Estudo de caso
Resolution Group, Deutsche Börse,
Friends Life
Resolution Group, Deutsche Börse, Friends Life: O que esses conselhos têm em comum?
Gerhard Roggemann é um diretor não executivo experiente que
participa de seis conselhos diferentes. As empresas que ele
representa incluem a empresa de seguros FTSE 100 Resolution
Group, assim como a Deutsche Börse AG, onde ele é vicepresidente. Roggemann atualmente usa o serviço Diligent Board™
em vários conselhos.
Gerhard Roggemann
Diretor não executivo
Roggemann passou muito tempo de sua vida profissional na
empresa de serviços financeiros JPMorgan. Ele ocupou cargos
desde diretor-gerente na JPMorgan Frankfurt até tesoureiro
regional na JP Morgan Asia Pacific. Roggemann também passou 13
anos nos conselhos de gerência de dois Landesbanks alemães.
Dada a amplitude de sua experiência, ele está bastante ciente dos
obstáculos que os pacotes do conselho em papel podem
apresentar.
DESAFIO
Baseado na Alemanha, seu país natal, Roggemann tem uma agenda ocupada, que
demanda uma quantidade considerável de viagens pela Europa para cumprir os
compromissos nos seis conselhos dos quais ele participa.
Com as reuniões regulares dos conselhos, Roggemann dedica grande parte do seu tempo
ao preparo para as reuniões. Antes de usar o Diligent Boards, a equipe de secretariado
de cada organização compilava manualmente o material do conselho e o enviava para o
endereço residencial dele. Cada pacote continha cerca de 1.000 páginas. As inevitáveis
revisões, frequentemente de apenas uma página, também eram entregues para que
Roggemann as analisasse. Devido a sua agenda de viagens, as atualizações de informações
poderiam levar dias para chegar até ele.
A entrega de pacotes físicos de papéis, contendo informações altamente confidenciais
da empresa, também apresentava um risco de segurança. Como Roggemann frequentemente
estava em trânsito, as entregas poderiam ser deixadas em seu jardim ou com um vizinho.
O peso, por si só, de carregar vários relatórios, era outro problema. Um único pacote do
conselho podia encher uma pasta. Vários pacotes do conselho podiam encher uma mala.
Como as informações eram confidenciais e as conexões de voo não eram confiáveis,
Roggemann carregava os papéis em sua bagagem de mão. E até isso se tornou um
desafio, com a redução de limites de peso por parte das companhias aéreas.
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“Não era apenas com o peso do papel que eu precisava lidar durante as viagens,
mas com a logística disso. Em um mês, era possível que eu comparecesse a duas
ou três reuniões do conselho em uma viagem. Devido à confidencialidade dos
pacotes do conselho, a necessidade de lê-los durante os voos e a preocupação
de eles se perderem da minha bagagem, eu os levava em minha mala de mão.
Mas carregar três ou quatro pacotes do conselho em uma única viagem se tornou
impossível.”
O descarte apropriado dos documentos também era difícil. Roggemann lembrouse de um momento em que tinha quatro caixas cheias de pacotes do conselho
esperando para serem descartados.
“Assim que experimentaram a
solução de portal da Diligent,
todos os membros do conselho
a adotaram imediatamente. O
aplicativo é tão fácil de usar e
não deixa nada a desejar em
relação às versões em papel
ABORDAGEM
originais. Você pode ler, marcar
O secretariado do Resolution Group comparou uma variedade de provedores de
portal do conselho, avaliando a facilidade de uso, a segurança, o preço e a
funcionalidade como um todo. Depois de conversar com diretores do conselho,
incluindo Roggemann, o secretariado identificou as prioridades: uma solução que
fosse intuitiva, com uma estrutura que lembrasse um livro do conselho tradicional,
mas com um toque digital.
e fazer anotações da mesma
Na primeira reunião do conselho da Resolution com o uso do aplicativo Diligent
Boards para iPad, os membros tiveram a opção de usar tanto os iPads quanto os
pacotes do conselho em papel. De acordo com Roggemann, “assim que
experimentaram a solução de portal da Diligent, todos os membros do conselho
a adotaram imediatamente. O aplicativo é tão fácil de usar e não deixa nada a
desejar em relação às versões em papel originais. Você pode ler, marcar e fazer
anotações da mesma forma que faz no papel. Mas as atualizações e revisões são
entregues em tempo real. Melhor ainda, você pode dizer adeus ao peso de todo
aquele papel”.
forma que faz no papel. Mas as
atualizações e revisões são
entregues em tempo real.
Melhor ainda, você pode dizer
adeus ao peso de todo aquele
papel.”
RESULTADOS
Além da adoção imediata por parte dos membros do conselho da Resolution,
Roggemann apresentou o Diligent Boards para outros conselhos, incluindo o da
Deutsche Börse e o da Friends Life. Da perspectiva de Roggemann, usar a solução
Diligent Boards ofereceu benefícios reais em termos de economia de tempo,
funcionalidade, segurança e conveniência.
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