A Arte de Fazer Acontecer
A Arte da Produtividade sem Estresse
(Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity)
por David Allen
Penguin © 2002, 267 páginas
Copyright © David Allen, 2001. Utilizado por meio de acordo com a Penguin, um
membro da Penguin Group (EUA) Inc.
Foco
Gestão & Liderança
Estratégia
Vendas & Marketing
Finanças
Recursos Humanos
TI, Produção & Logística
Carreira & Desenvolvimento
Pessoal
Pequenas e Médias Empresas
Economia & Política
Indústria
Negócios Globais
Conceitos & Tendências
Ideias Fundamentais
• Geralmente as pessoas dão muita atenção a tarefas pouco importantes e muito
pouca atenção aos objetivos críticos.
• Uma mente livre de estresse reage a novas tarefas, como pedras caindo em uma
lagoa. As pedras grandes criam ondulações grandes, as pequenas criam ondulações pequenas.
• Um bom sistema de organização gera respostas adequadas a todas as tarefas.
• Coloque todas as tarefas que você precisa fazer agora, mais tarde ou no futuro em
um sistema lógico e organizado.
• Transfira tudo que estiver em sua cabeça para um sistema confiável que você
possa rever regularmente.
• Por saber que determinada tarefa está capturada em seu sistema, você pode
parar de se preocupar com ela.
• Armazene todas as suas coisas em cestas, caixas ou pastas designadas.
• Utilize os controles horizontais para colocar tudo o que comanda a sua atenção
em uma estrutura organizada.
• Utilize os controles verticais para planejar projetos de forma eficaz.
• Para pôr projetos em andamento, defina seus objetivos e princípios pessoais, visualize os resultados, faça brainstorming, organize e identifique ações.
Avaliação (máx. 10)
Geral
Aplicabilidade
Inovação
Estilo
8
10
7
7
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Este resumo é de uso exclusivo de Natalia Castro ([email protected])
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Relevância
O que você vai aprender
Neste resumo você vai aprender: 1) Como dominar a produtividade de uma forma livre
de estresse; 2) Como priorizar tarefas de forma eficaz; 3) Quais são os cinco passos que
ajudarão você a controlar seu fluxo de trabalho; e 4) Como pôr novos projetos em andamento.
Recomendação
A metáfora da mente livre de estresse como uma lagoa serena retrata bem a mensagem
deste bestseller de David Allen. Quando uma pedra é atirada num lago, o tamanho das
ondulações correspondem ao tamanho da pedra. Allen lembra que a essência da vida
livre tem a ver com tornar as ondas da sua mente compatíveis com o tamanho das tarefas existentes na sua lista. Mas você não vai chegar à lagoa serena de Allen através de
um caminho zen e silencioso. Em vez disso, você vai acalmar as águas da sua mente
construindo e mantendo um rígido sistema de organização que seja tão eficiente que
você nunca terá que se preocupar com tarefa alguma após inserida na máquina. A popularidade deste livro provavelmente se deve tanto ao nível de estresse do público como
ao nível de inovação encontrado no método de organização do autor. Muitas vezes, as
técnicas de gestão propostas por Allen são um pouco fantasiosas e envoltas em jargões.
Mas a getAbstract recomenda este manual cheio de boas ideias para promover uma vida
produtiva aos que procuram lidar com o estresse e a acumulação de afazeres na lista de
tarefas.
Resumo
“Se algo estiver
em sua mente, sua
mente não está
livre.”
Além do Calendário
Muitas pessoas hoje em dia assumem mais projetos do que conseguem lidar adequadamente, aumentando assim os seus níveis de estresse. Os próprios projetos são problemáticos. Muitos são afetados pela mudança contínua e questões a resolver, por isso nem
sempre é claro se o trabalho foi concluído ou não. Essa falta de fronteiras cria uma preocupação adicional nas organizações e obriga a reuniões e memorandos desnecessários
sobre o trabalho em andamento.
Para realizar seus projetos de forma eficaz e eficiente, você precisa atender a esses dois
objetivos:
1. Capturar tudo o que precisa ser feito agora, mais tarde ou em algum momento no
futuro através de sistema de confiança lógico e organizado que registre tudo fora de
sua própria memória, para que você não tenha que pensar sobre essas questões até
que esteja pronto para tal.
2. Discipline-se em tomar decisões antecipadas sobre a quantidade de informações e
instruções que você permitirá entrar em sua vida para que continue sempre apto a
planejar sua tarefa atual e mudar seus planos quando necessário.
Sua agenda provavelmente já está cheia, mas ela não é uma ferramenta de organização
boa o suficiente, já que mostra apenas uma pequena parte do que você tem que organizar.
Em vez disso, você precisa de um sistema de organização minucioso e abrangente. Isto
é particularmente útil para pessoas que sofrem muita distração no dia-a-dia, ou de hora
em hora, o que torna difícil a concentração ou atingir objetivos de forma eficaz.
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“Tudo o que você
considerar inacabado de alguma
forma deve ser
capturado em um
sistema confiável
fora da sua mente,
ou o que chamo
de “caixa de
entrada”, para que
possa ser revisto e
classificado regularmente.”
“Os principais
ingredientes do
controle sem
estresse são: resultados claramente
definidos (projetos)
e as próximas
ações necessárias
para tocá-los
adiante, bem como
lembretes inseridos
em um sistema
confiável que
possam ser revistos
periodicamente.”
“Sua mente passa
por cinco etapas
para realizar praticamente qualquer
tarefa: definir
objetivos e princípios, visualizar os
resultados, fazer
brainstorming,
organizar (e) identificar as próximas
ações.”
Um bom sistema de organização também é útil quando você precisa gerenciar trabalho de conhecimento, combinando os detalhes diários com os resultados do “panorama
geral”.
Criando as Ondulações Adequadas
Para que você se mantenha no estado mental correto para fazer as coisas, imagine sua
mente como uma lagoa. Se você atirar uma pedra, as águas reagem de forma adequada.
As ondas criadas na superfície são proporcionais à massa da pedra e à força do impacto.
Uma vez tendo absorvido este impacto, as águas retornam a um estado calmo e tranquilo.
Tente abordar suas tarefas de forma semelhante, dando a cada uma a quantidade adequada de atenção e esforço: nem reagindo a mais nem a menos. Para ser eficiente, devese gerir os compromissos de forma adequada, não prometendo demais e sem aumentar o
estresse. Siga estes três princípios:
1. Se algo estiver inacabado, retire-o da sua mente – Insira-o em um sistema de
confiança, ou uma “caixa de entrada”, que facilite o acesso quando for oportuno.
2. Saiba exatamente quais compromissos você assumiu – Saiba com exatidão o que
tem que fazer para honrar cada compromisso.
3. Depois de decidir quais ações devem ser executadas, estabeleça um sistema de
lembretes – Revise seus lembretes regularmente para manter-se a par.
Para testar o funcionamento desta abordagem, anote o nome do projeto ou situação que
o preocupa mais no momento. Em seguida, escreva uma lista de tudo o que você precisa
fazer para levar o projeto adiante: quais os passos que você deve tomar, com quem você
precisa entrar em contato, entre outros. Somente este exercício já deve lhe trazer uma
maior sensação de relaxamento, controle e foco. Arquive suas preocupações e ações em
um local seguro, fora da sua mente, até que esteja pronto para lidar com elas.
Gerenciando Suas Ações
Utilize bem o seu tempo limitado gerenciando suas ações. Para começar, identifique o
que você precisa com antecedência. Estude os passos de cada projeto antes de iniciá-los,
ao invés de avançar e ter que gastar mais tempo ainda lidando com eventuais problemas.
Embora muitas empresas partam da missão para os objetivos e daí para os detalhes
menores de implementação, a maior parte das pessoas está tão envolvida no dia-a-dia
dos compromissos que não tem tempo para respirar e se concentrar adequadamente na
visão do todo. Assim, um bom ponto de partida seria atualizar-se e assumir o controle
agora mesmo de todas as questões que dizem respeito a você e depois trabalhar para
ampliar sua visão. É possível assumir as rédeas dos seus compromissos, projetos e ações
por meio de controles horizontais ou verticais. Os controles horizontais coordenam suas
ações em todas as atividades que envolvem sua participação. Os controles verticais
orientam o seu pensamento através de tópicos e projetos individuais, como a sequência
de tarefas envolvidas em um projeto em particular. Se você utilizar os controles horizontais e verticais efetivamente, vai ter condições de esvaziar sua mente e terminar o que
começou com maior tranquilidade.
Dominando o Seu Fluxo de Trabalho
Para assumir o controle da sua vida, siga os cinco passos para dominar o seu fluxo de
trabalho. Esses cinco estágios vão ajudar você a gerenciar o aspecto horizontal, combinando em um sistema organizado tudo o que merece a sua atenção em um determinado
momento:
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“A maior parte das
pessoas atribuem
às coisas maior ou
menor atenção do
que seria necessário, simplesmente
porque suas mentes
não funcionam
como as águas de
uma lagoa.”
“Como as águas
reagem? A resposta
é totalmente
compatível com a
força e a massa do
input; em seguida,
retornam à calmaria. Não reagem
nem a mais nem a
menos.”
“Assim que decidir
sobre todas as
ações que precisam
ser executadas,
você deve manter
lembretes organizados sobre elas
em um sistema que
possa ser revisto
regularmente.”
“Pensar nos
resultados é um
dos meios mais
eficazes disponíveis
para tornar seus
desejos em realidade.”
1. Coletar – Você pode utilizar vários tipos de ferramentas de coleta, tais como uma
bandeja para papéis que sirva como “caixa de entrada”, um quadro ou dispositivo
eletrônico para anotações, um dispositivo de gravação de voz ou uma mensagem de
e-mail. Tire da sua cabeça tudo o que chame a sua atenção e insira nas ferramentas
o que for possível. Esvazie suas ferramentas de coleta regularmente, descartando ou
processando as informações.
2. Processar – Com cada item, pergunte-se “o que é isto?” e decida se vai arquivá-lo
para ser utilizado mais tarde ou descartá-lo.
3. Organizar – Estabeleça um sistema de organização, tal como a colocação de itens
que não exigem ação imediata em categorias. Se servirem para uma ação imediata,
coloque-os na categoria apropriada, tal como uma lista de projetos, planos de projetos e materiais, agenda, lista de lembretes das próximas ações ou lista de lembretes
de coisas que você está à espera. Encontre uma forma física para conter cada uma
dessas categorias de forma organizada, tais como uma caixa, um caderno ou um
arquivo suspenso.
4. Rever – Estabeleça um horário para fazer uma revisão semanal. Em seguida, dê uma
olhada em todas as suas ações e opções identificadas. Durante este tempo, processe
todos os itens, reveja o seu sistema e atualize suas listas.
5. Fazer – Utilize quatro critérios para determinar o que fazer. Primeiro, considere o
contexto, que é o local ou ferramentas necessárias para realizar uma ação (por exemplo, em casa com seu computador pessoal). Em segundo lugar, veja se tem o tempo
disponível para tal. Em terceiro lugar, pergunte a si mesmo se tem energia física
ou mental suficiente para a tarefa. E, quarto, estabeleça prioridades. Ou seja, se há
contexto, tempo e energia disponíveis, qual é a ação mais importante agora?
O Planejamento do Projeto
Para iniciar seus projetos com sucesso, utilize as cinco fases do planejamento. Estes
passos compõem o componente vertical da gestão da produtividade. Os passos refletem
a maneira como as pessoas pensam e planejam de forma inconsciente, embora muitas
não os sigam necessariamente quando planejam de forma consciente. Por essa razão, o
planejamento informal e natural muitas vezes acumula melhores resultados. É o tipo de
processo de pensamento ao qual você se submete para resolver as tarefas diárias, como
vestir-se, almoçar ou simplesmente ter uma conversa. Os cinco passos envolvem:
1. Definir seus objetivo e princípios – Defina o que funciona para você, concentre-se,
alinhe os seus recursos e motive-se para a ação.
2. Visualizar o resultado – Ao criar esta visão, você cria um foco que ajuda a gerar
ideias e padrões de pensamento que de outra forma não teriam surgido. Essa clareza
ajuda você a imaginar os resultados que deseja.
3. Fazer brainstorming – Para lidar com múltiplas ideias, utilize ferramentas que
ajudem você a pensar em opções, como desenhar mapas mentais (exibir graficamente sequências de pensamento) ou anotar ideias e mantenha sua mente aberta para
não julgá-las ou criticá-las; enfatize qualidade e não quantidade. Mais tarde você
poderá analisar e organizar estas ideias.
4. Organizar – Identifique as peças importantes essenciais para o seu projeto e as
separe e ordene de acordo com vários componentes, processos ou prioridades.
5. Identificar as próximas ações – Selecione a próxima ação para este projeto e para
outros no futuro. Sinalize as tarefas que você está aguardando que outros cumpram.
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“A verdadeira
questão é como
tomar as decisões
adequadas sobre o
que deve ser feito
em um determinado momento. A
verdadeira questão
é como devemos
gerenciar as
ações.”
“O objetivo da
gestão horizontal e
da vertical é o mesmo: tirar as coisas
da sua mente e
tocar os projetos
adiante.”
Produtividade sem Estresse
Agora você vai poder colocar todos esses princípios básicos em prática, implementando
seus projetos de acordo com as seguintes ações:
• Configure o seu espaço, tempo e ferramentas – Crie um bloco de tempo e prepare uma estação de trabalho onde você terá o espaço, mobiliário e ferramentas
necessárias. Basicamente, você precisa de uma superfície de escrita e espaço para
uma bandeja para papéis, embora você possa querer adicionar um fax, impressora e
outros. Mesmo que você tenha um escritório externo, coloque um pouco de espaço
em casa com um sistema que seja idêntico ao do seu escritório, assim você vai poder
trabalhar em dois lugares. Suas ferramentas devem incluir suprimentos do dia-a-dia,
como uma agenda, pastas de arquivos, fita adesiva e elásticos.
• Colete a “tralha” – Separe algumas horas para esta etapa. Comece procurando por
coisas que se encontram no lugar errado ou estejam incompletas. Coloque esses itens
na sua caixa de entrada. Posicione suprimentos, materiais de referência, decoração e
equipamentos no local adequado. Se algo que necessite da sua ação for muito grande
para sua bandeja de papéis, basta escrever uma nota que o represente em uma folha
de papel, coloque a data e o adicione ao seu sistema. Comece colocando as coisas
da sua mesa na sua caixa de entrada e depois repasse-as para outras partes do seu
espaço de trabalho, incluindo gavetas, mesas de apoio, armários, prateleiras entre
outros. Uma lista de “ações incompletas” pode ajudar você a se lembrar de outras
coisas que deseja adicionar à sua caixa de entrada, como uma lista de projetos que
você precisa começar, projetos não concluídos, compromissos que você deve honrar,
obrigações financeiras, comunicações que precisam ser feitas, seminários de treinamento que você pretende frequentar e assim por diante.
• Processe sua caixa de entrada – Seu objetivo aqui é esvaziar completamente sua
bandeja. Descarte qualquer coisa que não seja essencial, faça tudo que puder ser feito
em dois minutos, delegue tudo o que for possível, coloque lembretes sobre ações
futuras em seu sistema de organização e identifique os projetos maiores. Para ser
eficaz, processe primeiramente o item de cima, passe por um item de cada vez e
nunca coloque nada de volta na sua caixa de entrada.
• Use etapas e ferramentas para ajudá-lo a organizar o processo – Crie listas e
grupos de itens que você deseja organizar. Use pastas digitais ou físicas para manter
suas listas e qualquer informação de referência ou apoio que se aplique aos seus projetos.
• Escolha as melhores “opções de ação” – Agora que você está organizado, vai conseguir determinar o que fazer a seguir, com base no contexto do projeto, no seu
tempo e energia disponíveis a na prioridade de cada ação.
Sobre o autor
David Allen é o presidente da David Allen & Company e tem mais de 20 anos de experiência como consultor de gestão, coach executivo e educador. Ele é especialmente conhecido por seu trabalho sobre a produtividade, e tem sido convidado como palestrante e
facilitador em muitas organizações, incluindo a Oracle, LL Bean, QVC e Banco Mundial.
Ele escreve uma newsletter quinzenal chamada Productivity Principles e seu trabalho
tem destaque em várias revistas e jornais, incluindo Fast Company, Fortune e Los Angeles Times.
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