CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
CÁSSIO FRAGA
NOTA FISCAL DE SERVIÇO ELETRÔNICA EM UMA EMPRESA
PRESTADORA DE SERVIÇOS
CANOAS, 2008
CÁSSIO FRAGA
NOTA FISCAL DE SERVIÇO ELETRÔNICA EM UMA EMPRESA
PRESTADORA DE SERVIÇOS
Trabalho de conclusão apresentado para a banca examinadora
do curso de Ciências Contábeis do Centro Universitário La
Salle – Unilasalle, como exigência parcial para a obtenção do
grau de bacharel em Ciências Contábeis sob orientação do Me.
Nelson Prestes.
CANOAS, 2008
RESUMO
Este trabalho tem o objetivo de apresentar um breve histórico sobre a Nota Fiscal Eletrônica,
detalhando o que é, como funciona, como surgiu e as suas principais vantagens. Demonstrar o
desenvolvimento e aplicação da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica em uma empresa
prestadora de serviços, apresentando o processo de emissão de notas anterior a Nota Fiscal de
Serviço Eletrônica. Explicar como funcionou a implantação da Nota Fiscal de Serviço
Eletrônica e como ficou o novo processo de emissão de Notas emitidas eletronicamente em
uma empresa prestadora de serviço. A empresa analisada a qual implantou a Nota Fiscal de
Serviços Eletrônica, apresentou vantagens consideráveis após sua implantação, vantagens
ligadas à otimização de processos e principalmente redução de custos de envio e impressão de
documentos fiscais. De certo modo estas vantagens tornam a empresa mais competitiva em
seu ramo de atividade.
Palavras-chave: Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, Administradora
Tributária e Chave de Acesso.
ABSTRACT
This work has the objective to present a historical briefing on Electronic the Forma bill of
sale, detailing what it is, as functions, as it appeared and its main advantages. To demonstrate
to the development and application of Electronic the Forma bill of sale of Service in a
rendering company of services, presenting the process of previous note emission the Forma
bill of sale of Electronic Service. To explain as the implantation of the Forma bill of sale of
Electronic Service functioned and as it was the new process of Note emission emitted
electronically in a rendering company of service. The analyzed company which implanted
Electronic the Forma bill of sale of Services, presented considerable advantages after its on
implantation, advantages to the otimização of processes and mainly reduction of sending costs
and fiscal document impression. In certain way these advantages become the company most
competitive in its branch of activity.
Word-key: Electronic forma bill of sale, Forma bill of sale of Electronic Service,
Administrator Tax and Key of Access.
4
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 - Processo de emissão da NFe........................................................................18
Figura 2 - Processo de emissão da NFSe......................................................................19
Figura 3 - Processo de recebimento da Ne....................................................................19
Figura 4 - Ciclo de operacionalização da utilização do cartão Cafraga........................31
Figura 5 - Processo de emissão de documentos da empresa Cafraga anterior NFSe...32
Figura 6 - Processo de implantação da NFSe...............................................................36
Figura 7 - Processo de emissão da NFSe......................................................................41
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AIDF – Autorização para Impressão de Documentos Fiscais
CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
ENAT – Encontro Nacional de Administradores Tributários
ENCAT – Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais
ERP – Enterprise Resource Planning
IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística
ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias
IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
ISS – Imposto sobre a Prestação de Serviço
Ne – Nota Eletrônica
NFe – Nota Fiscal Eletrônica
NFSe – Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
SAC – Serviço de Atendimento ao Consumidor
SEFAZ – Secretaria da Fazenda Estadual
SIGE – Sistemas Integrados de Gestão Empresarial
SINIEF – Sistema Nacional de Informações Econômico Fiscais
UF – Unidade Federativa
XML – Extensible Markup Language
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO................................................................................................................. 9
1.1 Contextualização ............................................................................................................ 9
1.2 Definição do problema ................................................................................................. 10
1.3 Objetivos....................................................................................................................... 11
1.3.1 Objetivo geral ............................................................................................................ 11
1.3.2 Objetivos específicos.................................................................................................. 11
1.4 Delimitação do estudo .................................................................................................. 12
1.5 Relevância do estudo.................................................................................................... 12
1.6 Estrutura do estudo...................................................................................................... 13
2 REFERENCIAL TEÓRICO .......................................................................................... 14
2.1 Conceito sobre NFe e NFSe.......................................................................................... 15
2.2 Objetivo da NFe e NFSe............................................................................................... 15
2.3 Como funciona a NFe e NFSe ...................................................................................... 16
2.4 Como surgiu a NFe....................................................................................................... 20
2.5 Início da Ne no Brasil................................................................................................... 21
2.6 Benefícios para o emissor da NFe e NFSe ................................................................... 22
7
2.7 Benefícios para o recebedor da NFe e NFSe ............................................................... 23
2.8 Benefícios para as administradoras tributárias .......................................................... 24
2.9 Benefícios para a sociedade.......................................................................................... 24
2.10 Contingência para a NFe e NFSe............................................................................... 25
3 MÉTODO DE PESQUISA ............................................................................................. 27
3.1 Natureza da pesquisa ................................................................................................... 27
3.2 Forma de abordagem da pesquisa ............................................................................... 28
3.3 Objetivos da pesquisa................................................................................................... 28
3.4 Procedimentos de pesquisa .......................................................................................... 29
4 NFSE EM UMA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS .................................... 30
4.1 Emissão de notas anterior a NFSe ............................................................................... 32
4.1.1 Geração do faturamento ERP................................................................................... 33
4.1.2 Emissão de documentos de faturamento .................................................................. 33
4.1.3 Classificação dos documentos de faturamento......................................................... 34
4.1.4 Recebimento dos documentos de faturamento......................................................... 35
4.2 Implantação da NFSe................................................................................................... 35
4.2.1 Adequação do sistema ERP para uso da NFSe ........................................................ 37
4.2.2 Comunicação aos clientes finais e rede credenciada sobre a emissão da NFSe....... 37
4.2.3 Piloto da NFSe ........................................................................................................... 39
4.2.4 Migração para a NFSe .............................................................................................. 39
4.3 Processo de emissão de NFSe....................................................................................... 40
8
4.3.1 O sistema ERP gera o faturamento .......................................................................... 42
4.3.2 Envio NFSe para prefeitura...................................................................................... 42
4.3.3 Validação da NFSe .................................................................................................... 43
4.3.4 Disponibilização de documentos eletrônicos ............................................................ 44
4.3.5 Acessos aos documentos eletrônicos ......................................................................... 44
4.3.6 Monitoramento de acesso aos documentos eletrônicos ............................................ 46
4.4 Vantagens com a emissão da NFSe para a empresa prestadora de serviço ............... 47
4.4.1 Vantagens financeiras ............................................................................................... 47
4.4.2 Vantagens nos processos ........................................................................................... 48
4.4.3 Vantagens na apuração dos impostos sobre serviços prestados .............................. 48
4.4.4 Outras Vantagens...................................................................................................... 49
5 CONCLUSÃO................................................................................................................. 50
REFERÊNCIAS................................................................................................................. 52
ANEXO A – Carta 1 cliente final ...................................................................................... 55
ANEXO B – Decreto n° 4.407/2007 da Prefeitura Municipal de Campo Bom ................ 56
ANEXO D – Carta 1 rede credenciada ............................................................................. 60
ANEXO E – E-mail enviado para os clientes finais .......................................................... 61
ANEXO F – E-mail enviado para a rede credenciada...................................................... 62
ANEXO G – Imagem do site do cliente final .................................................................... 63
ANEXO H – Imagem NFSe ............................................................................................... 64
ANEXO I – Imagem do site da rede credenciada ............................................................. 65
9
1 INTRODUÇÃO
Este trabalho visa apresentar o estudo realizado em uma empresa prestadora de
serviços que atua no ramo de administração e convênios de cartões de crédito. O foco do
trabalho foi dirigido para análise do desenvolvimento e implantação da Nota Fiscal de Serviço
Eletrônica.
1.1 Contextualização
Por questões de sigilo a empresa que será analisada no estudo de caso solicitou que
seu nome não fosse divulgado. Chamaremos esta empresa pelo nome fictício de Cafraga.
No ano de 2007, a empresa Cafraga através de um projeto chamado Nota Fiscal de
Serviço Eletrônica, projeto que envolve a parceria entre a Cafraga e Prefeitura Municipal de
Campo Bom – RS, deu inicio a início à implantação da sistemática de emissão de Notas
Fiscais de Serviços Eletrônicas a (NFSe), sendo que Campo Bom seria o primeiro Município
do Sul do País e o quarto do Brasil a trabalhar com Notas Fiscais de Serviço Eletrônica.
Após o desenvolvimento por parte da prefeitura, onde a mesma já estaria apta a
receber e processar a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, a Cafraga desenvolveu as alterações
10
necessárias nos processos de emissão e envio de Notas Fiscais em papel para o novo processo
de emissão e envio de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
Com este desafio superado em fevereiro de 2008, a Empresa Cafraga começou a
apresentar ganhos nos resultados operacionais, tendo uma economia razoável com os custos
de impressão e postagem das notas, sem contar com o ganho e agilidade no recebimento das
notas por parte dos seus clientes.
1.2 Definição do problema
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é uma novidade que está despertando interesses não só
por parte das autoridades fiscalizadoras de impostos as chamadas (Administradoras
Tributárias) mas também, por parte do contribuinte (a empresa emissora de notas fiscais).
Em um mercado globalizado onde a competitividade a cada dia aumenta, as grandes
empresas conseguem se destacar possivelmente através de suas estratégias de mercado,
criando processos de negócios ágeis, com baixo custo e buscando cada vez mais na tecnologia
a qualidade.
A Nota Fiscal Eletrônica tem chamado atenção de empresários que buscam na
tecnologia maior agilidade para suas empresas. Atualmente a Nota Fiscal Eletrônica está em
evidência no Brasil devido ao fato de operar com grande tecnologia e estar inovando a forma
de arrecadação tributária mundial. A parceria com as Administradoras Tributárias está sendo
uma grande oportunidade para os empresários que pretendem participar e contribuir com esta
inovação.
Desta forma, este estudo tem por objetivo analisar os impactos e as vantagens da
implantação da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica em uma empresa prestadora de serviços,
onde a Administradora Tributária é uma Prefeitura, levando em consideração que atualmente
só existem 3 (três) prefeituras em todo o país que utilizam a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
e poucas empresas já conseguiram implantar seu uso.
Diante do estudo exposto, surgem os seguintes questionamentos:
Uma empresa prestadora de serviços teria vantagem em implantar a Nota Fiscal de
Serviço Eletrônica? Quais as principais mudanças nos processos internos que uma empresa
prestadora de serviços sofreria com a entrada da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?
11
O presente estudo será desenvolvido com o objetivo de responder satisfatoriamente os
questionamentos citados anteriormente e buscará demonstrar através de um estudo de caso os
principais impactos da implantação da Nota Fiscal Eletrônica em uma empresa prestadora de
serviços.
1.3 Objetivos
Esta pesquisa tem por objetivo explorar em diversos aspectos um assunto que está em
evidência no Brasil, a Nota Fiscal Eletrônica, focando a prestação de serviços.
1.3.1 Objetivo geral
O objetivo geral da pesquisa consiste em demonstrar o desenvolvimento e aplicação da
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica - NFSe em uma empresa prestadora de serviços.
1.3.2 Objetivos específicos
Para um entendimento sobre a Nota Fiscal Eletrônica e sua aplicabilidade em uma
empresa prestadora de serviços, os objetivos específicos foram divididos do seguinte modo:
a) Explicar o que é a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e Nota Fiscal de Serviços
Eletrônica (NFSe);
b) Explicar como funciona a NFe e a NFSe;
c) Apresentar um breve histórico da origem da NFe;
d) Descrever o processo de implantação da NFSe em uma empresa prestadora de
serviço;
12
e) Descrever o processo de emissão da NFSe e o processo anterior à implantação
da NFSe;
f) Demonstrar as vantagens da NFSe em uma empresa prestadora de serviços.
1.4 Delimitação do estudo
Este presente trabalho está delimitado a explicar o que é Nota Fiscal Eletrônica, como
funciona o processo de desenvolvimento de sua implantação e as vantagens da Nota Fiscal de
Serviço Eletrônica focando uma empresa prestadora de serviços. O trabalho apresentará a
visão e os efeitos internos de uma empresa, os processos que sofreram alterações, a postura
adotada perante seus clientes e os principais benefícios constados.
Não serão abordados neste trabalho fatores ligados à tecnologia, especificações de
funcionalidades técnicas, gerenciamento de bancos de dados, processamento e arquivamento
de informações eletrônicas. O foco do trabalho também não estará relacionado a explicar
como funciona o credenciamento de empresas.
1.5 Relevância do estudo
Atualmente existem muitos seminários, cursos e palestras que tem como objetivo
apresentar a Nota Fiscal Eletrônica, onde o público alvo são os empresários. Existem muitas
fontes de informações a respeito da Nota Fiscal Eletrônica, estas informações estão em
revistas, jornais, televisão e principalmente na internet.
Por ser um assunto que está em evidência, desperta interesse de muitas pessoas
principalmente quem gosta de novidades tecnológicas, ou seja, a Nota Fiscal Eletrônica será o
futuro. Possivelmente em um futuro bem próximo nenhuma empresa poderá escapar de
utilizar a Nota Fiscal Eletrônica.
13
1.6 Estrutura do estudo
A estrutura deste estudo será desenvolvida em 5 (cinco) capítulos, para melhor
entendimento sobre a Nota Fiscal de Eletrônica e sua aplicabilidade em uma empresa
prestadora de serviços. Os capítulos foram divididos em Introdução, Referencial Teórico,
Metodologia de Pesquisa, Aplicação da Análise de Dados e Conclusão.
Na introdução é onde será destacado o objetivo principal, os objetivos específicos, a
definição do problema, a relevância do estudo, a delimitação do estudo e a estrutura de como
o trabalho será elaborado.
No capítulo 2 (dois) o estudo está dirigido para o referencial teórico onde será
explicado o que é Nota Fiscal, qual o conceito da Nota Fiscal Eletrônica e da Nota Fiscal de
Serviço Eletrônica, qual o seu objetivo, como funciona, como surgiu, como foi o inicio no
Brasil, quais os benefícios ao emissor, benefícios para o recebedor, benefícios para a
administradora tributária, benefício para a sociedade e como funciona a contingência da Nota
Fiscal Eletrônica.
O capítulo 3 (três) está relacionado à metodologia de pesquisa que será adotada para a
elaboração do estudo.
No capítulo 4 (quatro) o estudo aborda a aplicabilidade da Nota Fiscal de Serviço
Eletrônica em uma empresa prestadora de serviços, onde os aspectos trabalhados serão
relacionados à apresentação da empresa analisada, como funcionava a emissão de notas
anterior a implantação da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, como foi o processo de
implantação e como ficou o processo de emissão de notas eletrônicas, também será
apresentado as principais vantagens constatadas pela empresa após a utilização da Nota Fiscal
de Serviços Eletrônica.
Por fim, no capítulo 5 (cinco) o estudo está dirigido à conclusão do trabalho, a qual
aborda as respostas referentes à definição do problema.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Ao abordar o tema de Nota Fiscal Eletrônica, temos que rapidamente conceituar a
Nota Fiscal, que serve como base para a criação e desenvolvimento da Nota Fiscal Eletrônica.
A Nota Fiscal é um documento fiscal que tem por finalidade registrar a transferência
de propriedade sobre um bem ou serviço prestado por uma empresa ou pessoa física para
outra empresa, ou podemos chamar de registro de compra e venda. De acordo com Souza
(2003, p.17):
Nas vendas a consumidor em que as mercadorias forem retiradas pelo comprador ou
entregues pelo vendedor ao comprador domiciliado na mesma localidade (cidade ou
vila), desde que nos documentos seja descritos o endereço do emitente, bem como o
nome e endereço do destinatário, poderá ser emitida a nota fiscal de venda ao
consumidor.
As Notas Fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos como para
regularizar doações, transportar bens, empréstimos de bens, ou prestação de serviços sem
benefício financeiro à empresa emissora. Para Souza (2003, p.17):
A Nota Fiscal deverá ser emitida, antes de iniciada a saída das mercadorias, seja por
vendas, transferências, remessas em consignações, doações, remessa para depósitos
fechados ou armazéns, remessas para exposições ou feiras, remessa em
demonstração etc.
Entendendo que a Nota Fiscal é o documento que regulariza a efetiva negociação de
mercadorias ou serviços prestados entre empresas ou pessoas físicas, pode-se então estudar a
Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
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2.1 Conceito sobre NFe e NFSe
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) ou Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é um
documento de existência e uso exclusivamente digital, e tem por finalidade substituir o uso da
Nota Fiscal. De acordo com Pereira (2007, p.8):
Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) como sendo um documento de
existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o
intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de
serviços, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a
autorização de uso fornecida pela administração do contribuinte.
Com a utilização Nota Fiscal Eletrônica surge à necessidade da assinatura digital, que
é gerada por um arquivo (eletrônico) adicionado a um computador que garante sua identidade
na internet, o chamado certificado digital. A assinatura digital é o único meio legalmente
aceito para que pessoas possam assinar documentos eletrônicos com a mesma validade
jurídica de sua assinatura de “próprio punho”. Sua força jurídica é garantida pela MP 2.200 de
junho de 2001, que conforme seu artigo primeiro institui:
Art. 1o Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil,
para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em
forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem
certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
(BRASIL, 2001).
Entendendo o conceito sobre Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal de Serviços
Eletrônica, podem-se detalhar quais serão os principais objetivos que levam a substituição de
documentos físicos por documentos digitais.
2.2 Objetivo da NFe e NFSe
Para simplificar o entendimento, a expressão “Ne (Nota Eletrônica)” representa a
NFSe (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) e a NFe (Nota Fiscal Eletrônica).
A Ne tem como principal objetivo criar um modelo nacional de documento fiscal
eletrônico que venha substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel.
A Ne terá validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as
16
obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento
em tempo real das operações comerciais pelo Fisco. De acordo com Cleto (2006, p.4):
Após o advento da certificação digital das empresas e pessoas, a idéia da
implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para substituí a
tradicional sistemática de emissão em papel ganhou forma. A validade jurídica
garantida pela assinatura digital do remetente ao emitir o documento fiscal,
promoverá integração dos sistemas de fiscalização nas três esferas de governo,
federal, estaduais e municipais, uma vez que prevê a padronização, racionalização e
compartilhamento das informações contábil e fiscal, assim como a integração de
todo o processo relativo às notas fiscais.
A implantação da Ne será um grande avanço e facilitará ao contribuinte, agilizando
seus processos de gestão e apuração de impostos. Também facilitará aos órgãos fiscalizadores
que terão o controle sobre as operações tributadas em tempo real.
A Ne abrangerá o imposto sobre circulação de mercadorias (ICMS), o Imposto sobre
produtos industrializados (IPI) e o Imposto Sobre Serviços (ISS). Para Izique (2006, p.46): “A
Nota Fiscal utilizada nas transações de mercadorias entre pessoas jurídicas, chamada de
modelo 1 e 1A e que deve ser guardada por cinco anos trocará o papel pelo computador”.
A Ne substituirá os modelos 1 e 1A, e terá a mesma validade jurídica da Nota Fiscal
impressa em papel. Validade jurídica que é garantida pela assinatura digital que certifica a
integridade e idoneidade da Ne pelo seu emissor junto aos órgãos fiscalizadores.
2.3 Como funciona a NFe e NFSe
A empresa emissora da nota eletrônica Ne, deverá gerar um arquivo eletrônico
contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado
digitalmente, de maneira a garantir a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico
corresponderá a Ne, que será transmitida pela internet para Secretaria da Fazenda Estadual
(SEFAZ) ou prefeitura de jurisdição do contribuinte emitente. A prefeitura ou o SEFAZ fará
uma pré-validação do arquivo e devolverá uma autorização de uso para o emissor da Ne.
O emitente após estar autorizado, poderá imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da
Nota Fiscal Eletrônica) para que a mercadoria possa transitar. Para Rocha (2005, p.7) a NFe
funcionará da seguinte forma:
A empresa emissora da NFe gerará um arquivo eletrônico contendo as informações
fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a
17
garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo corresponde a
Nota Fiscal Eletrônica.
As empresas emissoras da Ne terão que alterar a forma de emissão e envio de suas
notas fiscais. As mudanças estão relacionadas diretamente com a parte tecnológica das
empresas, precisamente em seus sistemas de gestão, os conhecidos ERPs (Enterprise
Resource Planning) ou como chamamos no Brasil SIGE (Sistemas Integrados de Gestão
Empresarial). De Acordo com Pereira (2007, p.24):
A intenção é que deixe de usar a nota fiscal em papel, unificando todas as
informações em um software capaz de transmitir pela internet à Receita todas as
informações que antes eram especificadas no documento e, na mesma hora, receber
a resposta e a autorização do Fisco.
Os ERPs terão que se adaptar a nova forma de emissão de notas, onde a impressão da
nota que é realizada em papel será substituída pelo meio eletrônico. O ERP deverá estar
preparado para gerar arquivos eletrônicos em formato XML (eXtensible Markup Language)
devidamente parametrizado em layout específico definido pelo SEFAZ.
O XML é uma linguagem universal que permite a troca de informações de forma
estruturada, este arquivo conterá as notas eletrônicas (Ne). Quando se tratar de NFe, o ERP
enviará ou transmitirá o arquivo para a Receita Federal, que será o repositório nacional de
todas as NFe’s emitidas (Ambiente Nacional), no caso de operação interestadual, será
transmitida para a SEFAZ de destino da operação. Quando se tratar de NFSe o ERP deverá
enviar o arquivo XML para a prefeitura de jurisdição do emitente.
O arquivo XML gerado pelo ERP substituirá a impressão das notas. O órgão
regularizador deverá validar os dados da nota eletrônica e confirmar sua efetiva emissão. De
acordo com o manual operacional da NFSe adotada pela Prefeitura Municipal de Campo Bom
– RS (2007, p.12): “O padrão adotado para o registro das informações relativas à NFSe, assim
como, para a transferência entre o contribuinte e a administração municipal de quaisquer
informações a ela relativa, é o padrão XML”.
Após a Ne ser validada, o destinatário receberá eletronicamente a Ne. O recebimento
corresponde a um e-mail o qual será enviado ao destinatário, neste e-mail conterá o arquivo
XML referente à nota e uma chave de acesso.
A chave de acesso é composta por 44 caracteres, com combinações variadas. O
recebedor da Ne, de posse da chave de acesso, consegue consultar sua nota fiscal eletrônica
no site SEFAZ (quando se tratar de NFe), e nos sites de cada Prefeitura (quando se tratar de
NFSe). Para Cleto (2006, p.4): “As empresas deixarão de utilizar o jurássico talonário de
18
notas fiscais e suas cópias para migrar e fazer o registro das operações através do
processamento eletrônico on line dos dados”.
Em casos de NFe o ERP deverá imprimir após a validação da nota junto ao SEFAZ o
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), a impressão deverá ser em papel
comum, em uma única via, que conterá impressa e em destaque a chave de acesso para
consulta da NFe na Internet (site do SEFAZ) e um código de barras que facilitará a captura
para confirmação de informações da NFe pelas unidades fiscais. O DANFE não é uma nota
fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta
da NFe e para circulação de mercadorias. De acordo com Izique (2006, p.47):
Com a autorização da Fazenda, a mercadoria sai das empresas acompanhada do
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), emitido em papel comum
e em única via, com todas as informações da NFe, alem de uma chave de acesso
com 44 dígitos e em código de barras bidimensional.
No caso da NFSe o emitente não precisará imprimir documento auxiliar. Para as notas
de serviço, o único meio para visualizar os dados da nota é através de consultas nos portais de
cada prefeitura. Para efetuar esta consulta o destinatário do nota deverá possuir a chave de
acesso.
Abaixo fluxo que explica como funciona o processo de emissão da NFe:
Figura 1 – Processo de emissão da NFe
Fonte: Adaptado de Brasil, 2008
O processo funciona da seguinte forma: o Sistema ERP gera o faturamento e monta o
arquivo XML, este arquivo é enviado para o SEFAZ devidamente assinado digitalmente, o
SEFAZ recebe o arquivo, verifica a veracidade das informações e autoriza a emissão na NFe,
o SEFAZ encaminha as notas para o repositório onde a nota será disponibilizada para
consultas, após a autorização do SEFAZ o ERP imprimi o DANFE (documento que circulará
junto a mercadoria até o momento de sua entrega).
19
Quando se tratar de NFSe o processo de emissão será o seguinte:
Figura 2 – Processo de emissão da NFSe
Fonte: Adaptado de Brasil, 2008
O processo de emissão de NFSe funciona da seguinte forma: o Sistema ERP gera o
faturamento e monta o arquivo XML, este arquivo é enviado para a Prefeitura de jurisdição do
contribuinte, devidamente assinado digitalmente, a Prefeitura recebe o arquivo, verifica a
veracidade das informações e autoriza a emissão na NFSe, após a autorização da Prefeitura a
nota eletrônica estará devidamente emitida.
Para os recebedores de Ne o processo de recebimento será o seguinte:
Figura 3 – Processo de recebimento da Ne
Fonte: Adaptado de Brasil, 2008.
O processo de recebimento funciona da seguinte forma: o cliente ou recebedor da Ne
receberá um e-mail do órgão regulador Prefeitura ou SEFAZ de jurisdição do contribuinte,
este e-mail conterá o arquivo XML e a chave de acesso, que é o link para visualização da Ne.
De posse deste e-mail, o recebedor poderá consultar a sua Ne e efetuar suas movimentações
fiscais e financeiras. Com a entrada na Ne, não será necessário o arquivamento da mesma, a
Ne permanecerá nos sites emissores durante 6 anos.
20
2.4 Como surgiu a NFe
A fatura eletrônica nasceu no Chile em 2003, tendo como finalidade registrar a
negociação entre empresas. A fatura eletrônica chilena inspirou o Brasil a criar o projeto NFe
que teve inicio em Abril de 2005. Conforme publicado no site do ENAT (BRASIL, 2008a):
“O projeto brasileiro de Nota Fiscal Eletrônica foi inspirado num modelo chileno. O Chile
adota, desde 2003, a fatura eletrônica para negócios entre empresas”.
O projeto NFe é coordenado pelo ENCAT (Encontro Nacional dos Coordenadores e
Administradores Tributários Estaduais) e desenvolvido em parceria com a Receita Federal do
Brasil. A finalidade do projeto é alterar a sistemática atual de emissão da nota fiscal em papel,
por nota fiscal eletrônica com validade jurídica para todos os fins.
Em dezembro de 2005, a legislação para Nota Fiscal Eletrônica foi implementada
através do Ato COTEPE n. 72 de 2005, que determinou as definições técnicas da NFe, mas
oficialmente o projeto foi lançado em Março de 2006, com algumas empresas operando como
piloto.
O Secretário Executivo do Conselho Nacional de Política Fazendária CONFAZ, no
uso de suas atribuições que lhe confere o art. 12, XIII, do Regimento da
COTEPE/ICMS, de 12 de dezembro de 1997, por este ato, torna público que a
Comissão Técnica Permanente do ICMS COTEPE/ ICMS, na sua 123ª reunião
ordinária, realizada nos dias 29 de novembro de 2005 a 1º de dezembro de 2005, em
Brasília, DF, decidiu instituir normas técnicas correspondentes a emissão da Nota
Fiscal Eletrônica, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE e dos
Pedidos de Concessão de Uso, Cancelamento e Inutilização de NFe. (ALAGOAS,
2008).
A NFe adotada no Brasil é mais complexa do que o modelo de fatura eletrônica
adotada no Chile. Esta complexidade ocorre devido às legislações do ICMS serem estaduais
contendo diferenças entre si, mas cada estado possuindo sua diversidade tributária, levando
em conta que o Brasil possui 27 estados. Este projeto representa um avanço para o país,
deixando o Brasil como um dos primeiros países a realizar a arrecadação tributária totalmente
automatizada, deixando as negociações entre empresas transparentes perante os contribuintes
e os órgãos regularizadores.
21
2.5 Início da Ne no Brasil
A NFe iniciou como um projeto desenvolvido pelas Secretarias de Fazenda dos
estados e Receita Federal sob coordenação do (ENCAT) Encontro Nacional de
Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais. O protocolo ENAT 03/05 publicado
em 27/08/2005, atribuiu ao ENCAT a coordenação e a responsabilidade pelo
desenvolvimento e implantação do projeto NFe. De acordo com a cláusula terceira do ENAT
n 03 de 2005:
Os Estados se comprometem, por intermédio do Encontro Nacional de
Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais – ENCAT, reconhecido
pelo Protocolo ICMS 54/04, a coordenar o desenvolvimento e a implantação da
NFe.(BRASIL, 2008a)
A resolução que cria a NFe oficialmente foi publicada em Março de 2006, onde 19
empresas habilitaram-se a participar como piloto. A comissão da NFe dividiu o projeto em
duas etapas, visando possibilitar uma adaptação gradativa dos contribuintes e da sociedade a
este novo modelo de emissão de notas.
A primeira etapa está circunscrita as empresas que comporão o grupo piloto,
abrangendo quatro Secretarias da Fazenda (Bahia , Rio Grande do Sul, Santa Catarina e São
Paulo). Nesta fase serão emitidas simultaneamente as notas impressas e as notas eletrônicas.
Conforme publicado no site Uol, a lista de empresas que participaram do projeto como piloto,
é:
•
BR Distribuidora de Petróleo;
•
Cervejarias Kaiser S.A.;
•
Companhia Ultragaz S.A.;
•
Eletropaulo Metropolitana Eletricidade de São Paulo S.A.;
•
Eurofarma Laboratórios Ltda;
•
Ford Motor Company Brasil Ltda;
•
General Motors do Brasil Ltda;
•
Gerdau Aços Longos S.A.;
•
Office Net do Brasil S.A.;
•
Petrobras - Petróleo Brasileiro S.A.;
•
Robert Bosch Ltda;
•
Sadia S.A.;
•
Siemens VDO Automotive Ltda;
22
•
Souza Cruz S.A.;
•
Telefônica - Telesp Telecomunicações de São Paulo S.A.;
•
Toyota do Brasil;
•
Dimed – Distribuidora de Medicamentos S.A;
•
Volkswagen do Brasil Indústria de Veículos Automotores Ltda;
•
Wickbold & Nosso Pão Indústrias Alimentícias Ltda;
Com a entrada da NFe surgiu a necessidade da criação da NFSe que irá utilizar a
mesma tecnologia das Secretarias das Fazendas, mas o órgão que irá monitorar e fiscalizar
serão as prefeituras de jurisdição do contribuinte, emissor da nota de serviço.
A NFSe é o documento que regulariza a negociação de venda de serviços, e
atualmente está implantada em 4 cidades do Brasil (Angra dos Reis – RJ, Campo Bom – RS,
Manaus – AM e São Paulo – SP), onde algumas empresas residentes nestes municípios já
estão emitindo suas notas digitalmente.
2.6 Benefícios para o emissor da NFe e NFSe
Após a implantação da Ne, as empresas emissoras poderão usufruir de algumas
vantagens que poderão refletir em benefícios. De acordo com Cleto (2006; p.4): “Além dos
benefícios gerados para o profissional contábil, a implantação da NFe gerará benefícios
também aos contribuintes. Esses benefícios são fortes tanto no aspecto empresarial quanto de
responsabilidade com as autoridades normativas”.
Abaixo destaca-se os principais benefícios para o emissor da Ne:
• Redução de custos de impressão: Com a emissão de Ne não será necessário
imprimir a nota, a Ne só terá validade junto aos órgãos regularizadores;
• Redução de custos de aquisição de papel: Com o faturamento eletrônico o
custo em aquisição de formulários fiscais diminuirá significativamente;
• Redução de custos de envio do documento fiscal: Não existirá mais o envio
físico do documento fiscal, a Ne será um documento eletrônico;
• Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais: A Ne não terá mais
que ser armazenada (arquivada) pelo emissor, a Ne uma vez emitida
eletronicamente descartará o arquivamento físico;
23
• Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF: Com a
entrada na Ne não ocorrerá mais o controle de AIDF, as notas estarão
registradas nas Prefeituras ou na Receita Federal de jurisdição do emissor, Ne
serão controladas pelo sistema ERP do emissor, onde a numeração terá que ser
seqüencial, podendo ocorrer pulos de numeração sem que o emissor justifique.
Os benefícios citados anteriormente foram extraídos e adaptados do portal nacional da
nota fiscal eletrônica. A Ne não trará somente benefícios aos contribuintes emissores, também
serão beneficiados os recebedores da Ne, as administradoras tributárias e a sociedade.
2.7 Benefícios para o recebedor da NFe e NFSe
Após o contribuinte (emissor) adotar a Ne, o recebedor (cliente) da Ne terá alguns
benefícios. Abaixo lista de principais benefícios, esta lista foi extraída e adaptada do portal
nacional da nota fiscal eletrônica.
•
Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias: A nota já é um
documento eletrônico, podendo circular pela empresa através de e-mail;
•
Agilidade do recebimento da Ne: O recebimento será através de e-mail ou consultas
nos portais dos órgãos regularizadores na Ne. O recebedor ou cliente do emissor da Ne
não precisará mais esperar o documento chegar fisicamente, a Ne poderá ser
consultada logo após a sua emissão que ocorre minutos após o envio do emissor. O
recebedor terá mais agilidade em seus processos de pagamentos;
•
Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais: Os
arquivos XMLs enviados pelos emissores poderão ser integrados com o ERP do
recebedor, podendo assim agilizar o processo de escrituração contábil e fiscal;
•
Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais: A Ne não terá mais que
ser armazenada (arquivada) pelo recebedor, a Ne ficará a disposição para consultas
nos portais de acessos das Prefeituras ou das Receitas Federais de jurisdição dos
emissores.
Estes benefícios se tornam um atrativo para os recebedores da Ne, que por sua vez,
poderão incentivar as empresas a aderirem ao uso da Ne.
24
2.8 Benefícios para as administradoras tributárias
A Ne é uma revolução para as administradoras tributárias, abaixo principais vantagens
que a Ne oferece para Prefeituras, Receita Federal e suas delegacias regionais. As vantagens
foram extraídas do portal nacional da nota fiscal eletrônica:
•
Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal: Qualquer nota emitida deverá ser
registrada pelas administradoras tributárias, o registro da emissão da Ne será em
tempo real, uma nota só poderá ser emitido após a administradora tributária validar a
mesma;
•
Melhoria no processo de controle fiscal: As notas estão em repositória nacional que
possibilitará um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os
fiscos;
•
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação: São as administradoras que
irão fornecer o valor do imposto a ser pago, não ocorrerá mais a apuração dos
impostos, onde o emissor apura qual o valor a ser pago. Com a Ne o emissor emitirá
no site da administradora tributária a guia de pagamento do imposto a ser pago.
Para Cleto (2006, p.6), “quando o processo estiver concluído, daqui a poucos anos,
não há a menor dúvida que as autoridades tributárias terão um controle maior de arrecadação,
no combate a sonegação e um crescimento expressivo do volume de tributo arrecadado”.
Quando a regularização de venda de serviços e mercadorias estiver cada vez maior, a
fonte de captura contra a sonegação fiscal aumenta, e a concorrência desleal diminui, podendo
assim proporcionar a sociedade alguns benefícios.
2.9 Benefícios para a sociedade
Não será somente os envolvidos no processo de negociação de compra ou venda de
mercadorias e serviços que serão beneficiados com a Ne, a sociedade também terá algumas
vantagens. Estas vantagens foram extraídas do portal nacional da nota fiscal eletrônica e
adaptadas para melhor entendimento, como sendo:
•
Redução do consumo de papel: Este ponto impacta direto no meio ambiente;
25
•
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias: Com a Ne surgirá a
necessidade de padronização dos relacionamentos eletrônicos, surgindo novas
oportunidades de negócio e empregos na prestação de serviços ligados a Nota Fiscal
Eletrônica.
Os benefícios estão ligados principalmente ao nosso país, que está se adiantando em
uma era digital e globalizada. O Brasil está fazendo frente a este novo mercado de tecnologia,
está sendo inovador. É um passo muito importante para o crescimento do país em um
mercado a cada dia mais globalizado.
2.10 Contingência para a NFe e NFSe
Contingência para Ne está relacionada a criar uma forma de emissão de notas que
substitua a emissão de Ne, quando por algum motivo o processo padrão de emissão de Ne não
puder ser cumprido. De acordo com Boal (2008, p.28) “Contingência caracteriza:
Impossibilidade de transmissão de NFSe; Impossibilidade de obtenção do resultado”.
Com a entrada da Ne, as administradoras tributárias terão que fornecer recursos aos
emissores quanto à contingência, devido a problemas que poderão surgir em qualquer etapa
do processo de emissão das notas.
A contingência poderá surgir por parte do contribuinte, devido a problemas técnicos
possivelmente vinculados ao ERP gerador da nota. A administradora tributária também
poderá acionar a contingência em casos de indisponibilidade do serviço ou problemas no
webservice. Também pode ocorrer a contingência vinculada a fatores externos como, por
exemplo, indisponibilidade da Internet.
Para as NFe suprir esta necessidade e não dar prejuízos aos emissores, o contribuinte
poderá adotar uma das seguintes soluções para contingência vinculada, conforme cláusula
décima primeira do ajuste SINIEF n. 07 de 2005, com alterações introduzidas pelo Ajuste
SINIEF n. 04 de 2006.
Quando em decorrência de problemas técnicos não for possível gerar o arquivo da
NFe, transmitir ou obter a resposta da autorização de uso da NFe, o interessado
deverá emitir o DANFE nos termos do § 1º ou, a critério da unidade federada, a nota
fiscal modelo 1 ou 1-A em substituição a NFe.(BRASIL, 2008b).
26
Com o uso da contingência, o DANFE substituirá a NFe por tempo determinado até
que o problema que acionou a contingência seja corrigido. O DANFE terá que ser impresso
em papel específico definido com formulário de segurança. Em contingências, o DANFE terá
que ser impresso em duas vias.
Uma das vias permitirá o trânsito das mercadorias até que sejam sanados os problemas
técnicos e deverá ser mantida em arquivo pelo destinatário pelo prazo estabelecido na
legislação tributária para guarda de documentos fiscais. A outra via deverá ser mantida em
arquivo pelo emitente pelo prazo estabelecido na legislação tributária para guarda dos
documentos fiscais.
Com o término do regime de contingência, as NFe que foram emitidas neste regime
deverão ser enviadas pelo contribuinte (emissor) para a administradora tributária que
procederá com as validações e autorizações na NFe. De acordo com Gomes (2008, p.24)
“Ação do contribuinte após a normalização será transmitir as NFe para o SEFAZ de origem”.
Para a NFSe o plano de contingência é adotado conforme a prefeitura. Para a
prefeitura municipal de Campo Bom – RS, quando ocorrer o regime de contingência o
contribuinte deverá imprimir sua NFSe em um formulário pré-definido pela prefeitura, neste
formulário terá uma tarja que identificará que a nota é uma nota impressa em contingência.
Com o término do regime de contingência, as NFSe que foram emitidas neste regime
deverão ser enviadas pelo contribuinte (emissor) para a prefeitura que procederá as
respectivas validações e autorizações necessárias.
3 MÉTODO DE PESQUISA
Este capítulo apresenta as metodologias de pesquisas utilizadas para a realização do
estudo visando atingir os objetivos propostos. Podemos definir metodologia de pesquisa
como:
O momento da descrição dos métodos que serão utilizados no trabalho, de forma que
outro pesquisador, querendo repetir a pesquisa, possa fazê-la. Ou, ainda. Se quiser
ampliar ou progredir no trabalho, tenha bem claro os limites da pesquisa já realizada.
(PRODANOV, 2006, p.52)
Através da descrição da metodologia é possível analisar a forma que o estudo foi
conduzido e se a resposta para o problema foi alcançada.
3.1 Natureza da pesquisa
O presente estudo classifica-se quanto a sua natureza, como uma pesquisa aplicada,
onde buscará adquirir novos conhecimentos de um assunto que está em evidência atualmente
no Brasil, a Nota Fiscal Eletrônica. De acordo com Vergara (1998, p.45):
A pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver
problemas concretos, mais imediatos, ou não. Tem, portanto a finalidade prática, ao
contrário da pesquisa pura, motivada basicamente pela curiosidade intelectual do
pesquisador e situada sobretudo no nível de especulação.
28
Com a pesquisa aplicada foi possível adquirir novos conhecimentos sobre a Nota
Fiscal Eletrônica e sobre a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, podendo assim montar uma base
para o desenvolvimento prático do estudo.
3.2 Forma de abordagem da pesquisa
A abordagem desta pesquisa será qualitativa, pois buscará explorar o que é a Nota
Fiscal Eletrônica e suas principais vantagens em uma empresa prestadora de serviços. De
acordo com Roesch (1999, p.154) “A pesquisa qualitativa e seus métodos de coleta e análise
de dados são apropriados para uma fase exploratória da pesquisa”.
Desta forma a pesquisa qualitativa contribui para o estudo no sentindo de indicar se
os objetivos propostos na implantação da Nota Fiscal Eletrônica em uma empresa prestadora
de serviços, resultam em benefícios para a empresa.
3.3 Objetivos da pesquisa
A pesquisa descritiva será realizada em caráter exploratório, pois não foram
elaboradas hipóteses a serem testadas neste estudo, no entanto, o resultado desta pesquisa
servirá de base para futuros estudos sobre os impactos na implantação da Nota Fiscal de
Serviços Eletrônica em empresas prestadoras de serviços. De acordo com Cervo (2007, p.63)
“Tais estudos têm por objetivo familiarizar-se com o fenômeno ou obter uma nova percepção
dele e descobrir novas idéias”.
A pesquisa exploratória permite que o assunto a ser estudado seja explorado de
diversas formas, com a finalidade de obter como resultado o conhecimento.
Por meio do estudo exploratório, busca-se conhecer com maior profundidade o
assunto, de modo a torna-lo mais claro ou construir questões importantes para a
condução da pesquisa. (BEUREN, 2004, p.80)
A pesquisa procurou explorar em diversos aspectos a Nota Fiscal Eletrônica, criando
assim uma estrutura sólida de conhecimento para abortar a implantação da Nota Fiscal de
Serviço Eletrônica em uma empresa prestadora de serviços.
29
3.4 Procedimentos de pesquisa
Será adotada a pesquisa do tipo bibliográfico para o desenvolvimento do referencial
teórico, onde a base das informações serão documentos disponibilizados em cursos realizados,
artigos publicados em revistas e jornais, leis, decretos e materiais disponíveis na internet. Para
Roesch (1999, p.154) “Na prática, implica seleção, leitura e análise de textos relevantes ao
tema do projeto, seguida de um relato por escrito.”
Cervo e Bervian (2007) colocam que a pesquisa bibliográfica procura explicar um
problema a partir de referências teóricas já publicadas em documentos, ou seja, visa conhecer
e analisar as contribuições culturais ou científicas do passado existentes sobre um
determinado assunto, tema ou problema.
Quanto à sua aplicação prática, este estudo será enquadrado como um estudo de caso,
pois irá dissecar o problema de pesquisa que é o desenvolvimento e a implantação da Nota
Fiscal de Serviços Eletrônica em uma empresa prestadora de serviços. De acordo com Yin
(2002, p.21):
O estudo de caso permite uma investigação para se preservar as características
holísticas e significativas dos eventos da vida real – tais como ciclos de vida
individuais, processos organizacionais e administrativos, mudanças ocorridas em
regiões urbanas, relações internacionais e a maturação de alguns setores.
Desta forma, o estudo de caso é o método que atende as necessidades do pesquisador
em compreender as mudanças que estão ocorrendo em uma empresa com a implantação da
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
Tendo o entendimento sobre a NFe, como funciona, as suas vantagens, a sua origem
e a metodologia de pesquisa concluída, abordar-se-á como funciona a NFSe em uma empresa
prestadora de serviços.
30
4 NFSE EM UMA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS
A empresa a ser analisada, no que tange a impactos no desenvolvimento e
implantação da NFSe, solicitou que o seu nome fosse preservado devido a questões de sigilo
empresarial, mas se propôs a fornecer qualquer material que contribua para o entendimento
desta implantação, os quais poderão ser divulgados somente após retirar qualquer dado que
possa identificar a empresa. Chamaremos a empresa em evidência pelo nome fictício de
Cafraga.
A Cafraga é uma empresa que atua no ramo de prestação de serviços, seus produtos
estão relacionados com a venda de convênio e administração de cartões de créditos, seu
público alvo é dividido em dois tipos, os clientes finais e a rede credenciada.
Rede credenciada é um tipo de cliente chamado de estabelecimento, que constitui-se
na entidade que aceita o cartão de crédito fornecido pela Cafraga. A rede credenciada está
relacionada aos estabelecimentos do tipo, postos de gasolina, farmácias, lojas, mercados, ou
seja, qualquer estabelecimento comercial que possua CNPJ.
Já os clientes finais são as empresas que contratam os serviços da Cafraga, estes
clientes são os responsáveis pela utilização do cartão de crédito, os clientes finais contratam
os serviços de administração de cartões de crédito. Estes são apenas pessoas jurídicas que
possuam CNPJ, a Cafraga não vende seus produtos para pessoas físicas.
Os clientes finais após contratarem os serviços da empresa Cafraga, disponibilizam
para seus funcionários os cartões de créditos. Estes funcionários são chamados de usuários,
31
que utilizam os cartões em qualquer estabelecimento da rede credenciada. O serviço prestado
pela empresa Cafraga, no caso do cliente final, está relacionado com um percentual cobrado
sobre o total utilizado (gasto) do cartão de crédito.
A nota fiscal de serviço emitida pela empresa Cafraga é composta dos serviços
prestados pela administração do cartão de crédito e o reembolso, que é o valor total gasto pelo
cliente, e será repassado (pago) aos estabelecimentos da rede credenciada.
Para a rede credenciada, a empresa Cafraga também cobra uma taxa (percentual),
sobre o total do valor transacionado, este valor refere-se à utilização do cartão de crédito
realizada pelos usuários (clientes finais). O percentual cobrado pela Cafraga, é chamado de
serviço prestado, este valor será a base para a apuração e pagamento de impostos. A diferença
entre o valor transacionado pelos clientes finais, menos o serviço prestado pela Cafraga, é
pago para o estabelecimento da rede credenciada.
Para melhor entendimento do ciclo de operacionalização da empresa Cafraga, abaixo
fluxo do processo de negócio da empresa.
Figura 4 – Ciclo de operacionalização da utilização do cartão Cafraga
Fonte: Autoria própria, 2008
O ciclo de operacionalização funciona da seguinte forma: o cliente final utiliza o
cartão de crédito da empresa Cafraga em qualquer estabelecimento da rede credenciada. A
rede credenciada por sua vez aceita as compras dos clientes finais (usuários) através do cartão
de crédito. A empresa Cafraga é a responsável por cobrar do cliente final o valor de utilização
do cartão de crédito e pagar o estabelecimento da rede credenciada.
32
4.1 Emissão de notas anterior a NFSe
Para analisar os impactos da implantação da NFSe, é necessário entender como
funciona o processo de emissão de notas anterior a NFSe. Abaixo fluxo do processo de
emissão de documentos de faturamento anterior a NFSe:
4.1.1
O Sistema ERP
gera o faturamento
4.1.2
O Depto Financeiro
emite os
documentos de
faturamento
4.1.3
O Depto Financeiro
classifica e envia os
documentos de
faturamento
4.1.4
Clientes recebem
os documentos de
faturamento
Figura 5 – Processo de emissão de documentos da empresa Cafraga anterior a NFSe
Fonte: Autoria própria, 2008
O processo de emissão de notas anterior a NFSe, consiste da seguinte forma: o
sistema ERP gera o faturamento, o departamento financeiro da empresa Cafraga emite
(imprime) os documentos de faturamento, o departamento financeiro separa os documentos
gerados pelo faturamento e encaminha para os clientes, os clientes recebem os documentos e
efetuam o pagamento.
De maneira detalhada explicaremos todos os passos citados, conforme o fluxo
processo de emissão de notas da empresa Cafraga anterior a NFSe.
33
4.1.1 Geração do faturamento ERP
O sistema ERP utilizado pela empresa Cafraga é um sistema desenvolvido
internamente na empresa, este sistema é dividido em módulos. Um destes módulos é o de
faturamento que é o responsável por controlar o faturamento da empresa.
O módulo de faturamento é responsável por consolidar as transações realizadas pelos
clientes finais e rede credenciada de determinado intervalo de tempo e disponibilizar as
informações para que a área financeira da empresa Cafraga possa cobrar o valor do cliente
final e pagar a rede credenciada. A consolidação destes valores é chamada de geração do
faturamento. A geração do faturamento possui funcionalidades distintas para a rede
credenciada e para o cliente final.
Para a rede credenciada, o faturamento gerado cria uma nota fiscal de serviço que
possui o valor do serviço prestado pela Cafraga e outro documento chamado demonstrativo do
pagamento, que lista o valor que a Cafraga irá pagar a rede credenciada.
Para os clientes finais, a geração do faturamento cria a nota fiscal de serviço, que é
composta pelo valor do serviço prestado e o total gasto pelo cliente final, e outro documento
chamado cobrança bancária, que é o documento que o cliente utilizará para efetuar o
pagamento a empresa Cafraga. O documento de cobrança bancária demonstra a soma do
serviço prestado pela Cafraga mais os gastos totais (reembolso) do cliente final de
determinado período.
4.1.2 Emissão de documentos de faturamento
A emissão dos documentos de faturamento consiste na impressão dos documentos
gerados pelo ERP módulo de faturamento, estes documentos são impressos em duas vias.
Uma das vias será enviada para o cliente e rede credenciada, e a outra via será arquivada.
Atualmente, a empresa Cafraga emite em média 8.000 (oito mil) notas por mês para os
clientes e 60.000 (sessenta mil) notas por mês para a rede credenciada, resultando em um total
de 68.000 (sessenta e oito mil) notas emitidas mensalmente.
34
A área financeira da empresa Cafraga após a geração do faturamento, imprime os
documentos gerados para os clientes finais e rede credenciada, a impressão destes documentos
é feita diariamente.
4.1.3 Classificação dos documentos de faturamento
Após a emissão dos documentos de faturamento, os funcionários da área financeira da
empresa Cafraga, separam os documentos dos clientes finais e os documentos da rede
credenciada. Esta separação significa grampear os documentos da rede credenciada (nota
fiscal de serviço e demonstrativo de pagamento) para cada estabelecimento destinatário, e
grampear os documentos do cliente final (nota fiscal de serviço e cobrança bancaria) de cada
cliente destinatário.
Para o cliente final, o funcionário da área financeira após separar e grampear os
documentos de faturamento analisa o valor total de cada documento para enviar aos clientes,
esta análise está relacionada ao modo como o documento será enviado ao cliente, o envio das
notas poderá ocorrer através de correio ou variglog. O critério que define a forma de envio é o
valor total da nota, notas que possuem a quantia a ser cobrada até R$ 5.000,00 o envio ocorre
por correio em carta simples. Notas que possuem a quantia a ser cobrada até R$ 99.9999,99
são enviadas por variglog normal e para as notas de clientes finais que ultrapassam o valor de
R$ 100.000,00, as mesmas são enviadas por variglog especial onde o cliente recebe o
documento até às 10h do dia seguinte à data do envio.
A preocupação da empresa Cafraga quanto à forma de envio, se dá devido ao fato que
o cliente final não procederá com o pagamento do documento enquanto o mesmo não estiver
em suas mãos. Devido a esta particularidade é que ocorre este controle de envio de
documentos atrelado ao valor da cobrança, ou seja, o valor total da nota.
Os documentos de faturamento da rede credenciada são enviados por correio normal,
quando se trata de rede credenciada, a empresa Cafraga irá pagar, e não receber, por este
motivo não há necessidade de preocupação quanto ao recebimento dos documentos por parte
do estabelecimento da rede credenciada.
35
4.1.4 Recebimento dos documentos de faturamento
Após o recebimento dos documentos de faturamento, os clientes finais procedem com
o processo de pagamento, este processo está relacionado com os lançamentos internos,
financeiros e contábeis, ou seja, o cliente final só paga um documento após o seu
recebimento. Devido a esta particularidade é que existe a preocupação da empresa Cafraga
quanto ao envio e efetivo recebimento dos documentos relacionados ao faturamento.
É muito comum para a área financeira da empresa Cafraga, negociar a prorrogação de
vencimento de seus documentos junto a seus clientes finais. Esta prorrogação resulta de
problemas de extravio do documento em seu percurso até estar de posse do cliente final. Em
alguns casos o próprio cliente final aproveita este processo que não é seguro para usufruir de
vantagens, podendo ganhar prazos para cumprir suas obrigações.
Para a rede credenciada, os documentos que são recebidos, servem apenas para
realizar os registros contábeis, uma vez que o valor será pago pela Cafraga.
Entendendo como funciona o processo de emissão de notas anterior a NFSe, pode-se
agora abordar como foi desenvolvido o processo de implantação da NFSe na empresa
Cafraga.
4.2 Implantação da NFSe
A implantação da NFSe na empresa Cafraga iniciou em parceria com a Prefeitura
Municipal de Campo Bom – RS, que é a prefeitura de sua jurisdição. Esta parceria representa
um acordo entre a prefeitura e a Cafraga onde em conjunto desenvolveriam e aperfeiçoariam a
sistemática de emissão da NFSe.
A Prefeitura Municipal de Campo Bom foi o quarto município no país a implantar a
NFSe, onde a responsabilidade da prefeitura está ligada ao desenvolvimento tecnológico e
legal que uma administradora tributária precisa para trabalhar com a sistemática de NFSe.
A empresa Cafraga em paralelo ao desenvolvimento da prefeitura iniciou o processo
de implantação da NFSe da seguinte forma:
36
4.2.1
Adequação do
Sistema ERP a
NFSe
4.2.2
Comunicação aos
clientes sobre a
emissão de NFSe
4.2.3
Piloto da NFSe com
alguns Clientes
4.2.4
Migração dos
Clientes para a
NFSe
Figura 6 – Processo de implantação da NFSe
Fonte: Autoria própria, 2008
O processo de implantação da NFSe: inicialmente o sistema ERP sofreu alterações
para emitir as notas eletrônicas. Após a adequação do sistema ERP ocorreu um plano de
comunicação aos clientes finais e rede credenciada sobre a nova forma de emissão de notas.
Após a comunicação aos clientes finais e rede credenciada, foi dado o início da emissão de
notas eletrônicas com alguns clientes finais (clientes pilotos da carteira da empresa Cafraga).
Por fim toda a carteira de clientes finais e rede credenciada foram migrados para emissão de
NFSe.
De maneira detalhada explica-se todos os passos citados conforme o fluxo processo
de implantação da NFSe.
37
4.2.1 Adequação do sistema ERP para uso da NFSe
Para adequar o sistema ERP para o processo de emissão da NFSe, inicialmente foi
necessário efetuar o levantamento de todos os requisitos internos para que a mudança dos
processos não refletisse em problemas gerados pelo sistema de faturamento. Problemas que
poderiam originar falha na emissão das notas e causar impacto diretamente no caixa da
empresa Cafraga.
O levantamento dos requisitos foi a parte mais importante na implantação da NFSe.
Este levantamento buscou entender como funciona o processo de emissão de notas manual e
como ficaria o processo de emissão de notas eletrônicas, tentando tornar o novo processo mais
ágil e eficaz para empresa Cafraga e principalmente para os clientes finais e rede credenciada.
Após a análise realizada no levantamento dos requisitos tecnológicos, o novo sistema
de faturamento começou a ser desenvolvido, tendo como base o apoio da Prefeitura de Campo
Bom, que disponibilizou toda a definição tecnológica necessária para tornar possível o
desenvolvimento e os testes de integração entre a prefeitura e a Cafraga.
Por fim, o módulo de faturamento eletrônico do ERP da empresa Cafraga já estava
desenvolvido e homologado junto à prefeitura, foi aí que começou o processo de comunicação
junto aos clientes finais e rede credenciada.
4.2.2 Comunicação aos clientes finais e rede credenciada sobre a emissão da NFSe
Como trata-se de uma novidade no cenário brasileiro, a empresa Cafraga trabalhou
fortemente na comunicação a seus clientes finais, divulgando informações sobre a NFSe e
como estes e a rede credenciada iriam receber o novo documento. Uma mudança significativa
onde a nota fiscal enviada pelo correio seria substituída pela NFSe que deverá ser acessada
através da internet.
O maior receio da empresa Cafraga era que os seus clientes não acessassem o
documento eletrônico e por decorrência não efetuassem o pagamento do título originado na
prestação do serviço. O não pagamento do documento poderia causar um grande desencaixe
38
financeiro para empresa Cafraga, com anseio deste risco, foram criados planos de
comunicação junto aos clientes finais. Estes planos foram divididos da seguinte forma:
Para os clientes finais foram enviadas 2 (duas) cartas em datas distintas, estas cartas
possuíam explicações do tipo: o que é a NFSe, como que a empresa Cafraga irá emitir estas
notas, como que os clientes finais deveriam acessar a NFSe e vantagens para os clientes que
recebessem a NFSe. Junto à carta foi enviado o decreto da Prefeitura de Campo Bom, decreto
que explica a obrigatoriedade da emissão de NFSe para empresa Cafraga.
No anexo A, consta a primeira carta enviada para os clientes finais e no anexo B o
decreto n° 4.407/2007 da Prefeitura Municipal de Campo Bom, este decreto foi enviado junto
à primeira carta. No anexo C, apresenta-se a segunda carta enviada aos clientes finais. Todas
enviadas por correio através de carta registrada, onde a empresa Cafraga certificou-se que os
clientes finais receberam os comunicados.
Outra ação adotada para a comunicação, foi envolver a área comercial da empresa
Cafraga, onde todos os clientes finais foram visitados. Nesta visita foram entregues materiais
semelhantes às cartas enviadas pelo correio, também foi atualizado o cadastro de cada cliente
final, onde o foco foi atualizar os endereços de e-mail, endereço para onde será enviado o
aviso que a NFSe e os documentos de faturamento estarão disponíveis para acesso. Após a
visita a todos os clientes, o cadastro foi atualizado no sistema ERP no módulo de faturamento
eletrônico.
Também existiram comunicações através de envio de e-mail e divulgação da NFSe no
site da empresa Cafraga, principal meio de comunicação entre a Cafraga e seus clientes finais.
Como já citado anteriormente no tópico “3.1.3 Classificação dos documentos de
Faturamento”, os clientes finais só efetuam o pagamento para empresa Cafraga após o
recebimento dos documentos de faturamento, devido a esta particularidade é que o plano de
comunicação aos clientes finais foi elaborado desta forma.
A comunicação com a rede credenciada foi bem mais simples, onde foi enviado
apenas uma carta por correio com algumas explicações sobre a adoção da NFSe pela
Cafraga, e como a rede credenciada deveria proceder para acessar o documento eletrônico.
No anexo D carta enviada para a rede credenciada.
Com o sistema ERP adequado à NFSe, a Prefeitura de Campo Bom estava pronta para
receber os documentos eletrônicos, e o plano de comunicação junto aos clientes finais e rede
credenciada concluído, a Cafraga estava apta a trabalhar com a emissão de NFSe, inicialmente
a NFSe foi emitida apenas para alguns clientes (clientes Pilotos).
39
4.2.3 Piloto da NFSe
O piloto da NFSe consistiu em eleger alguns clientes finais, para que a Cafraga possa
emitir as notas eletrônicas e testar todo o processo de emissão, validação e recebimento da
NFSe. Este processo envolve a empresa Cafraga, quem emite as notas, a Prefeitura de Campo
Bom, quem regulariza e valida a emissão das notas eletrônicas, e o cliente final que recebe a
NFSe e efetua o pagamento à Cafraga.
Para piloto foram eleitos 100 clientes finais, estes clientes estão localizados em
diversas regiões do país. O piloto com estes 100 clientes durou cerca de um mês.
O plano piloto ajudou a corrigir erros provenientes do processo interno da empresa
Cafraga e erros provenientes da própria prefeitura, estes erros foram tratados caso a caso. Um
dos principais erros detectados no piloto foi relacionado ao cadastro, onde o nome da cidade e
estado do destinatário estavam incorretos, o padrão utilizado deveria ser o padrão IBGE.
Também foram identificados erros do tipo CNPJ do destinatário inválido.
Estes erros forçaram a Cafraga a validar todo seu cadastro interno para que quando
ocorresse a migração de toda a base de clientes finais e rede credenciada, não existisse mais
este tipo de problema. Com o plano piloto executado e os erros identificados e corrigidos, a
Cafraga estava pronta para migrar toda a sua base de clientes finais e rede credenciada para a
emissão da NFSe.
4.2.4 Migração para a NFSe
A migração para a NFSe foi um marco para empresa Cafraga, esta migração ocorreu
ao término do piloto, onde todos os clientes finais e rede credenciadas passaram a receber
seus documentos de forma eletrônica, onde deixaram de receber os documentos em papel.
A migração foi quando o módulo de faturamento do ERP da empresa Cafraga, foi
substituído pelo módulo de faturamento eletrônico. Com a base de clientes finais e rede
credenciada migrada para a NFSe podemos descrever o processo de emissão de NFSe.
40
4.3 Processo de emissão de NFSe
O processo de emissão de NFSe tem com o principal objetivo transformar um
processo manual de trabalho para um sistema automático, tornando o processo mais rápido e
eficaz. O novo processo de emissão de NFSe foi dividido em 6 (seis) etapas.
Na primeira etapa o sistema ERP gera o faturamento, montando os valores a serem
cobrados dos clientes finais e os valores a serem pagos à rede credenciada.
Na segunda o ERP envia o arquivo XML para prefeitura, através de comunicação
entre webservices.
Na terceira etapa a prefeitura providencia a validação, registro e disponibiliza a NFSe
para que as mesmas possam ser acessadas.
Na quarta etapa o ERP disponibiliza os documentos de faturamento e sinaliza através
de e-mail que os documentos já estão disponíveis para os clientes finais e rede credenciada.
Na quinta etapa os clientes acessam os documentos disponíveis no site da Cafraga e
procedem com os trâmites dos registros contábeis e financeiros de modo a efetuar o
pagamento para a Cafraga.
Por fim na sexta etapa, a área financeira monitora se os documentos de faturamento
foram acessados, podendo identificar quais os clientes ainda não acessaram as NFSe.
Abaixo fluxo que demonstra as 6 (seis) etapas do projeto.
41
4.3.1
O Sistema ERP gera o
faturamento
4.3.2
O ERP envia arquivo
com as NFSe
4.3.3
A Prefeitura valida,
registra e disponibiliza
as NFSe
4.3.4
O ERP disponibiliza
os documentos no site
e envia e-mail para o
cliente avisando da
disponibilidade
4.3.5
Os clientes acessam
os documentos
eletronicos e efetuam
o pagamento
4.3.6
O Depto Financeiro
controla os acessos
as NFSe
Figura 7 – Processo de emissão da NFSe
Fonte: Autoria própria, 2008
De maneira detalhada entraremos em todos os pontos do fluxo de emissão de
NFSe, apresentado na figura 7.
42
4.3.1 O sistema ERP gera o faturamento
A geração do faturamento não sofreu alterações entre a sistemática de emissão de
notas manuais para a sistemática de notas eletrônicas.
O módulo de faturamento é responsável por consolidar as transações realizadas pelos
clientes finais e rede credenciada de determinado intervalo de tempo e disponibilizar as
informações para que a área financeira da empresa Cafraga, possa cobrar o valor do cliente
final e pagar à rede credenciada. A consolidação destes valores é chamada de geração do
faturamento. A geração do faturamento possui funcionalidades distintas para a rede
credenciada e para o cliente final.
Para rede credenciada, o faturamento gerado cria uma nota fiscal de serviço que possui
o valor do serviço prestado pela Cafraga e outro documento chamado demonstrativo do
pagamento, que lista o valor que a Cafraga irá pagar à rede credenciada.
Para os clientes finais, a geração do faturamento cria a nota fiscal de serviço, que é
composta pelo valor do serviço prestado e o total gasto pelo cliente final e outro documento
chamado cobrança bancária, que é o documento que o cliente utilizará para efetuar o
pagamento para empresa Cafraga. O documento cobrança bancária demonstra a soma do
serviço prestado pela Cafraga mais os gastos totais do cliente final de determinado período.
4.3.2 Envio NFSe para prefeitura
Após a geração do faturamento, o sistema ERP da empresa Cafraga, foi customizado
para enviar as notas fiscais de serviço para a Prefeitura de Campo Bom.
O sistema ERP possui a funcionalidade de consolidar todas as notas emitidas no dia,
criando lotes de até 50 (cinqüenta) notas, ou seja, podem existir vários lotes por dia, sendo
que a média de notas emitida pela Cafraga é 3.400 (três mil e quatrocentas notas) por dia. O
critério de utilizar até 50 (cinqüenta) notas por lote, foi adotado conforme sugestão da
Prefeitura de Campo Bom, para que o desempenho de envio seja rápido. Os envios só
ocorrem em dias úteis, ou seja, nos finais de semanas ou feriados não ocorre envio de notas.
43
O lote criado pelo ERP é no formato XML e após sua criação, são assinados
digitalmente, assim garantindo a idoneidade do emissor junto à prefeitura. A assinatura digital
adotada pela Cafraga é do tipo A1.
Após a consolidação das notas por lote, elaboração do arquivo XML e assinar
digitalmente, os lotes são enviados para Prefeitura de Campo Bom. Este envio é realizado
através de concessões entre o webservice da Cafraga com o webservice da prefeitura.
4.3.3 Validação da NFSe
A validação das NFSe é de responsabilidade da Prefeitura de Campo Bom.
Inicialmente ficou acordado entre a empresa Cafraga e a Prefeitura de Campo Bom que
apenas os seguintes dados da NFSe seriam validados:
•
CNPJ do emissor;
•
CNPJ do destinatário;
•
Cidade do destinatário;
•
UF do destinatário;
•
Alíquota informada pelo emissor;
•
Valor do imposto informado;
Estes serão os campos que serão validados pela Prefeitura Municipal de Campo Bom
após o recebimento das NFSe, caso seja detectado alguma inconsistência, a prefeitura irá
rejeitar as notas, enviando através de arquivo XML a nota rejeitada e o motivo da rejeição.
A empresa Cafraga ao receber o XML com o motivo da rejeição irá analisar o erro e
proceder a correção. Após a correção dos dados da nota rejeitada, a Cafraga irá gerar um novo
XML que conterá apenas a nota que foi rejeitada, este XML seguirá o mesmo processo de
validação da NFSe da prefeitura.
A rejeição de uma NFSe, não rejeitará todo o lote enviado e sim apenas as notas que
estiver com problemas, as demais notas que compõe o lote, se não estiverem com problemas,
deverão ficar disponíveis para visualização.
44
4.3.4 Disponibilização de documentos eletrônicos
Após a validação das notas fiscais eletrônicas junto à prefeitura, a Cafraga receberá
através de arquivo XML a confirmação que as notas já estão prontas para serem acessadas.
Neste momento o sistema ERP envia para os clientes finais um e-mail com o aviso que os
documentos de faturamento já estão disponíveis no portal de acesso (site direcionado aos
clientes finais da empresa da Cafraga). Conforme anexo E, o exemplo do e-mail que foi
enviado para os clientes finais, neste portal os clientes terão acesso a NFSe e boleto bancário.
Para a rede credenciada, o sistema ERP envia um e-mail conforma anexo F, neste email constam instruções de como proceder ao acesso dos documentos eletrônicos. Os
documentos disponibilizados para rede credenciada ficam em outro site da empresa Cafraga,
site especifico onde toda estrutura é voltada para estabelecimentos rede credenciada.
Os dois sites onde os documentos são disponibilizados, são da estrutura da empresa
Cafraga, onde os acessos são controlados através de usuário e senha previamente cadastrados.
Os documentos eletrônicos liberados para os clientes finais e rede credenciada, estarão
disponíveis nos portais ao mesmo tempo em que ocorre o envio de e-mail de aviso, desta
maneira, caso ocorra algum problema no envio ou no recebimento dos e-mails os documentos
eletrônicos já estarão disponíveis para acesso.
4.3.5 Acessos aos documentos eletrônicos
Após a disponibilização dos documentos eletrônicos em seus respectivos portais
(sites), os clientes finais e a rede credenciada deverão buscá-los para proceder com seus
trâmites contábeis e financeiros.
Os clientes finais deverão acessar o site específico da Cafraga, onde acessarão o menu
NFSe. Ao acessar este menu aparecerá uma coluna com a numeração da NFSe e outra coluna
com a número do boleto bancário e a data de vencimento. Conforme anexo G, imagem da
tela, site vinculado aos clientes finais. Quando o cliente clicar sobre o número da NFSe, o
sistema automaticamente abrirá o site da Prefeitura Municipal de Campo Bom e exibirá a
imagem da NFSe. Caso o cliente julgue necessário a imagem da nota poderá ser impressa ou
45
até mesmo salva em arquivo em seu computador. No anexo H, imagem de uma NFSe.
Quando o cliente clicar sobre o número do boleto bancário o sistema abrirá a imagem do
boleto bancário para pagamento, esta imagem também poderá ser impressa ou salva em
arquivo.
Independente do acesso ao site da Cafraga, o cliente final poderá juntamente a
Prefeitura de Campo Bom, criar um cadastro onde acessará a NFSe, podendo assim buscar a
NFSe diretamente na prefeitura. Mas para isso, os clientes terão que cadastrar-se junto à
prefeitura respeitando todo o critério de cadastramento imposto pelo município.
Para a rede credenciada, os documentos estarão disponíveis em site específico, que
possui toda estrutura necessária para atendimento à rede credenciada, neste site estão
disponíveis a NFSe e o detalhamento do pagamento realizado pela Cafraga. No detalhamento
de Nota Fiscal, a rede credenciada consultará a NFSe. Ao clicar sobre a chave de acesso, o
sistema automaticamente abrirá o site da Prefeitura de Campo Bom e exibirá a imagem da
NFSe, esta imagem poderá ser impressa ou salva em arquivo. No mesmo menu a rede
credenciada poderá buscar o detalhamento do pagamento realizado, clicando sobre o número
do pagamento. Conforme anexo I, imagem da tela do site onde a rede credenciada irá buscar
os documentos eletrônicos.
Os documentos de faturamento da rede credenciada e dos clientes finais ficam
disponíveis para acesso nos portais da Cafraga durante 6 (seis) anos, onde os clientes e a rede
poderão efetuar consultas a qualquer momento que julguem necessário. A NFSe também
ficará disponível no site da prefeitura pelo mesmo período.
A Cafraga preocupou-se em treinar uma equipe para orientar os clientes finais e a rede
credenciada em casos de problemas no acesso aos documentos eletrônicos. Caso ocorram
problemas de acesso os clientes finais, terão como suporte uma área chamada de
relacionamento e serviços, que possui toda estrutura de atendimento voltada para os clientes
finais. Ocorrendo problemas de acesso relacionados à rede credenciada, a área de suporte é o
SAC (Serviço de Atendimento ao consumidor), esta área possui toda estrutura necessária de
suporte para orientar a rede credenciada. Ambas as áreas tiveram treinamentos específicos
sobre a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
46
4.3.6 Monitoramento de acesso aos documentos eletrônicos
Com a entrada da NFSe em operação, os documentos de faturamento não são mais
enviados fisicamente para os clientes finais e rede credenciada, o que ocorre é a
disponibilização das imagens dos arquivos (NFSe, boleto bancário e demonstrativo de
pagamento).
Para a Cafraga não existe preocupação quanto a rede credenciada não acessar os
documentos eletrônicos, por que a Cafraga precisa pagar a rede credenciada e não receber. O
pagamento refere-se ao reembolso que a rede credenciada irá receber, devido ao consumo
realizado pelo cliente final.
Existe uma grande preocupação da Cafraga quanto ao recebimento dos documentos
pelo cliente final, sendo que este só efetua o pagamento do boleto bancário após ter recebido
tais documentos, caso não ocorra o recebimento, o cliente final não efetua o pagamento do
respectivo título.
Com esta preocupação, foram desenvolvidas ferramentas onde a Cafraga, terá
possibilidade de monitorar se os clientes finais acessaram os documentos disponíveis nos
sites. Este controle permite que a Cafraga emita um relatório que liste quais os clientes que
ainda não acessaram a NFSe e boleto bancário. Esta ferramenta foi liberada para área
financeira, onde foi adotado o seguinte controle: a área financeira parametriza o relatório que
lista todos os boletos que possuem data de vencimento com dois dias após a data atual e
solicita a geração deste relatório. O resultado do relatório irá demonstrar todos os clientes que
possuam pagamentos em abertos com vencimento para os próximos dois dias, mas que ainda
não foram acessados pelos clientes.
A área financeira de posse deste relatório, através de um funcionário devidamente
treinado, entra em contato com os clientes questionando se ocorreu algum problema no acesso
aos documentos eletrônicos. (caso seja necessário) a própria área financeira auxilia o cliente a
acessar o documento ou até mesmo, salva o documento em arquivo e manda por e-mail para
que o cliente possa efetuar o pagamento.
Este relatório permite que a área financeira da Cafraga possa trabalhar de maneira
organizada e prever possíveis problemas que ocasionam impacto no caixa da empresa.
47
4.4 Vantagens com a emissão da NFSe para a empresa prestadora de serviço
Após a implantação da NFSe na empresa Cafraga, os processos de emissão de notas
anterior a NFSe e o processo de emissão da NFSe foram comparados, e nesta comparação
foram constatados algumas vantagens.
4.4.1 Vantagens financeiras
Com o procedimento de emissão de notas anterior a NFSe, a empresa Cafraga tinha
um custo razoável na emissão dos documentos de faturamento, onde a média mensal deste
custo girava em torno de R$ 70.000,00 (setenta mil reais) por mês. Este valor refere-se ao
custo de envio dos documentos por correio e variglog para os clientes finais e rede
credenciada.
A Cafraga também tinha um custo com a impressão de documentos, este custo girava
em torno de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês, custo referente ao consumo de material de
expediente e tonner para impressão dos documentos e impressos em papel.
Outro custo elevado para empresa Cafraga referente à emissão de notas fiscais em
papel, é o custo com o arquivamento da segunda via dos documentos, este custo gira em torno
de R$ 500,00 (quinhentos reais) mês.
A soma dos custos totais relacionado à emissão de faturamento anterior a NFSe, girava
em torno de R$ 75.500,00 (setenta e cinco mil e quinhentos reais) mês ou R$ 906.000,00
(novecentos e seis mil reais) ano levando em consideração os valores citados anteriormente.
Como a empresa Cafraga possui uma estrutura própria de ERP, os custos com o
desenvolvimento do novo sistema estão relacionados à quantia de R$ 200.000,00 (duzentos
mil reais), este valor está relacionado à compra de novos servidores para manter a estrutura de
envio das NFSe. O custo mensal que a empresa Cafraga desembolsa para manter a estrutura
da NFSe após a sua implantação, gira em torno de R$ 7.000,00 (sete mil reais) este valor está
relacionado ao salário de funcionários e manutenção da estrutura.
Com os valores apresentados, quanto a utilização da emissão de faturamento manual e
emissão de faturamento eletrônico, fica evidente que a empresa Cafraga terá em um curto
48
prazo de tempo o retorno sobre o valor investido e durante os próximos meses uma economia
de R$ 68.500,00 (sessenta e oito mil e quinhentos reais) por mês.
4.4.2 Vantagens nos processos
Antes da implantação da NFSe a empresa Cafraga enfrentava alguns problemas com a
prorrogação de pagamento de títulos dos clientes finais e possíveis inadimplências. O
argumento usado pelo cliente final para que a data da cobrança fosse prorrogada, era que o
documento de cobrança junto com a nota fiscal não tinha chegado, assim os procedimentos de
pagamentos do cliente final não poderiam ocorrer. Nestes casos, a Cafraga emitia uma
segunda via do documento original e efetuava novamente o envio. Com a segunda via dos
documentos em mãos (boleto de cobrança e nota fiscal), o cliente final efetua seus
procedimentos de pagamento.
Na melhor das hipóteses, a Cafraga conseguia receber o valor relacionado ao
pagamento do cliente final em no mínimo 3 (três) dias após a data de vencimento do
documento original. E na pior das hipóteses, o cliente final não efetuava o pagamento,
causando um desencaixe financeiro para empresa.
Com a implantação da NFSe os problemas apontados como o não recebimento dos
documentos de faturamento foram sanados, uma vez que o documento após a sua emissão já
está liberado para acesso no portal da empresa Cafraga. E em alguns casos, os documentos de
faturamento são enviados por e-mail para os clientes para que os mesmos possam proceder
com seus trâmites de pagamentos.
4.4.3 Vantagens na apuração dos impostos sobre serviços prestados
Outra vantagem constatada pela empresa Cafraga foi quanto à apuração dos impostos.
Com a sistemática de emissão de notas fiscais manuais, a apuração de impostos era
trabalhosa, onde o profissional responsável precisava efetuar uma série de conferências para
chegar a base do imposto a ser pago.
49
Com a implantação da NFSe a apuração do imposto ficou muito mais simples, onde a
empresa Cafraga através de um funcionário habilitado, acessa o site da Prefeitura de Campo
Bom e imprimi a guia para pagamento dos impostos, esta guia será conferida com os
relatórios do ERP e será paga.
4.4.4 Outras Vantagens
Com a utilização da NFSe não há mais necessidade de arquivar a segunda via da nota
fiscal, ou seja, não existe mais a segunda via. Também não é mais necessário controlar a
numeração de AIDF, a Cafraga ficou transparente quanto a realização de operações
comerciais perante a Prefeitura de Campo Bom.
Outra vantagem constatada após a implantação da NFSe, foi a facilidade com que a
Cafraga consegue manusear um grande volume de notas ficais, onde o processo ficou mais
simples e confiável.
50
5 CONCLUSÃO
A emissão de notas eletrônicas adotada no Brasil chegou para revolucionar o mercado
brasileiro. As empresas que estão adotando a Ne registram as operações entre empresas em
tempo real junto às administradoras tributárias, operações relacionadas à compra e venda de
mercadorias ou serviços prestados. À medida que o Ne consolida-se no mercado brasileiro, as
demais empresas que não utilizam a Ne serão obrigadas a adotar esta nova sistemática de
emissão de notas. E as empresa que atuam clandestinamente tornando a concorrência desleal,
concorrência esta que sonega imposto estarão com seus dias contados.
Para implantar a Ne as empresas deverão prever e efetuar as alterações necessárias em
seus processos de faturamento tradicional, de modo a tornar a implantação mais fácil e por
conseqüência tornar o novo processo mais ágil e eficaz. A implantação da NFSe realizada
pela Cafraga foi voltada à comunicação a seus clientes, onde a preocupação era que a nova
forma de emissão de notas não fosse aceita pelas empresas clientes ligadas a Cafraga. A não
aceitação poderia refletir em problemas financeiros para a Cafraga.
Foi constado que a Cafraga obteve inúmeras vantagens com a implantação da NFSe,
vantagens ligadas ao processo de faturamento e principalmente vantagens financeiras, onde
ocorreu uma economia considerável na comparação entre o processo de emissão de notas
anterior a NFSe e com o novo processo da NFSe.
51
As principais mudanças na empresa Cafraga com a implantação da NFSe foram
relacionadas a customização do seu sistema ERP, que possui o papel de gerar o faturamento.
Também foi realizada customização nos processos de envio de notas, deixando de ser manual
e se tornando um processo automático, tornando o processo mais ágil e eficaz.
Será inevitável a utilização da Ne para as empresas localizadas no território brasileiro.
A cada dia que passa, novas empresas estão adotando esta nova sistemática de emissão de
notas, incentivando mais ainda o uso do meio eletrônico para tal. Cabem as empresas que
pensam no futuro voltar, seus interesses para esta nova tecnologia e buscarem parcerias entre
prefeituras e receitas estaduais e que possam assim usufruir das inúmeras vantagens que esta
sistemática possa gerar.
52
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ANEXO A – carta 1 cliente final
ANEXO B – Decreto n° 4.407/2007 da Prefeitura Municipal de Campo Bom
57
58
59
ANEXO C – Carta 2 cliente final
60
ANEXO D – Carta 1 rede credenciada
61
ANEXO E – E-mail enviado para os clientes finais
62
ANEXO F – E-mail enviado para a rede credenciada
63
ANEXO G – Imagem do site do cliente final
64
ANEXO H – Imagem NFSe
65
ANEXO I – Imagem do site da rede credenciada