Solução de
processamento
de fatura promove
eficiência melhoradas
na Van Dillewijn
Group.
Van Dillewijn Group
Manufacturing
Van Dillewijn Group – Case Study
Empresa
Fundação
Localização
Van Dillewijn Group
1930
Aalsmeer, Holanda
Serviços
Desenvolver, produzir e distribuir
materiais de embalagem para flores e
plantas.
Website
www.dillewijn.nl
“A confiança é evidente em tudo o
que fazemos agora e acredito que
os nossos clientes estão a sentir o
beneficio do nosso novo sistema
e da nossa comunicação e serviço
profissionais.”
Descrição geral
A Van Dillewijn Group é uma organização
líder no desenvolvimento, produção e
distribuição de materiais de embalagem
para flores e plantas. Com mais de 75 anos,
a empresa holandesa evolui e cresceu
internacionalmente, com cinco subsidiárias
a servir todos as áreas da indústria floral em
todo o mundo. Com base em Aalsmeer, a
capital das flores na Holanda, Van Dillewijn
emprega 120 pessoas em todos os seus
negócios, criando um volume de negócios
anual de 50 milhões de euros. Com um
estúdio de design único, a Van Dillewjin
oferece aos produtores, exportadores,
retalhistas e revendedores uma gama de
soluções de embalagens impressas e não
impressas feitas por medida que incluem
mangas flexíveis, baldes e outros recipientes
de transporte flexíveis.
Apesar da sua expansão contínua, o sistema
de processamento de faturas da Van Dillewijn
estava a tornar-se um constrangimento
dispendioso e a debilitar o profissionalismo
da empresa. As faturas eram manualmente
transferidas entre departamentos durante o
processo de aprovação, levando ao atraso,
ou até mesmo à falha, de pagamentos. Tal
não só aumentava os custos de trabalho,
como também afetava as relações com
os fornecedores, mas também obrigava a
empresa a incorrer em multas impostas pelos
organismos governamentais
Reconhecendo a necessidade de retificar este
problema, em 2010 a empresa contactou
a Canon. Após avaliar as necessidades
da empresa, a Canon apresentou a sua
solução de Processamento de Faturas. A
solução processa e arquiva todas as faturas
digitalmente, desde a digitalização até à
captura, passando pelo armazenamento e
fluxo de trabalho, oferecendo à Van Dillewijn
controlo total sobre as suas faturas e
permitindo a transparência completa entre o
fluxo de trabalho transaccional - beneficiando
o pessoal, fornecedores e clientes de modo
idêntico.
Sistema desatualizado
Bert Rijkmans, Executivo de comunicações e
informação na Van Dillewijn Group, explica os
problemas que a Van Dillewijn estava a ter com
o seu antigo sistema de faturação e a pressão
isso que estava a colocar na empresa: “O sistema
anterior precisava que a rececionista recebesse o
correio e depois enviasse a cópia original da fatura
para os departamentos de Finanças e Compras.
Tal significava que havia um risco continuado
que faltasse uma fatura devido a um erro
humano. Mesmo depois de termos começado a
copiar os documentos, as várias cópias estavam
simplesmente a aumentar confusão à volta do
estado da fatura. Como resultado, as fases nas
quais o pessoal autorizado verificava e validava
os pagamentos não estavam a funcionar em
conjunto corretamente.”
Esta tarefa manual de preencher as faturas
absorvia tempo que podia ser de maior utilidade
noutras atividades. Rijkmans comenta: “A
transferência manual não só tornava o processo
suscetível a erros e perdas, como também
desperdiçava tempo. Uma vez arquivada, a
procura e recuperação de uma fatura era bastante
demorada. Apercebemo-nos de que, por semana,
juntando todos os departamentos, este processo
atingia o equivalente a uma semana completa
do tempo total do empregado. Eram mais de
200 dias de trabalho por ano que estavam a
ser desperdiçados e que podiam ser melhor
“Temos agora um controlo firme sobre o nosso sistema de pagamento de
contas e estamos a processar as faturas 40% mais rapidamente do que antes.
Ao reduzir o tempo de processamento em 40 horas, poupámos cerca de 25
a 30.000 euros por ano. Com a adição do dinheiro poupado pela redução de
multas, a solução Canon resultou numa poupança geral de custos de 30%.”
Bert Rijkmans, Information and Communications Executive.
canalizados para outros aspetos do negócio, como
a assistência comercial.”
Para além disso, a integridade profissional da Van
Dillewijn estava a ser questionada. Naturalmente,
os fornecedores estavam a ficar preocupados
em fazer negócio com uma empresa que não
era consistente nos seus pagamentos. Para além
disso, as multas estavam a custar à empresa entre
2 a 5000 euros por ano, o que era prejudicial
para a reputação da empresa e prejudicava o seu
lucro. Rijkmans explica: “Tornou-se um problema
óbvio que sabíamos que tinha de ser resolvido,
mas precisávamos da solução certa. Para isso,
contactámos vários fornecedores, incluindo
a Canon, e consideramos as nossas opções.
Decidimos trabalhar com a Canon, não só porque
a sua solução oferecia o melhor valor e era a
mais eficiente, mas também porque a empresa
já tinha um conhecimento do nosso negócio e
demonstrava vontade de aprender mais.”
A Van Dillewijn simplificou-se à medida que a
parceria foi sendo fortalecida
A Van Dillewijn já estava familiarizada com a Canon
e os seus serviços, porque ao longo de 2008 e 2009
a empresa holandesa tinha instalado cinco scanners
departamentais de elevada velocidade da Canon a
fim de simplificar outros processos internos. Como
explica Rijkmans, estavam muito satisfeitos tanto
com o produto como com o serviço acompanhante:
“Os scanners da Canon funcionam realmente bem
para todas as nossas necessidades de digitalização e
a fiabilidade é excelente. Caso alguma vez haja um
problema, os técnicos resolvem-no rapidamente.
Todas as máquinas funcionam a um elevado nível
e qualidade. Foi assim que soubemos que a Canon
teria a solução para o nosso problema de faturação.
Os seus consultores procuram sempre resolver o
problema de trabalho connosco, a fim de encontrar
a solução certa.”
Rijkmans explica a fluidez da solução: “Agora,
utilizando a solução de Processamento de Faturas
da Canon, em conjunto com os scanners Canon, a
rececionista simplesmente digitaliza as faturas que
chegam pelo correio e email. Depois do software
ter transformado o documento num ficheiro digital,
este é importado e armazenado num módulo de
arquivo da solução de Processamento de Faturas.
O pessoal autorizado do departamento de compras
pode depois aceder à fatura de forma simples
e eficiente através dos códigos de etiquetagem
antes de as verificar. São depois transferidas para
o diretor financeiro para aprovação final antes
do departamento de pagamentos fazer todos os
pagamentos importantes ao fornecedor. Tal dá-nos
um controlo total sobre o processo.”
Um sistema completamente automatizado
que beneficia toda as partes
A Van Dillewijn tem agora um sistema de faturas
completamente automatizado que permite a
recuperação de forma instantânea de todas as
faturas e dá aos empregados a capacidade de
determinar o seu estado atual. Rijkmans comenta:
“A solução dá-nos a capacidade de localizar todas
as faturas com uma simples pesquisa de texto
completo. Caso haja um problema com uma
fatura, podemos ver exatamente em que fase
ocorreu, porque correu mal e começar a resolver o
problema, em vez de ficarmos sem saber o que se
passa durante dias.”
A assistência ao cliente também beneficiou desta
melhoria de tempo de recuperação. Rijkmans
explica: “Se um cliente tiver uma dúvida sobre o
seu produto ou entrega, já não precisamos de ir à
procura de ficheiros físicos. Utilizando a solução da
Canon, podemos localizar de forma eficiente a folha
de entrega do cliente e podemos dizer-lhes tudo
o que precisam de saber sobre a sua encomenda.
Esta confiança é evidente em tudo o que fazemos
agora e acredito que os nossos clientes estão a
sentir o beneficio do nosso novo sistema e da
nossa comunicação e serviço profissionais.”
As multas por pagamento tardio também foram
substancialmente reduzidas. Rijkmans adianta:
“Antecipamos que este custo será completamente
eliminado num futuro próximo e, com a ajuda da
solução Canon, podemos garantir que não volta a
acontecer.”
Rijkmans conclui: “Graças à Canon, temos agora
um controlo firme sobre o nosso sistema de
pagamento de contas e estamos a processar as
faturas 40% mais rapidamente do que antes. Ao
reduzir o tempo de processamento em 40 horas,
poupámos cerca de 25 a 30.000 euros por ano.
Com a adição do dinheiro poupado pela redução
de multas, a solução Canon resultou numa
poupança geral de custos de 30%.”
Canon Europe Ltd
Canon Portugal S.A.
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