CASE STUDY
MATCERaMICA
Sector
Linha
Produtos
faiança
Empresarial
gestão comercial
recursos humanos
imobilizado
contabilidade
A satisfação das necessidades de informação em
tempo útil, a redução de tempo na introdução de
dados e a integração do sistema comercial com o
sistema de produção levaram a Matceramica a optar
por uma solução de gestão de informação. Tudo
tendo em vista o aumento da competitividade.
A Linha Empresarial da PRIMAVERA Software foi a
escolhida e correspondeu às expectativas da empresa de faianças, da região de Fátima, cuja produção
se destina essencialmente à exportação.
des a alguns utilizadores. Era fundamental também
que tivesse actualizações fiscais constantes, essenciais
para um negócio como o nosso", referiu o responsável.
Entre os fornecedores nacionais "optámos pela
PRIMAVERA Software, por nos garantir assistência
diversificada (não ficamos dependentes de um interlocutor) e por ser fácil para os utilizadores operarem
com o sistema", explicou ainda Marcelo Franco Sousa.
Ainda sobre este aspecto, o responsável sublinhou
que era fundamental uma fácil ligação entre o utilizador e o sistema. "Não podia ser muito complicado, porque, especialmente ao nível da fábrica, o nível de escolaridade é baixo e a familiaridade com sistemas informáticos era reduzida ou nula, o que tem implicações
ao nível da aceitação da mudança e da adaptação a
novas funcionalidades".
Obviamente, destacou ainda Marcelo Franco Sousa,
"não podia ser demasiado caro".
Mais tarde, já em 2004, evoluiu para a Linha Empresarial da PRIMAVERA Software, integrada com o
XPprod (Produção) da InCentea, mantendo os mesmos módulos. "A evolução para Linha Empresarial
foi natural, porque tem mais funcionalidades, integra melhor com outras soluções e trabalha com a
base de dados SQL, que oferece mais segurança",
defendeu Marcelo Franco Sousa.
As necessidades
A Matceramica precisava de melhorar os sistemas
de informação. Marcelo Franco Sousa, director-geral
adjunto da Matceramica, explicou sucintamente
que, há quatro anos atrás, detectaram que precisavam de "informação em tempo útil, para poder tratar de toda a informação mais rapidamente e poder
reagir com mais celeridade; de eliminar a repetição
de tarefas ao nível administrativo e de integrar os
sistemas comerciais, financeiro e de produção".
Além destas três necessidades foram também equacionados sistemas de manutenção e qualidade, que
foram adiados para mais tarde. Detectadas as
necessidades, a empresa procurou no mercado soluções que fizessem face a estas lacunas. E as premissas foram simples.
A escolha do fornecedor
"Queríamos que fosse um software nacional, porque
muitas vezes as soluções de multinacionais não estão
totalmente traduzidas, o que poderia trazer dificulda-
WWW.matceramica.com
A versão escolhida
Assim, para substituir os antigos sistemas – "uma
manta de retalhos, baseada em DOS, composta por
quatro ou cinco sistemas diferentes, além de folhas de
cálculo", segundo o mesmo responsável, optaram pela
PRIMAVERA Software e pelo seu parceiro InCentea, da
região de Leiria, por uma questão de competência e
proximidade. Inicialmente, em 2002, a Matceramica
decidiu-se pela Linha Profissional e pelos módulos de
Gestão Comercial, Recursos Humanos, Imobilizado e
Contabilidade da PRIMAVERA Software e ainda o sistema de Produção da InCentea. A implementação
deste sistema fez-se em três ou quatro meses.
Próximos passos
Preocupada em melhorar constantemente o seu
negócio e a celeridade com que se relaciona com os
seus clientes, a Matceramica não vai acabar por aqui
a evolução dos sistemas de informação. Vamos de
imediato avançar para os módulos de manutenção,
e a curto/médio prazo, de qualidade. Mais tarde, irá
apostar-se na área comercial, nomeadamente de
Customer Relationship Management (CRM).
"HOJE EM DIA, CONSEGUIMOS
REAGIR DE IMEDIATO ÀS
VARIAÇÕES."
Avaliação da situação
Globalmente, Marcelo Franco Sousa está satisfeito
com os sistemas da PRIMAVERA Software, e não
trocaria, neste momento, por nenhum outro. Relativamente ao sistema de produção, "ainda é cedo
para fazer uma avaliação".
Em traços gerais, estes sistemas permitiram um
aumento da competitividade. "Conseguimos um
controlo a nível de gestão, que de outro modo não
seria possível. Hoje em dia conseguimos reagir de
imediato às variações. Se antes só tínhamos os
dados relativos a determinado mês alguns meses
depois, hoje temos um conjunto de relatórios e indicadores, para todas as áreas sobre o balanço do mês
anterior na primeira semana do mês seguinte. Além
disso, podemos analisar os custos de uma forma mais
detalhada, o que contribui, indirectamente para o
aumento das vendas", explicou Marcelo Franco Sousa. Relativamente à produção, "com o novo sistema
empresa
Matceramica . Fábrica de Louça SA
situação de negócio
Necessidade de maior competitividade
Objectivos do projecto
Dotar a empresa de um sistema de informação que permitisse ter informação em
tempo útil, eliminar repetição de tarefas
administrativas e integrar sistemas
comercial, financeiro e de produção.
Alguns números
_20 a 25 utilizadores PRIMAVERA Software
_8 a 10 utilizadores XPProd
_95% da produção para exportação
_20 a 30 grandes clientes internacionais
"PODEMOS ANALISAR OS CUSTOS DE UMA FORMA MAIS
DETALHADA, O QUE CONTRIBUI, INDIRECTAMENTE PARA
O AUMENTO DAS VENDAS."
podemos saber as quebras, a produtividade de cada
empregado e vamos inclusive, implementar uma política de prémios que, de outro modo não seria possível, devido à falta de informação atempada", prometeu o director. "A produtividade também aumentou, porque publicamos informação de cada um, dos
trabalhadores, o que tem motivado os trabalhadores
que não querem ficar atrás dos outros", explicou Marcelo Franco Sousa.
Investimento
Relativamente ao investimento realizado na inovação dos sistemas de informação, Marcelo Franco
Sousa refere que "gastámos alguns milhares de
contos, em dinheiro antigo, porque muitas das inovações nos obrigaram também à substituição do
parque informático, incluindo o servidor, que era
muito fraquinho, e os postos de trabalho (muitos
deles eram ainda 486, a funcionar em DOS).O
retorno do investimento nunca foi calculado, porque
é muito difícil de quantificar. Para nós o importante
é ter informação em tempo útil e não ter tarefas
duplicadas", defendeu o responsável. Considera, no
entanto, que, "com o tempo, o investimento pagarse-á a si mesmo".
O processo de mudança
Mas mudar de sistemas de informação nem sempre é pacífico. É necessário o “patrocínio” da Direcção, que neste caso não foi problema e a adaptação dos utilizadores.
De acordo com o responsável, no que toca aos sistemas PRIMAVERA Software não houve grandes
dificuldades. "Foi uma transição calma, porque a
generalidade das pessoas já trabalhava com computadores e o processo envolveu tanto funcionários mais jovens como mais velhos que se apoiaram mutuamente. Além disso, promovemos
acções de sensibilização e formação. Tudo em conjunto contribuiu para uma transição pacífica",
explicou Marcelo Franco Sousa.
No que toca ao sistema de produção, "houve mais
problemas. A familiaridade com sistemas de informação era mais baixa, bem como o grau de escolaridade. As pessoas mostraram receio na aprendizagem e uma forte resistência à mudança. Mas
neste momento, alguns meses após a implementação, a situação está estabilizada. Foi no entanto
um processo mais demorado, para o qual terá contribuído a falta de confiança", explicou o mesmo
responsável.
SOBRE A Matceramica
A Matceramica é actualmente uma das mais importantes fábricas de faiança na Europa, a operar
em Portugal, mais precisamente em vale de ourémfátima. Com 350 empregados a tempo inteiro, 250 a
trabalhar em regime temporário e uma área
coberta de 25.000 m2. No ano de 2004, o volume de
negócios foi cerca de 15,5 milhões de euros.
A capacidade de produção é de 90.000 peças por
dia, sendo que mais de 95% desta tem como destino
países europeus e os EUA.
WWW.primaverasoftware.pt
Sobre a PRIMAVERA Software
A PRIMAVERA Software, SA é uma empresa que se
dedica ao desenvolvimento e comercialização de
soluções de software de gestão para um mercado
global, que vai das pequenas às grandes empresas, respondendo ainda às necessidades dos sectores da Construção Civil e Obras Públicas e da
Administração Pública. Com um capital social de
850.000 euros e 110 colaboradores, a PRIMAVERA
Software é líder de mercado na área do software
de gestão para PME em Portugal, Angola, Moçambique, Cabo Verde e Guiné-Bissau. Cerca de
35.000 clientes, que representam uma comunidade de mais de 100.000 utilizadores, confiam
diariamente nas Soluções PRIMAVERA Software
para melhor organizarem e gerirem os seus processos de negócio.
A PRIMAVERA Software tem a Certificação de Qualidade ao abrigo da norma ISO 9001:2000 no âmbito
da Concepção, Desenvolvimento, Produção, Apoio
Pós-Venda e Distribuição de Software.
n. verde 800 204 462
2005 . primavera software, todos os direitos resertvados
ref. ps0223
PRIMAVERA SOFTWARE, SOLUÇÕES DE GESTÃO