judiciário, perante a sociedade, para solução dos
litígios, dado o sentimento geral de denegação da justiça e de restrição do acesso à
jurisdição.
Hoje, qualquer um tem acesso ao Judiciário, em teoria, com as defensorias
públicas. Mas qual o resultado disso? O Judiciário está entupido. Equivale a
não ir. Se você vai lá e não tem uma sentença, não tem seu direito garantido
em uma sentença definitiva, você não tem acesso. (Juiz João Ricardo dos
Santos Costa)
Não há como um cidadão não ter sua dignidade e cidadania aviltadas
13
quando se discute uma ação judicial por 15, 16 anos no Judiciário, quando a
mesma poderia ter sido resolvida, no máximo, em 2 ou 3 anos, como
acontece na maioria dos países desenvolvidos. (Paulo Roberto Visani
Rossi)
2.3 PROCESSO ELETRÔNICO
Com a necessidade de se promocer a celeridade, agilidade e dinamismo no
andamento processual, surge como solução de apoio ao trabalho do poder judiciário
a informatização do trâmite processual. O processo judicial eletrônico é um serviço
otimizador e visa facilitar a eficácia e a presteza para a sociedade com um todo.
Para Marafon (2012), pode se aferir que que o processo judicial digital é fruto
de avanços legislativos, jurídicos, tecnológicos, de gestão e governo eletrônico, e
acima de tudo, da conscientização da sociedade e dos operadores do direito da
necessidade de prestação jurisdicional com maior qualidade e celeridade.
No sentido de viabilizar e regulamentar a utilização do processo judicial
eletrônico, é promugada a lei da Lei 11.419/06, que estabele normas e adequações
para a utilização do processo eletrônico/virtual.
2.4 PROJETO DE IMPLANTAÇÃO.
Conhecendo o cenário e tendo como base as informações previamente
levantadas, pode-se começar a projetar a implantação de recurso que visa agregar o
trabalho do poder público. Para se desenvolver o projeto de implantanção de
processos judiciais eletrônicos no tribunais, é necessário delinear uma série de
variáveis e interações que devem ser trabalhadas com a finalidade de moldar um
plano de projeto sólido e estruturado. O processo de implantação requer todo um
estudo análitico que prospecta o sucesso, desde o patrocinador do projeto,
passando pela organanização/instituição que desenvolverá a ferramenta (software),
assim como expectativas dos stakeholders e o serviço final.
Seguem ações que devem ser essenciais e pioneiras na implantação:

A implantação requer a terceirização de organizações da área da
Tecnologia da Informação com ênfase em sistemas (ERPs) voltados
14
para a àrea jurídica.

É necessário ao poder judiciário dispor de infraestrutura moderna e
capaz de suprir a ferramenta de apoio que será implementada.

Realizar um planejamento adequado a realização do projeto, pois é de
total importância promover a integridade dos dados dos processos
judiciais físicos existentes e em caso de necessidade, realizar a
migração tanto destes quanto de sistemas legados.

Desenvolver e os aprimorar a equipe responsável diretamente pela
implantação ao usuário final, que serão de total importância ao sucesso
do projeto.

Os usuários finais do sistema, que são os servidores dos tribunais
(assessores, escrivãos, distribuidores, magistrados e afins) serão
ministrados de maneira estrutual com uma série de treinamentos
detalhados sobre o novo sistema e ferramenta;

Elaboração de uma documentação completa e eficaz sobre todas as
nuances dos processos e interações, assim como de todo o projeto.
A realização deste projeto tem como objetivo conseguir um resultado para
poder judiciário, sempre visando diminuir os riscos, chegando sempre o mais
próximo possível do menor índice de ameaças que possam prejudicar o projeto, para
isso precisará de uma boa infra-estrutura, com gerente qualificado para o projeto,
ferramentas, técnicas e pessoas com as habilidades necessárias para a construção
do projeto. O projeto de implantação de processo judiciais eletrônico
buscará
promover de forma estruturada a interações de iniciação, planajamento, execução,
monitiramento/controle e encerramento.
Para a realização do projeto é indispensável à presença de uma pessoa no
comando, o gerente de projetos, este será o líder do projeto e da 24 equipe, onde
pouco se envolve diretamente com o projeto. Seu desafio maior é planejar, onde
será a etapa que antecede a realização do projeto e controlar, que será a etapa que
ocorrerá durante o projeto, etapas que são fundamentais serem realizadas com
sucesso para se obter o resultado esperado. A satisfação do resultado final deve ser
o ponto focal a ser atingido dentro de projeto realizado.
15
3. PLANO DE PROJETO – IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO JUDICIAL
ELETRÔNICO
Uma vez definidos os objetivos, justificatiiva, metodologias e premissa, podese agora traçar um planejamento voltado para implantação do processo judicial
eletrônico no poder judiciário, mais precisamente nos tribunais. Voltado à area de
projetos, e com paradigma de estruturação, o planejamento comtemplará as áreas
do PMBOK com aúxilio de boas práticas de gestão, com conjunturas precisas e
detalhadas. A àreas do PMBOK sintetizadas neste planajamento serão:

Gerenciamento de Escopo;

Gerenciamento de Tempo,

Gerenciamento de Riscos;

Gerenciamento de Qualidade;

Gerenciamento de Comunicação;

Gerenciamento de Recursos Humanos;

Gerenciamento de Aquisições
3.1 RESTRIÇÕES

Em conformidade com legislação vigente, processos judiciais em andamento
e são físicos contuinuarão tramitando neste formando, sendo que estes serão
migrados ao novo sistema que será composto do processos judiciais físicos e
eletrônicos;

A conversão/digitalização dos processo judiciais físicos em eletrônicos será
realizada em casos específicos e em situações excepcionais, cabendo aos
tribunuais a conformidade para a adequação;

O projeto será dividido em ciclos de implantação e em acordo com os
tribunais de justiça, do trabalho e militares;

Caberá aos respectivos tribunais fornecer e dispor a estrutura e infraestrutura
para a implantação como o provimento de hardwares, serviço de rede e
periféricos que sejam essenciais e necessários;

Treinamentos e capacitações aos servidores serão fornecidas de modo
16
presencial e à distância através de ambientes virtuais com avaliações
necessárias e otimizadas;
3.2 EAP
Figura 1 – Estrutura analítica do projeto
3.2.1Diacionário EAP
Código
Item
Descrição
1.1
Gerenciamento
projeto
do Atividade designada a
gestão as àreas do projeto.
1.1.1
Plano de Espoco
Plano de atividade voltada
a espoco do projeo.
1.1.2
Plano de Gerenciamento Plano
de
atividade
17
e
de Riscos
documentação
voltada
para os riscos do projeto
1.1.3
Plano
de
Humanos
Recursos Plano de atividades com a
descrição dos recursos
humanos do projeto.
1.1.4
Plano de Comunicação
Plano de atividiade com
com
a
estrutura
de
comunicação do projeto.
1.1.5
Gestão do tempo
Atividade
voltada
elaboração do cronograma
e gestão do tempo do
projeto.
1.1.6
Plano de Qualidade
Definições
de
procedimentos
voltadas
para as políticas de
qualidade.
1.1.7
Plano de Aquisições
Definição de atividades de
contratação e aquisições
1.2
Iniciação
Fase inicial do projeto
sobre os processos
1.2.1
Termo de abertura
Compreende
a
procedimento
e
inicial
sobre o acordo firmado.
1.2.2
Preparar documentação
Levantamento
dos
documentos necessários
para
o
inicio
das
atividades.
1.2.3
Análise de Requisitos
Compreende o análise
para o levantamento de
requisitos e informações
dos tribunais.
1.2.4
Plan. Sobre a definição de Preparação
sobre
a
ciclos de aplicação
definições dos meios e
modos para a estruturação
em ciclos de implantação.
1.2.5
Projeção de Infraestrutura
Atividade que delimita a
infraestrutura
necessária
para
implantação
do
projeto.
1.2.5.1
Definição de Hardwares
Atividade para a definição
dos
hardawares
necessários
para
a
18
implantação.
1.2.5.2
Definição de Softwares
Compreende as definições
de softwares auxiliares e
plataformas
necessárias
sobre a aplicação.
1.2.5.3
Ambiente de Rede
Compreende
configurações
necessárias.
as
rede
de
1.2.6
Mobilização de Recursos
Ação
de
realizar
a
mobilização do trabalho
com os recursos presentes
e agregados
1.2.6.1
Equipe Técnica – Matriz
Compõe parte da equipe
presente e inserida no
projeto.
1.2.6.2
Equipe Técnica – Alocada
Compõe a equipe técnica
alocada nos tribunais.
1.3
Execução do Projeto
Fase de execução sobre
as atividades iniciadas e
plenajadas
1.3.1
Capacitação dos usuários
Compreende a fase de
ministração da ferramenta
para os usuários.
1.3.1.1
Aplicação Assistida
Compreende a fase de
implantação da ferramenta
de modo presencial e
direto nos tribunais.
1.3.1.2
Aplicação de treinos EAD
Desenvolvimento
cursos
e
treinos
distância.
1.3.2
Inserção
ferramenta/ERP
1.3.2.1
Help Service
1.3.2.2
Documentação rápida de Documentação
ágil
e
apoio ao usuário
rápida sobre informações
do sistema.
1.4
Monitoramento
Controle
1.4.1
Abertura de Chamados
de
a
da Compreende
a
real
implantação, configuração
e aplicação da ferramenta
nos tribunais.
Compreende atividade de
apoio ao usuário.
e Fase do projeto voltada a
controle do projeto.
Compreende as atividade
19
de aberturas e report de
chamados para o suporte
da organização licitada.
1.4.2
Pesquisa de Satistação
Medição de satistação
sobre o uso da ferramenta.
1.4.3
Visita Técnica
Compreende as atividades
de relacionamento de entre
as partes visando conferir
as
conformidades
estabelicidas.
1.4.3.1
Report
acompanhamento
1.4.4
Avaliação
sobre
a Compreende a avaliação
usabilidade da ferramenta sobre a facilidade de uso e
efiência da ferramenta.
1.5
Encerramento
do Compreende a avitidade
da montagem de relatório
sobre o contato realizado.
Fase final do projeto com o
finalização das atividades e
termino das ações.
Tabela 1 – Dicionário EAP
4. GERENCIAMENTO DO PROJETO
4.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESPOPO
4.1.1Escopo
Para implantação do processo judicial eletrônico no poder judiciário, o
gerenciamento de escopo do projeto busca oferecer e analisar todos os processos
necessários para que o projeto atinja sua meta final e com sucesso.
Seu
planjamento será de incudido com as seguintes definições:

Levantamento de requisitos funcionais dentro do ambiente dos tribunais de
justiça, do trabalho e militares;

Serviços de implantação assistada na utilização e adequação do uso para os
processos judiciais eletrônicos;

Serviços de implantação fomentada por ambiente virtuais, com inserção e
estruração de ensino a distância (EAD);
20

Ações de análise e configuração para o uso do sistema/software específico;

Sistema de help desk e abertura de chamados sobre atendimentos de
orientação sobre a ferramenta e/ou eventuas erros e falhas de performance e
infraestrurura;

A implantação do processo judicial eletrônico nos respetivos tribunais:
◦ Tribunais Eleitorais:
▪ Zonas eleitorais;
▪ Juntas eleitorais;
▪ Magistrados;
◦ Tribunais do Trabalho:
▪ Varas do trabalho;
▪ Magistrados;
▪ Tribunais Regionais do Trabalho presentes no território nacional;
◦ Tribunais Militares:
▪ Juízes Auditores;
▪ Juntas Militares;
▪ Vara da Auditoria Militar;
◦ Tribunais de Justiça Estatuais e do Distrito Federal:

Primeira Instância:
◦ Setor de protocolamento
◦ Cartório das Varas;
◦ Setor de Distribuição;
◦ Gabinentes;
◦ Centrais de Mandado;
◦ Oficiais de Justiça;

Segunda Instância (Turmas e Colégios Recursais):
◦ Setores de protocololamento, cartórios e Distribuições;
◦ Desembargadores;
◦ Setor de processamento de Recursos;
4.2 PLANO DE GERENCIAMENTO DE QUALIDADE
21
4.2.1 Objetivos da Qualidade
Tendo em vista a exeução das atividades dentro da implantanção do projeto
judicial eletrônico, compreende-se a necessidade sobre a política de qualidade para
projeto visando adentrar as conformidades essencias para sua execução.
Juntamente com a instituação contratada/licitada para a implantanção nos tribunais,
a política de qualidade é fomentada pela estruturação de um grupo gestor, tanto dos
membros do poder judiciário, quanto membro da organização contratada, no sentido
de mensurar os trabalhos de maneira hábil.
Objetivos da Qualidade são ações definidas pela organização para atender os
itens da Política da Qualidade.
Todos os objetivos utilizam indicadores que possibilitam mensurar sua
evolução, bem como, definir novos cursos de ação para melhoria contínua.
Item
da
Qualidade
Política
da Objetivo da Qualidade Indicador
Satisfazer
os
usuários Satisfazer os usuários Grau de satisfação geral
através
ferramenta
de através da ferramenta
com o produto
processo judicial eletrônico
Grau de satisfação geral
dos tribunais
Satisfazer
os
usuários
através da ferrmamenta e
serviços de tecnologia da
informação
Valorizar e capacitar Hora Treinamento por
constantemente
os analista
analistas
reponsáveis
pela
implantação
assistida
Cumprir
requisitos Manter
Sistema
regulamentados e buscar Qualidade eficaz
melhoria contínua
da Índice de satisfação com
Qualidade
Cumprir
requisitos Buscar
melhores Número de aditivos
regulamentados e buscar resultados financeiros
melhoria contínua
Cumprir
requisitos Reduzir o
regulamentados e buscar produção
melhoria contínua
custo
de Média
Externas
de
Falhas
Cumprir
requisitos Reduzir
estimativas Implantações planejado
regulamentados e buscar erradas de duração de x realizado
melhoria contínua
projeto
Média
de
Falhas
Externas
22
Cumprir
requisitos Garantir qualidade da Grau de satisfação geral
regulamentados e buscar ferramenta
com a ferramenta
melhoria contínua
Média
de
Falhas
Externas
Cumprir
requisitos Satisfazer
usuários Índice de satisfação do
regulamentados e buscar através de suporte à suporte a infraestrutura
melhoria contínua
infraestrutura de TI
de TI
Tabela 2 – Itens e indicadores de qualidade
4.2.2 Politica de Qualidade
1 - Satisfazer os poder judiciário, especialmente os tribunais inerentes no projeto,
através de serviços de tecnologia da informação onde prospecte a eficiência da
ferramenta da implantação.
2 - Valorizar e capacitar constantemente os usuários e servidores que irão se
beneficiar do uso da ferrementa.
3 - Utilizar adequadamente tecnologia como diferencial na melhoria de recurso e
enfoque na ágilidade na tramitação do processos judiciais.
4 - Cumprir os requisitos regulamentados, buscando a melhoria contínua do sistema
de gestão da qualidade.
4.2.3 Comitê da Qualidade
O Comitê da Qualidade, formado Grupo Gestor (composto por membros do
poder judiciário e da organização contratada), tem a responsabilidade de analisar
criticamente o Sistema de Gestão da Qualidade no mínimo uma vez por mês, para
assegurar sua contínua pertinência, adequação e eficácia. Será nomeado um
gerente da Qualidade e Processos ao projeto, que poderá convidar outras pessoas
para participarem da reunião de análise crítica, quando o mesmo julgar necessário.
4.2.4 Reunião de Análise Crítica
23
A reunião de análise crítica sobre o projeto acontecerá pelo menos uma vez a
cada 15 dias.
No entanto, outras reuniões são realizadas durante o ano, onde os processos,
indicadores, recursos e outras informações de qualidade são avaliadas pelo grupo
gestor.
4.2.5 Provisão de Recursos
O grupo gestor do projeto de implantação de processo judicial eletônico,
determina e fornece recursos necessários para implementar e manter o Sistema de
Gestão da Qualidade, bem como para melhorar continuamente sua eficácia e
aumentar a satisfação dos usuários mediante o atendimento aos seus requisitos.
4.2.6 Propriedade entre partes e relação
Deve-se acordar entre as partes, se possível conforme o processo de controle
de propriedade , o fornecimento dos produtos e/ou informações que são de sua
propriedade, como máquinas, ambiente computacional, atualização de informações
estratégicas ao desenvolvimento do software, propriedade intelectual, infraestrutura
necessária à condução do treinamento no produto desenvolvido.
4.3 PLANO DE COMUNICAÇÃO
O plano de comunicação do projeto é composto de informações e ações
inenretes e necessárias para a promoção de uma boa gestão da informação entre os
referidos tribunais e
a organização contratada pela implementação no arrojo e
disseminação dos dados que introduzem e mensuram o planejamento. Seguindo as
nuances de boa gestão, o embasamento do plano envolve outros documentos
complementares que são discernidos e que agregam valores para faciliar e mapear
com precisão a comunicação entre os tribunais (sejam eles militar, do trabalho,
eleitorais e do estado/distrital) e organização contratada.
24
Plano de Comunicação
Implantação dos processos judicial
eletrônico - Versão 1.1
Versão do Documento: 1.1
Histórico de Revisão
Data
Versão do
Descrição
Documento
Autor
Documento incrementado e
20/01/2014
1.1
desenvolvido para mapeamento do
gerenciamento de comunicação do
<Gestor do projeto>
plano
Tabela 3 – Histórico de Revisão – Plano de Comunicação
25
4.3.1 Finalidade
Este documento visa delinear sobre o plano de gerenciamento de
comunicações do projeto de implantação de processo judicial eletrônico, através de
métodos e procedimentos que visam o bom uso da informação os membros do
poder judiciário, com representação atividades de servidores dos tribunais e
juntamente com os profissionais da organização contratada responsáveis direta e
indiretamente pela implantação do processo judicial eletrônico.
4.3.2 Escopo
O público-alvo deste plano será constituído por todos os membros
anteriormente destacado, onde este se inclui, todas as partes estratégicamente
posicionadas no projeto.
4.3.3 Mapeamento de Stakeholders
Segue abaixo a breve lista dos Stakeholders que fazem parte da estrutura de
projeto:
4.3.3.1 Organização contratada

Analistas implantadores home office.
Analistas responsáveis pelo apoio de implantação a nível de serviços de
configuração da aplicação.

Equipe de suporte (matriz)
Equipe de tem como responsabilidade suprir com apoio aos analistas implantadores
e também aos usuários finais da ferramenta/sistema de processo judicial eletrônico
26
 Equipe de relacionamento/contratos
Equipe responsável em manter a gestão de relacionamento e garantir a
cumprimento e adequações do contrato vigente com os tribunais. Sua participação é
necessária, sob a disposições contratuais que tangem os níveis de serviço.

Equipe de serviços
Equipe especializada em consultoria, processo de qualidade e backlog de
rotinas e procedimentos complementares.
4.3.3.2 Poder Judiciário (Tribunais)

Grupo gestor
Equipe formada não somente apenas pelo membros do poder judiciário, mas
também por membros da equipe contratada, como o gestor de projetos, consultores,
e assistentes de projeto.
 Divisão de Tecnologia da informação
Servidores públicos dos tribunais de capacidade técnica em prestar aos outros
servidores sobre assuntos relacionados e informática e tecnologia da informação.

Servidores (usuários finais)
Grupo que usará a ferramenta do processo judicial eletrônico. Composto por
uma gama variada de cargos, funções e responsabilidade como analistas e
assistentes judiciários, magistrados e assessores, escrivão, chefes de cartórios,
entre outros.
4.3.4 Documentos relacionados
Os documentos relacionados se encontram no ambiente virtual e extranet das
partes das organizações do projeto. Os documentos relacionados são:

Matrizes de Requisitos;

Glossário de Comunicação;
27

Princípios do sistema de comunicação.
4.3.5 Descrição
4.3.5.1 Descrição dos processos de gerenciamento das comunicações
O gerenciamento das comunicações será fomentado por utilização de mídias
e ferramentas onde especialmente se delimitam:

Comunicação Interna com os envovidos do projeto

Publicações de atualizações no glosário wiki (espaço/ambiente contendo
informações do projeto, assim documenação auxiliar da metodologia do
projeto);

Roteiros documentados;
4.3.6 Eventos de comunicação
 Kick off
Objetivo – A ação inicial dentro da organização se baseia nas informações
gerenciadas e elencadas para dinamizar e otimizar o processo de
comunicação do projeto.
a. A utilização de mídias áudio visuais são as principais ferramentas
para a disseminação da comunicação. Com o apoio do
computadores,
monitores,sistemas
mobile
serão
instrumentos de apoio. Videoconferência.
b. Metodologia – Apresentação em auditório dos tribunais e ou outro
local físico apto com utilização de projetor, computadores e sistema de
som.
c. Responsável – Prossional indicado pelo grupo gestor de incubir a
28
ação.
d. Envolvidos – Todos os envolvidos na equipe do projeto, patrocinador
e convidados.
e. Freqüência – 2 vezes por semana
f. Reuniões extraordinárias – As reuniões extraordinárias acontecerão
sempre que for necessário, sem ter um período pré definido
g. Data e horário – N/A.
h. Duração – N/A.
i. Local – Sala de conferência, reunião e auditório.
j. Outros. Ata de reunião (com lista de presença) requerida.

Reunião de avaliação da equipe
4.3.7 Atas de Reunião
As atas de reunião do projeto serão embasadas por lista de presenças,
pautas e aprovações.
4.3.8 Relatórios do Projeto
Os seguintes relatório são documentados publicados as equipes do projeto:

Relatório do ambiente do homologação da aplicação
Equipe responsável pela elaboração: Equipe de serviços.
Forma de envio: Envio pela plataforma wiki e intranet.
Frequência de emissão do relatório: Semanal

Relatório do ambiente de produção dos tribunais
29
Equipe responsável: pela elaboração: Serviços
Forma de envio: Envio pela plataforma wiki e intranet
Frequencia de emissão: Quizenal.

Relatório das matrizes de aprovação
Equipe responsável pela elaboração: Equipe de produto de software da organização
contratada
Forma de envio: Envio pela plataforma wiki e intranet.
Frequencia de emissão: Mensal

Relatório de proposta de solução;
Equipe responsável pela elaboração: Equipe de produto;
Forma de envio: Envio pela plataforma wiki e intranet.
Frequencia de emissão: Mensal

Relatório/ Ficha de Comunicação:
Equipe responsável pela elaboração: Equipe de relacionamento/contratos e membro
do conselho gestor do projeto;
Forma de envio: Envio pela plataforma wiki e intranet.
Frequencia de emissão: Não se aplica
4.3.9 Responsáveis
O plano de comunicações é gerido e monitorado pela equipe de projeto
(escritório de projetos), com apoio da equipe de qualidade e processos.
Gerência de projetos da organização contratada:
Secretário do grupo gestor – membro do tribunal
4.3.10 Modelos de assinaturas
Os abaixo assinados estão de acordo com o conteúdo do documento “Plano
30
de Comunicação”.
Data: _29__/_08__/_2014____
Data: _29__/ 08_/_2014____
Nome Completo
Nome Completo
<nome completo>
Cargo
<nome completo>
Cargo
Gerente de Projetos – Organização contratada Secretário do Grupo Gestor-Tribunal
Tabela 4 – Modelo de assinatura – Plano de Comunicação
4.4 PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS DO PROJETO
Visando o rerguardo e minimização dos riscos, este projeto transcreve plano
de gereciamento de riscos, onde é fomenda a identificação, análise e resposta.
4.4.1 Identificação dos riscos
Com o embasamento da estrutura do projeto, é possível realizar a
identificação de pontenciais riscos desde o início até o fim do projeto, passando por
todas as suas iterações:

Cronograma do projeto;
Potenciabilidade do risco – Alta;

Migração de dados;
Potencialidade do risco – Alta;

Implantação direta da ferramnta na estrutura dos tribunas;
Potenciabilidade do risco – Média;
31

Report de chamados
Potenciabilidade do Risco – Média

Infraesturura local e remota;
Potenciabilidade do Risco – Muito Alta

Usabilidade e aceitação da ferramenta
Potenciabilidade do Risco - Baixa
4.4.2 Análise dos riscos
Com a identificação estudada, segue a análise contexto que os mesmos são
dirimidos:
Muito Alta:
Pode prejudicar a reputação da organização ou tornar o projeto
inviável.
Pode paralisar o projeto ou pôr em risco os objetivos principais
do projeto.
Gera transtornos significativos, mas não impede o andamento
do projeto e não põe em risco os objetivos.
Alta:
Média:
Tabela 5 – Análise de Riscos I
Existem riscos não detectáveis, mas que ainda devem estar preparado na inserção
deste plano visando a aporte tangencial.
Baixo :
Insignificante
Gera transtornos limitados, mas que não devem ser ignorados.
Gera transtornos mínimos que podem ser simplesmente
ignorados.
Tabela 6 – Análise de Riscos II
Com
a
mensuração
da
análise,
pode-se
avaliar
a
mitigação
e
potenciabilidade dos riscos com maior precisão, onde dentro do projeto de
implantação do processo judicial eletrônico é possivel minimizar estes riscos de
forma eficentente e completa. A variação da análise também inerge e agrega o
estudo para a avaliação dos riscos levantados.
4.4.3 Respostas aos riscos
Após a identificação e análise, é necessário proceder com as resportas aos
32
riscos avaliados. Neste projeto, se faz necessária a definição de respostas eficazes
e que minimizem qualquer tipo dos riscos apresentados:

Cronograma do projeto – Comprometimento com os prazos e entregas
definidos, criando em circustâncias excepcionais, ações paralelas que
fomentem a atividades dentro do prazo estabelicido;

Migração
de dados – Análise minunciosa e precisa dos dados antes de
qualquer procedimento migratório do sistema legado para a ferramenta de
apoio ao processo judicial eletrônico;

Implantação direta – Alocação de analistas e técnicos especializados nos
tribunais, visando implantar, configurar e ministrar a feramenta sem causar
impactos negativos e transtornos.

Report de chamados – Adequação dos ambientes virtuais para centralização
dos chamados que forem abertos sobre orientação, usabilidade, erros/falhas
e repasses técnicos aos usuários e servidores dos tribunais;

Infraestrutura local e remota – Composição de peças e materias de apoio
para minização de ocorrências relacionadas a performance da ferramenta.

Usabilidade e Aceitação – Demonstração direta com reuniões, palestas,
treinamentos e documentos e cases aos usuários finais sobre a facilidade de
uso da ferramenta, assim como seus benefícios.
4.5 PLANO DE RECURSOS HUMANOS
Seguem papeis responsabilidades do projeto de implatação do processo
judicial eletrônico:
33
Organização terceirizada - Licitada
Papel
Responsabilidades
 Autorizar o início oficial dos projetos;
Patrocinador
 Apoiar os gerentes na resolução nas questões que precisarem da
sua intervenção;
 Validar e prover feedback aos gerentes sobre questões e
resoluções do escopo dos projetos;
 Interagir com a equipe dos tribunais nos aspectos relacionados à
gestão do arcordo de serviço;
Gerente de
 Interagir com a equipe de técnicos e analistas residentes de forma
Relacioname
a assegurar o devido acompanhamento e suporte ao projeto;
nto

Interagir com os membros do Comitê Gestor;



Monitorar e controlar o andamento do projeto;
Gerar e distribuir os relatórios de acompanhamento do projeto;
Garantir que, além de receber os relatórios de acompanhamento,
todos os envolvidos estejam informados do andamento do projeto;
Interagir com todos os envolvidos para acompanhar o andamento
das atividades do projeto;
Coordenar as atividades de interação com os usuários dos
sistemas;
Interagir com a equipe do projeto para acompanhamento dos
prazos internos definidos;
Interagir com a equipe dos tribunais para encaminhamento dos
artefatos solicitados;
Interagir com o Gerente de Relacionamento e Coordenador da
Equipe Residente para garantir alocação adequada dos recursos
necessários à execução do projeto;
Compartilhar com o Gerente de Relacionamento e o Coordenador
da Equipe Residente as decisões que são tomadas ao longo do
projeto;


Gestor do
Projeto




Gerente de

Desenvolvime
nto

Equipe
Técnica




Comitê
Gestor

Coordenar as necessidades
desenvolvimento dos projetos;
de
infra-estrutura
para
o
Identificar as melhores alternativas de implementação das entregas
do projeto;
Resolver os problemas técnicos do projeto;
Disponibilizar informações de natureza técnica solicitadas pela
equipe dos tribunais.
Elaborar o material didático e ministrar treinamentos, quando assim
atribuído;
Validar os requisitos e estabelecer o escopo do projeto junto com a
equipe dos tribunais;
Propor sugestões e adequações em rotinas de trabalho, visando
atender aos propósitos do projeto e a criação de condições para a
34


implantação do sistema;
Acompanhar o levantamento de informações;
Aprovar os cronogramas de trabalho e agilizar a tomada de
decisões;
Tabela 7 – Papéis e Responsabilidade – Organização contratada
Poder Judiciários - Tribunais
Papel
Comitê Gestor
Grupos de
Trabalho
Responsabilidades
 Acompanhar e apoiar a execução do projeto;
 Garantir alocação dos recursos do Tribunal necessários à execução das
atividades programadas;
 Aprovar as novas implementações e adequações específicas do projeto;
 Propor sugestões e adequações em rotinas de trabalho, visando atender
aos propósitos do projeto e a criação de condições para a implantação do
sistema;
 Conduzir as adequações das normas internas.
 Definir e/ou validar as tabelas e cadastros básicos do sistema;
 Padronizar e uniformizar expedientes e documentos da instituição;
 Validar os sistemas que compõem a solução ofertada;
 Acompanhar o levantamento de informações;
 Aprovar os cronogramas de trabalho e agilizar a tomada de decisões;
Tabela 8 – Papéis e Responsabilidades – Poder Judiciário - Tribunais
Como este projeto contemplam vários tribunais, a fomentação da
equipe de projeto não se fará presente neste plano, pois para cada tribunal poderá
haver um grupo específico de pessas execercendo os papeis e responsabilidades
acima mencionadas coisas.
4.6 AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES
4.6.1 Plano de aquisições
O plano de contratações do projeto está estruturado nas seguintes categorias:

Recursos Humanos – Contratação de profissionais analistas e técnicos para a
execução do projeto;

Infraestrutura – Aquisição de aparato para apoio tecnológico.
35

Mainframes e aquisição para estação de dados;

Aquisição de softwares auxiliares para a execução do projeto;

Aquisição de computadores para a designação de serivdores de
borda aplicação.


Fornecimento de sistema gerenciador de banco de dados;
Estrutural – Aquisição de insumos para no desenvolvimento de atividades
rotineira e de manutenção estrutural do projeto;

Logística – Locação de espaço fisico no ambiente próximo ao tribunal;

Terceiração de atividades – Contratação de terceiros para atividades
operacionais e funcionais.
4.6.2 Fornecedores
A análise sobre os fornecedores passa sobre critérios de avaliação ativa,
mediante atvidades de formulação de propostas, negociação do produto/serviço, e
elaboração de lista de pontenciais e qualificadas organizações de fornecimento,
assim como anúncios e divulgações sob demanda. A solicitação de resposta dos
fornecedores encadeará o acordo de serviço contratado.
4.6.3 Administração do contrato
O contrato de prestação de serviço de implantação do processo judicial
eletrônico será deledada gerencia de relacionamento da organização contratada,
juntamente com os membros do projeto por parte dos tribunais, onde transcorrerá a
relação do acordo e nível
de serviço previamente honrado, juntamente com as
adequações e análise minunciosa das cláusulas contratuais vigentes para que o
projeto não abstraia de ações de lisura.
4.6.4 Encerramento das aquisições
Com a finalização do acordo e serviço, projeta-se o termo de encerramento
36
da aqusição do produto ou servido dentro do projeto com relatório de compra e
documentação dos benefícios trazidos com a contratação.
4.7 GERENCIAMENTO DE TEMPO
A implantação implica com os esforços e com o cumprimento de prazos e
entregas pré-estabelicidos. Para cada tribunal, será realizado a gestão de tempo
com ênfase na estrutura atual de cada um, assim como a demanda de recursos
necessários e esforços abstraídos. Com levantamento de informações, será exposto
um cronograma genérico sobre a execução das tarefas e atividades incorporadas no
projeto. Tendo em vista as atividades concebidas da organização contratada para
realizar a implantação nos tribunais, a implantação será realizada em ciclos.
4.7.1 Planajamento – Ciclos
Ciclo
Tribunal
Previsão de Implantação
A
Estaduais e Distrital
12 meses
B
Trabalho
12 meses
C
Eleitorais
12 meses
D
Militares
12 meses
Tabela 9 – Planejamento - Ciclos
Abaixo, estão as atividades inseridas do planejamento que serão
introduzidas no projeto:

Escopo do projeto;
Carga horária – 72 horas.

Levantamento e especificação de requisitos de cada tribunal;
Carga horária – 700 horas.

Elaboração de matrizes de elaboração para cada tribunal;
Carga horária – 1400 horas.

Metodologia de monitoramento e controle;
Carga horária – 2000 horas

Instalação e infraestrutura;
Carga horária – 1020 horas

Migração de dados das ferramentas legadas;
37
Carga horária – 5000 horas

Capacitação e treinamentos;
Carga horária – 7000 horas

Implantação assistida;
Carga horária – 3000 horas

Sprints de avaliação;
Carga horária – 200 horas
4.7.2 Cronograma
Ativdades
Cronograma
Jan
Escopo do projeto
Fev Mar Abr Mai Jun Jul
Ago Set Out Nov Dez
X
Levantamento de requisitos
X
Elaboração de matrizes
X
X
Metodologia de monitaramento
X
X
X
X
X
Instalação e infraestrutura
Migração de dados
X
X
X
X
Capacitação e treinamentos
X
X
X
X
Sprints de avaliação
X
X
X
X
X
X
Tabela 10 – Cronograma do projeto
4.8 METODOLOGIA DE TREINAMENTOS
Dentro deste projeto, está segmentada metodologia de treinamento para
membros dos tribunais que utilizarão a ferramenta. Os treinamentos aos usuário
serão ministrados por analistas e técnicos da organização licitada da implantação e
serão compostas por mídias dinâmicas e que facilitem o bom uso da ferramenta. O
processo de treinamento será dividido com atividades presenciais e virtuais com os
seguintes mecanismos:
Ambiente presencial:

Sala de aula;

Projetores;
38
X

Retroprojetores;

Computadores
Ambiente Virtual:

EAD ;

Ferramenta Moodle;

Chat;

Fóruns;

Emails
4.8.1 Requisitos para os treinamentos presencias
Além do espaço físico, com sala de aula adequada para a realização do
evento, serão necessárias, por parte dos tribunais a disponibilização dos seguintes
requisitos e compoenentes computacionais:

Processador Intel ou compatível, 2.7 Ghz ou superior;

Sistema operacional Windows XP Professional ou Windows 7;

1 GB de memória (Windows XP) / e 2 GB de memória (Windows 7);

HD de 150 Gb livres;

Acesso a internet;

Navegador Internet Explorer 6 ou Mozilla Firefox 3 (ou superiores);

Flash Player 9 ou superior;

Microsoft Office ou BrOffice;

Leitor de arquivos PDF;
4.8.2 Critérios de avaliação
As avaliações serão realizadas pelos analistas da organização licitada. As
avaliações serão constituídas de provas práticas e teóricas sobre a ferramenta. O
requisito para aprovação do usuário sobre a ferramenta será de setenta por cento.
Caso o usuário não atinga essa porcentagem, ficará sujeito a um nova bateria de
treinamento.
39
5. FASES DO PROJETO
5.1 INICIAÇÃO E PLANEJAMENTO
Nestas etapas, serão introduzidas, iniciadas e planejadas as atividades
necessárias para o desenvolvimento do projeto. Será de importante análise a
disseminação de ídeias a ações, abstraindo os dados necessários para conjunto de
informações entre as partes envolvidas, no caso, o poder judiciário e a organização
licitada. Nas fases de iniciação e planejamento estão inseridas as seguintes
atividades:

Termo de abertura do projeto;

Preparação dos documentos;

Análise de requisitos dos tribunais;

Definição de implantação de ciclos;

Definição de Infraestrutura;

Mobilização de Recursos;

Ações preventivas;

Plano de solicitação de mudanças.
O espoco e as definições serão incrementados por conjunturas de gestão que
incrementam a efieciência no plano do projeto, visando a implantação de modo
eficaz e otimazada do processo judicial eletrônico.
5.2 EXECUÇÃO
Com as atividades já discernidas e definidas no planejamento, a fase de
execução deste projeto descreve os passos e
desenvolvimento necessários
concatenados com as ações executórias para esse processo. Nesta fase, as
atividades realizadas dimencionarão as metodologias de processo com o aparato da
gestão de escopo. Constituem as atividades deste projeto:

Conversão do dados legados;

Implantação, instalação e configuração da ferramenta nos tribunais;

Aplicação dos cursos e treinamentos aos servidores dos tribunais.
40

Ações corretivas;
5.3 MONITORAMENTO E CONTROLE
Na fase de monitoramento e controle, serão acompanhados os levantamentos
já produzidos pela implantação dos processos judiciais eletrônicos com base em
índices e indicadores que visem a avaliação criteriosa sobre a ações do projeto.
Atividades presentes nesta fase:
Pesquisa de satistação da ferramenta;
Avaliação de usabilidade e facilidade da ferramenta;
Agendamento de visita técnica ao grupo gestor;
Abertura de chamados;
Avaliaçaõ das ações corretivas.
5.4 ENCERRAMENTO
Fase de finalização do projeto com o termo de ecerramento perante os
tribunais e a organização contrada. O encerramento implicará em relatórios de
finalização com as atividades focais destadas, assim como o recolhimento dos
recursos destinados para a implantação.
41
6. CONCLUSÃO
Ao conhecer a estrutura atual dos recursos e meios que o poder judiciário
utiliza para proceder com o andamento e trâmite processual, é visto que com uma
boa gama de ações e uma série de interações bem sincronizadas, o trabalho a nível
de projetos agrega de forma eficaz a dinamização de serviços. Com a composição
das àreas do PMBOK, percebe-se a grande visão e estruturação que um projeto
bem elaborado e documentado facilta abstração de uma ideía interessante ao poder
judiciário brasilieiro. Com a implantação do processo judicial eletrônico nos tribunais,
o processo de melhoria e de celeridade são enfatizados de modo que os mesmos se
tornam o grande destaque do projeto.
A implantação do processo judicial eletrônico traz uma grande vantagam não
somente ao poder judiciário. A grande beneficiada é a sociedade, sendo que a
implantação promove a celeridade a robustez na estrutura atual e abstrai a conceito
de eficiência e presteza.
Com o nível de esforço e serviço, o projeto propõe a obenteção do sucesso
na implementação do processo judicial eletrônico de forma a assegurar que as
partes
envolvidas
se
sintam
satifeitas
com
o
trabalho
desenvolvido.
O
desenvolvimento do plano de escopo, riscos, recursos humanos, qualidade,
comunicação e aquisições fomentam uma série de validações que precisam ser bem
sintetizadas e agrupadas para que o projeto abstraia o seu potencial máximo. A
metodologia de treinamento também é necessário para a mensuração dos usuários
sobre o bom uso da ferramenta descrita no projeto.
È possivel concluir que fomentando o processo por áreas de conhecimento e
processos/iterações que uma ideía deve ser bem analisada sob vários pontos afim
de se por em prática e delinear com a perspectiva de projeto é uma concepção que
prisma pela garantia da realização de um bom trabalho visando o sucesso. O
sucesso, que em algumas vezes aqui citado, é a grande objetivo do
desenvolvimento de um projeto.
42
REFERÊNCIAS
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