Procedimentos Fim de Ano - PRIMAVERA
A finalidade deste documento é, essencialmente, clarificar os procedimentos a considerar antes da “abertura
de ano” e a forma como realizar esta operação.
O manual está estruturado de acordo com as acções a considerar para a realização da “Abertura de ano” na
aplicação de Gestão Comercial Primavera Software Versão Professional v8/v8.10/v9
Alertamos, no entanto, que caso a sua empresa não possua os módulos de Inventário (Stocks) e Tesouraria –
Pagamentos e Recebimentos (Contas Correntes), o primeiro e segundo ponto deste documento não está
direccionado para a sua organização, podendo assim, passar directamente para o ponto nº 3.
1. Inventário de fim de ano
No final de cada ano fiscal (normalmente de Janeiro a Dezembro), é necessário proceder à contagem e
inventariação de stocks (Mercadoria, prod. Acabado, Matéria Prima, etc...), este procedimento permite à
organização ter uma noção real do estado da empresa.
Recomenda-se, porém, que este procedimento tenha uma periodicidade mais regular, tanto mais, que a
atual V8 e v9 da Primavera já permitem o fecho mensal de stocks.
Antes de proceder à realização do inventário terá que considerar os seguintes pontos:
1 - Deverá emitir todos os documentos relativos ao ano de 2015 que
possam provocar alterações nos movimentos de stock, sejam eles
documentos de compras ou de vendas.
2 - Proceder ao Recálculo de Stocks através do módulo “Inventário” na
opção “Utilitários”
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2 - Preparação do Inventário
Para quê proceder à preparação do Inventário?
Porque ao fazê-lo, os artigos que seleccionar na preparação do inventário não são passíveis de
movimentações de stocks, ou seja, ninguém pode dar entrada ou saída dos mesmos enquanto o inventário
estiver a decorrer.
Como proceder à preparação do Inventário?
Para reunir a informação necessária de contagem de stocks e fazer a preparação do inventário com o auxílio
da aplicação deverá seguir os seguintes passos:
1º Aceder à opção “Preparação de Inventário” em “Inventários”;
2º Seleccionar os critérios que achar necessários para a realização do inventário, armazém, tipos de artigo,
podendo também fazer restrições por artigo, por família, etc.;
3º Seleccionar a opção “Gravar” de forma a fixar a lista de artigos a inventariar;
3 - Contagem do Inventário
Como proceder à contagem do Inventário?
Para realizar e registar a contagem física e manual dos artigos em stock, deverá seguir os passos abaixo
indicados:
1º Aceder à opção “Contagem Física” em “Inventários” para proceder à contagem das quantidades em
stock;
2º Seleccionar no ícon da lupa o inventário dos artigos que foi preparado nos passos anteriores e
“Confirmar” de forma a transportar para a listagem;
3º Na coluna da contagem física terá que colocar manualmente as quantidades de cada artigo em stock
físico. Desta forma, a aplicação irá confrontar com o stock contabilizado pelo sistema e analisar as
diferenças, sendo feitos os acertos necessários a considerar na altura de encerrar o Inventário.
É possível ir fazendo a gravação da contagem para que não se verifique uma perca na informação já
introduzida no sistema;
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4º Após a introdução das quantidades resultantes da contagem física, deverá seleccionar a opção “Outras
Operações” e optar por “Encerrar Inventário”. Ao fazê-lo a aplicação irá gerar automaticamente, caso
existam, os acertos de inventário (positivos ou negativos). Estes acertos são realizados através de
documentos que não permitem a manipulação por parte dos utilizadores. A valorização dos mesmos é pelo
PCM;
Nota: A contagem dos artigos em stock pode ser realizada recorrendo a utilização dos terminais portáteis
para o efeito.
Como emitir uma listagem do inventário da empresa?
Para emitir uma listagem dos artigos em stock com a respectiva valorização poderá fazê-lo através da
opção “Exploração”>”Inventários” dentro do módulo Inventário.
Nesta opção selecciona qual o tipo de valorização que pretende atribuir aos artigos em stock, preço de
custo médio (PCM), preço de custo último, pvp1, etc
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2. Contas Correntes
Antes de proceder à passagem de ano aconselhamos a emissão da listagem de contas correntes (Clientes e
Fornecedores) de forma a fornecer e confrontar os dados com a contabilidade.
Para o fazer deverá aceder à opção “Exploração”>”Pendentes” dentro do módulo de “Tesouraria”.
Esta opção só está disponível para as empresas que possuem este módulo.
3. Outros Dados a analisar
Sugerimos, também, a análise de algumas listagens que vos permitem ter um melhor controlo da situação
comercial da empresa no final do ano.
Uma das listagens a analisar será a das Guias de Transporte e Encomendas de Clientes por
converter/transformar, para isso basta no módulo de “Vendas” aceder à opção “Exploração”> “Documentos
Emitidos”
Poderá também analisar a listagem com os orçamentos pendentes, sendo que para isso na mesma opção de
“Exploração” acede a “Orçamentos” >”Orçamentos de Clientes”
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4. Cópias de Segurança
Antes de realizar as operações do tópico seguinte que completa os procedimentos da passagem de ano na
aplicação deverá realizar cópias de segurança por cada exercício sujeito à passagem de ano.
Como fazer cópias de seguranças na aplicação Primavera?
As cópias de segurança terão que ser realizadas através do Administrador Primavera.
Acedendo ao Administrador basta seleccionar o exercício para o qual pretende realizar a cópia de segurança e
com o botão do lado direito na opção “Manutenção” selecciona “Cópia de Segurança”
5. Criação de uma Nova Série para 2015
Finalmente e após ter realizado todos os procedimentos de final do ano, poderá proceder à passagem de ano
no Primavera Software.
Para proceder à passagem de ano do(s) exercício(s) terá que considerar qual a Série de documentos que
pretende seguir. Isto é, se pretende iniciar uma nova série de facturação, iniciando os contadores a zero e
começando com nova numeração, ou, se prefere continuar com a numeração existente.
Sugerimos a reinicialização dos contadores, por exemplo, para o ano 2016 poderão utilizar a série 2016.
Como realizar o procedimento da passagem de ano?
Para proceder à passagem de ano deverá seguir os seguintes passos:
1º Aceder ao Administrador Primavera;
2º Na opção “Empresas”, selecionar a empresa que irá ser sujeita à passagem de ano;
3º Aceder a “Logística e Tesouraria” > “Reconstruções”;
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4º Colocar um visto em todas as opções e “Confirmar”;
5º Na opção “Gestão de Exercícios;
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6º No 1º quadro apresentado deverá fazer “Seguinte”;
7º No 2º quadro apresentado deverá fazer “Criar um novo exercício”;
8º No 3º quadro apresentado deverá fazer “Seguinte”, tendo em conta o novo exercício a criar (2016), com
base no de 2015.
9º No quadro seguinte, selecionar todos os módulos disponíveis; Clicar em “Seguinte”.
10º No quadro seguinte, clicar em “Finalizar” e depois em “Terminar”.
11º Voltando à opção das empresas, selecionar “Logística e Tesouraria” >”Criação de Séries”.
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11º No quadro seguinte, selecione os documentos que pretende considerar (recomendado selecionar todos)
na nova série a ser criada e faça “Próximo”;
12º Terá que optar por uma das duas alternativas “criar uma Série indicando todos os atributos”, ou, “criar
uma série copiando os atributos de uma Série já existente” (recomendado). Após seleccionar a opção
pretendida faça “Próximo”;
13º a) - Caso escolha a primeira opção, no quadro seguinte no campo “Série” insira o código e respectiva
descrição (por ex: 2016 – Série de 2016). Indique a data inicial e final de validade da Série (ex: 01/01/2016
até 31/12/2016), assim como os limites da numeração que a Série terá na emissão de documentos (ex: 0
até 9999999999).
b) - Caso opte pela segunda opção (recomendado) insira o código da Série que pretende copiar, selecione
“Aplicar a todos os documentos. (Deverá ser considerado se pretende reiniciar a numeração dos
documentos (Selecionando “Reiniciar valores” abaixo da opção “Último Documento (Número/Data).
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14º Clique em “Próximo” e no quadro seguinte valide as opções da nova série a criar (conforme imagem
abaixo)
15º Clique em “Próximo” e de seguida em “Finalizar”;
Nota Final:
Cumpridos os passos supracitados a passagem de ano terá sido realizada com sucesso.
Após a realização da passagem de ano, poderão continuar a facturar no ano de 2015, sendo que, para isso
terão que ao emitir os documentos selecionar a série 2015 e ter em atenção as datas do documento.
Alertamos que legalmente, têm 5 dias úteis para faturar os serviços / produtos já colocados á disposição do
cliente, pelo que numa situação normal em 2016 nunca poderão faturar algo de 2015 após o dia 8.
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6. Outras considerações
Caso tenha dificuldades na interpretação deste documento e na realização dos passos mencionados em cada
um dos 5 pontos apresentados poderá contactar o nosso departamento técnico Primavera.
Relembramos que este serviço terá que ser solicitado à Pontual com antecedência para o respectivo
agendamento. A resposta às solicitações técnicas irão respeitar os seguintes critérios:
1º Prioridade de marcação para os clientes que possuem contrato de Tele-Assistência com a Pontual;
2º Para clientes sem contrato a marcação será por ordem de chegada do pedido.
O serviço poderá ser executado pelo técnico localmente, por telefone ou por assistência remota, em qualquer
um destes tipos de assistência o tempo será cobrado ao cliente, ao nosso valor hora de 40€ (clientes com
teleassistência) ou 50€ (clientes sem contrato) e em múltiplos de 30 minutos ou abatido ao pacote de horas
contratado.
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