Justiça Federal
GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES
JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL
Objetivos Gerais
 Cumprir
meta 5;
 Desenvolver
gerenciamento
(Gestão
de
Trabalho).
a
cultura
de
de
rotinas
Processos
de
Objetivos Específicos

Apresentar o conceito e histórico da meta 5;

Apresentar
noções
gerenciamento de rotinas;

Identificar a importância do gerenciamento
de rotinas no contexto do planejamento
estratégico da 5ª Região (novo modelo de
gestão).
básicas
de
Objetivos Específicos
 Apresentar
os papéis
 Apresentar
a ferramenta bizagi
 Apresentar
o fluxo e as boas
práticas
do
Procedimento
Comum Ordinário Cível
CONCEITO E HISTÓRICO
Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas
(gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades
judiciárias de 1º grau.
Metodologia sugerida pelo CNJ
1. Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da
distribuição da petição inicial até a sentença
2. Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de
processos executados por Diretores e Servidores das unidades
judiciárias e validados por Magistrados.
3. Ferramenta: Bizagi
4. Cumprimento da Meta:
• Fluxo do processo otimizado implantados em pelo
menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro
de 2010
Definição de processos de trabalho
“Ordenação específica
das atividades de
trabalho no tempo e
no espaço com um
começo, um fim,
entradas (input) e
saídas (outputs)
claramente
identificados.
“Conjunto de
atividades ligadas que
toma um insumo e o
transformam para
criar um resultado”.
Exemplo de processos de trabalho
Entradas
Saídas
Insumos:
Produtos:
Todo material para a
instrução do processo
judicial:
Sentença, Certidões, etc.
Petições,
Informações,
requerimentos, etc.
Gerenciamento de Rotinas
É o conjunto de atividades que procura,
entre outros:
Identificar
problemas
(gargalos
sobreposição) de atividades;
/
Identificar o tempo de execução de cada
atividade;
Gerenciamento de Rotinas
Identificar
delegação;
possibilidades
de
Elaborar manuais das rotinas,
facilitando a multiplicação dos
conhecimentos;
Padronizar as rotinas das unidades
conforme suas competências;
Gerenciamento de Rotinas
Definir
ágeis;
procedimentos
mais
Acompanhar o desempenho na
execução dos processos de
trabalho.
Evitar retrabalhos;
O NOVO MODELO
DE GESTÃO DA
JUSTIÇA FEDERAL
planejamento estratégico
Planejamento Estratégico
parte do processo de
gestão de uma organização, permitindo a construção do
futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e
realistas.
Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em
objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos.
ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS
COERENTES E QUALIFICADOS
Missão da Justiça Federal
Garantir à sociedade uma
prestação jurisdicional
acessível, rápida e efetiva no
âmbito da Justiça Federal da
5ª Região
Visão de Futuro da Justiça Federal
Consolidar-se, até 2014,perante
a sociedade, como referência de
segurança jurídica,
transparência,efetividade e
rapidez na prestação
jurisdicional, bem com de
eficiência administrativa
Objetivos Estratégicos
Eficiência Operacional
Agilizar os
trâmites
judiciais e
administrativos
Otimizar a
gestão dos
custos
operacionais
Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal
Amanha
3
2
Estratégia
Hoje 1
Processos
Para onde
Desejamos ir ?
Quando devemos
Chegar la ?
Projetos
O que estamos
Fazendo ?
Como modificar
O que estamos
Fazendo para
Chegar onde
Desejamos ir ?
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO
SOBRE OS PROCESSOS DA
JUSTIÇA FEDERAL ?
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE
OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL?
PESSOAS
Relatório de
Auditoria
Sistemas
Informatizados
Planejamento
estratégico
Pesquisa de
satisfação
Prospecção de
novas tecnologias
e métodos
Notícias/Clippings
e Sites Externos
Relatório Estatísticos
sobre Processos
Judiciais
COMO UTILIZAR O
CONHECIMENTO DA JUSTIÇA
FEDERAL SOBRE SEUS
PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS
A necessidade de se conhecer e compartilhar
os procedimentos da Justiça Federal
Contribuir
COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS
DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
Disseminar
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS
DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
GESTÃO DE PROCESSOS
PRÁTICA
Aplicando a Gestão de Processos
1
1) DESDOBRAR
ESTRATÉGIA para
Processos
Mapa
Estratégico
2
2) Modelar
processos e
CONTRIBUIR com
boas práticas
3
3) UNIFORMIZAR
o repositório de
boas práticas
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
BOA
PRÁTICA
4
4) DISSEMINAR
e IMPLANTAR
boas práticas
5
5) MONITORAR O
DESEMPENHO
dos Processos
Mapa
Estratégico
BOA
PRÁTICA
PROCESSOS
ESTRATÉGIA
REPOSITÓRIO
DE
COLEÇÃO
DE BOAS PRÁTICAS
DE BOAS PRÁTICAS
DOS PROCESSOS
PADRÃODOS
JUSTIÇA
PROCESSOS FEDERAL
DA JUSTIÇA FEDERAL
PROCESSOS
ESTRATÉGIA
Papéis no gerenciamento de rotinas
 Especialistas;
 Analistas
Processo;
 Coordenadores
de
dos
escritórios nacionais,
regionais
e
seccionais;
APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI
APRESENTAÇÃO DO FLUXO
APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS
Boas práticas
BP1 – Analisar
realizado
por
designado)
petição inicial (Checklist
servidor
especificamente
a) Checklist formal:
- Pedido de justiça gratuita;
- Prioridade de tramitação;
- Defensoria Pública (pedido) - Destaque;
- Habilitação;
- Recolhimento de custas;
- Verificação dados da autuação (partes, classe,
objeto, assunto etc...);
Boas práticas
b) Checklist material:
- Competência;
- Pressupostos processuais;
- Condições da ação;
- Art. 285-A;
- Prescrição;
- Pedido de tutela antecipada;
- Adequação do valor da causa
Boas práticas
BP 2 – Ampliar a utilização
dos Atos Ordinatórios;
Boas práticas
BP 3 – Utilizar, como regra, a
remessa oficial dos autos aos
órgãos públicos das citações,
por meio de convênios firmados
entre a Seção Judiciária e a
respectiva
Procuradoria
(Fazenda Nacional, PRF, PRU,
CEF e outros);
Boas práticas
BP 4 – Utilizar, como regra, a
remessa oficial dos autos aos
órgãos públicos das intimações,
por meio de convênios firmados
entre a Seção Judiciária e a
respectiva
Procuradoria
(Fazenda Nacional, PRF, PRU,
Defensoria Pública, MPF e
outros);
Boas práticas
BP 5 – Utilizar carta de
citação com AR mão
própria;
Boas práticas
BP 6 – Remeter carta
precatória
para
as
Subseções
darem
cumprimento ao expediente,
procurando evitar caráter
itinerante, com abrangência
regional;
Boas práticas
BP 7 – Utilizar a carta
precatória recebida como
mandado para agilizar o
seu cumprimento;
Boas práticas
BP 8 – Inserir no despacho
de marcação de audiência
a responsabilidade
da
parte em trazer suas
testemunhas,
independente
de
intimação;
Boas práticas
BP 9
–
Realizar
as
audiências com o recurso
de gravação audiovisual,
dispensando
a
degravação;
Boas práticas
BP 10 – No ato de nomeação do perito
determinar (intimação do perito por
telefone/e-mail, certificando nos autos):
- Abrir prazo para apresentação de
quesitos;
- Intimar o perito para formular sua
proposta;
Boas práticas
- Sempre que possível, agendar pelo telefone/e-mail
(certificando nos autos) a data de início dos
trabalhos;
- Fixar o valor da perícia (avaliar a complexidade e casos
de justiça gratuita);
- Indicar assistentes técnicos;
- Em casos de ausência de fixação de valor de perícia,
intimar as partes para falarem sobre a proposta de
honorários. Havendo concordância, intimá-la para
efetuar o depósito. Havendo discordância encaminhar
para apreciação do juiz;
Boas práticas
- Informar ao perito de sua responsabilidade de
agendamento com os assistentes técnicos;
-Informar ao perito o prazo para conclusão dos
trabalhos, cientificando-o de possível renovação do
prazo, mediante justificativa por escrito, sem a
necessidade de devolução dos autos;
- Iniciar a perícia somente após a efetivação do
depósito;
- Somente liberar a integralidade dos honorários
periciais, após os eventuais esclarecimentos
prestados pelo perito.
Boas práticas
BP 11 - Instituir método de gerenciamento
de prazos:
- Extração de relatório;
- Método controle de alertas;
- Prazo máximo de monitoramento
mensal, podendo ser menor;
- Após o primeiro ano reduzir o prazo de
monitoramento para quinzenal ou
menor;
Boas práticas
BP 12 – Realizar publicação
diariamente;
Boas práticas
BP 13 – Organização da
estrutura da vara pelos
livros do Código de
Processo Civil;
Boas práticas
BP 14 – Estabelecer prazos para
cumprimento
dos
atos
processuais (metas do Juiz);
Boas práticas
BP 15 – No ato de elaboração de
algumas minutas, juntar, quando
possível, a execução da ordem (Ex.
despacho determinando oficiar,
acompanhado
do
expediente
correspondente);
Boas práticas
BP 16 – Criação de banco de
dados centralizado de peritos
e viabilizar consultas;
Boas práticas
BP 17 - Investimento em cursos
de aperfeiçoamento, voltados
para a realidade da Justiça
Federal;
Boas práticas
BP 18 – No ato de juntada de
substabelecimento
sem
reserva
ou
de
nova
procuração,
atualizar
a
representação no sistema;
Boas práticas
BP 19 - Compartilhar os
modelos de documentos
entre as varas;
Boas práticas
BP 20 – Não prestar
informações processuais
por telefone.
Boas práticas
BP
21
–
Institucionalizar
encontros
bimestrais
entre
diretores de secretaria por parte
da Direção do Foro e grupo
eletrônico (pauta compartilhada
entre diretores com posterior
consolidação);
Boas práticas
BP
22
–
Institucionalizar
encontros
trimestrais
entre
magistrados por parte da
Direção do Foro e grupo
eletrônico (pauta compartilhada
entre juízes com posterior
consolidação);
Boas práticas
BP 23 – No ato de determinação
de emenda, indicar o vício a ser
sanado.
Contatos – Escritórios de Processos
Geraldo Alves
Tribunal Regional Federal da 5ª Região
(81) 3425-9287
[email protected]
Filipe Ishigami
Seção Judiciária de Pernambuco
(81) 3229-6116
[email protected]