Gestor Imobiliário
Univen 4.7
Gerenciador de Carteiras de Imóveis
INDICE
Apresentação........................................................................................................................... 5
Principais Características ........................................................................................................ 5
Requisitos Mínimos Exigidos................................................................................................. 6
Instalação ................................................................................................................................ 7
Importante ............................................................................................................................... 8
Tela Principal.......................................................................................................................... 8
CONSULTA ........................................................................................................................... 9
Consulta de Imóveis ............................................................................................................... 9
a) Conhecendo a tela Consulta de Imóveis ............................................................................. 9
Consulta de Clientes .............................................................................................................12
a) Conhecendo a tela Consulta de Clientes...........................................................................12
CADASTRO .........................................................................................................................13
Cadastro de Imóveis .............................................................................................................13
a) Conhecendo a tela Cadastro de Imóveis ...........................................................................13
a) Cadastrando um novo imóvel...........................................................................................19
b) Cadastrando um imóvel com as características do imóvel atual ......................................20
c) Alterando o proprietário do imóvel corrente ....................................................................20
d) Inserindo a(s) foto(s) do imóvel corrente .........................................................................20
e) Excluindo a(s) foto(s) do imóvel corrente........................................................................21
f) Copiando a(s) foto(s) do imóvel corrente em um diretório qualquer ...............................21
g) Visualizando os interessados do imóvel corrente.............................................................22
CADASTRO DE CLIENTES...............................................................................................22
a) Conhecendo a tela Cadastro de Clientes...........................................................................22
b) Cadastrando um novo cliente ...........................................................................................28
c) Visualizando os imóveis do cliente corrente ....................................................................28
d) Consultando imóveis via Cadastro de Clientes ................................................................29
e) Visualizando os imóveis consultados por um determinado cliente ..................................29
f) Cadastrando uma pretensão ..............................................................................................30
g) Visualizando a(s) pretensão(ões) de um determinado cliente ..........................................30
h) Agendando compromissos vinculados aos clientes..........................................................31
Editando e Criando documentos no Microsoft Word®........................................................31
CADASTRO DE IMOBILIÁRIAS ......................................................................................32
a) Conhecendo a tela Cadastro de Imobiliárias ....................................................................32
b) Cadastrando imobiliária ...................................................................................................34
CADASTRO DE LOGRADOUROS ...................................................................................34
a) Conhecendo a tela Cadastro de Logradouros ...................................................................34
b) Importando Cadastro de Logradouros ..............................................................................36
CONFIGURAÇÕES .............................................................................................................36
CADASTROS AUXILIARES..............................................................................................37
2
Tipos de imóvel e referência .................................................................................................38
Legenda dos Campos Detalhes .............................................................................................39
a) Alterando os Dados da Empresa.......................................................................................41
b) Alterando Logotipo ..........................................................................................................41
c) Configurando a Internet ....................................................................................................41
1. Configurando Servidor de e- mail .....................................................................................41
2. Configurar Univen Web para transferência de fotos ........................................................42
3. Configurando Univen Web para transferência de Imóveis...............................................42
CADASTRO DE USUÁRIOS .............................................................................................42
a) Cadastrando usuário .........................................................................................................44
USUÁRIOS LOGADOS ......................................................................................................44
PREFERÊNCIAS DO USUÁRIO........................................................................................44
COMPARTILHAR AGENDA DE COMPROMISSOS ......................................................45
a) Incluindo um novo usuário ...............................................................................................46
b) Removendo Usuário Compartilhado ................................................................................46
Importação do Banco de Dados de Terceiros .......................................................................46
c) Importando Banco de Dados de Terceiros .......................................................................46
MANUTENÇÃO DE REGISTROS .....................................................................................47
a) Desmarcar Imóveis – Internet/Jornal................................................................................47
b) Excluir Imóveis do Banco de Dados ................................................................................47
c) Excluir clientes INATIVOS do Banco de Dados .............................................................47
d) Incluir e Remover Imóveis Ativos num Grupo da Internet ..............................................48
AGENDA DO CORRETOR ................................................................................................48
a) Cadastrando um novo compromisso.................................................................................49
a) Enviando uma nova mensagem........................................................................................51
b) Salvando a nova mensagem na pasta Rascunhos .............................................................51
c) Respondendo uma mensagem ..........................................................................................51
d) Excluindo mensagens .......................................................................................................51
e) Criando pastas...................................................................................................................51
f) Movendo mensagens para outras pastas ...........................................................................52
CLIENTES COM INTERESSE COMUM EM MINHA CARTEIRA:...............................52
a) Visualizando clientes com interesse comum em minha carteira ......................................52
Contrato de Exclusividade a Vencer: ...................................................................................53
UNIVEN WEB .....................................................................................................................54
a) Transferindo Imóveis para a Imobiliária Virtual ..............................................................54
CONFIGURANDO UM GRUPO DE IMOBILIÁRIAS. ....................................................55
CONTRATO DE EXCLUSIVIDADE .................................................................................57
COMPARTILHANDO IMÓVEIS .......................................................................................59
COMPARTILHANDO VÁRIOS IMÓVEIS DE UMA VEZ NO UNION GROUP ...........61
CONSULTANDO IMÓVEIS DO UNION GROUP ...........................................................63
TRANSFERINDO IMÓVEIS PARA O GRUPO DE IMOBILIÁRIAS .............................65
ANOTAÇÕES PESSOAIS ...................................................................................................67
Cadastro:...............................................................................................................................67
Pesquisa:...............................................................................................................................67
b) Como cadastrar uma nova anotação .................................................................................68
b) Como pesquisar uma anotação cadastrada .......................................................................68
RELATÓRIOS .....................................................................................................................68
3
Anúncios ...............................................................................................................................68
a) Gerando Relatórios de Anúncios ......................................................................................69
Faixas e Placas:.....................................................................................................................69
a) Gerando relatórios de Faixas e Placas ..............................................................................70
Registro de Consultas:..........................................................................................................70
a) Emitindo relatórios de Registro de Consulta ....................................................................71
Etiquetas: ..............................................................................................................................71
Configurar Layout das Etiquetas: .........................................................................................72
a) Configurando Layout das Etiquetas .................................................................................72
Editar Dados com Word .......................................................................................................72
a) Editando Dados com o Word............................................................................................73
Ficha de Captação de Imóvel................................................................................................74
Ficha de Captação do Cliente ...............................................................................................75
Recibo Avulso ......................................................................................................................75
a) Preenchendo o Recibo Avulso..........................................................................................76
Recibo da Imobiliária ...........................................................................................................76
a) Preenchendo Recibo da Imobiliária..................................................................................77
Nota Promissória ..................................................................................................................77
a) Preenchendo a Nota Promissória ......................................................................................78
Auditoria de Banco de Dados ...............................................................................................78
a) Executando Auditoria do Banco de Dados (***) .............................................................79
b) Exportando auditoria para o Excel ...................................................................................79
c) Imprimindo Listagem Completa.......................................................................................79
c) Imprimindo Listagem Resumida......................................................................................79
SAINDO DO SISTEMA ......................................................................................................80
4
Apresentação
O Univen foi desenvolvido especificamente para corretores autônomos ou
imobiliárias com o objetivo de agilizar e personalizar o atendimento do corretor,
simplificando a administração da carteira de imóveis para venda ou locação.
Através de telas simples e objetivas, você cadastra e consulta seus imó veis,
agenda compromissos, acompanha negociações, controla estadias de placas, os
anúncios, emite relatórios, gráficos estatísticos e muito mais...
A preocupação com o treinamento dos usuários à distância, como prioridade nesta
etapa, mobiliza esforços para que o software e o manual caminhem juntos, com
uma mesma linguagem.
Principais Características
ü Cadastro de imóveis para venda e locação;
ü Inclusão de inúmeras fotos por imóvel;
ü Consulta fácil e rápida;
ü Mapa de localização do imóvel;
ü Emissão de recibos e notas promissórias;
ü Acompanhamento de negócios através do histórico de imóveis e de
clientes.
ü Gerenciador de status dos usuários;
ü Anotações pessoais;
ü Controle de anúncios;
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ü Agenda do corretor;
ü Gráficos estatísticos;
ü Backup automático do banco de dados;
ü Compatível com Windows 95 ou superior;
ü Multiusuário - Novell e Windows.
Requisitos Mínimos Exigidos
ü Processador Intel Pentium 4 ou AMD Athlon XP;
ü Sistema operacional Microsoft Windows 2000 com Service Pack 3 (SP3),
Microsoft Windows XP ou um sistema operacional posterior;
ü Software antivírus atualizado regularmente;
ü 512 MB de memória RAM;
ü 40 GB HD;
ü Placa Rede de 100 MB;
ü Monitor Super VGA (800 x 600) ou monitor de alta resolução com 16 bit's
color;
ü Gravador de CD-ROM - Item indispensável para que se possa efetuar o
backup das informações
6
Instalação
Coloque o CD no drive e aguarde, quando aparecer a tela “Assistente de
Instalação”, clique na opção “Univen”, e depois em “Instalar Univen”. Veja a
figura abaixo:
7
Neste momento o “Assistente de Instalação” verificará as configurações de seu
computador, aguarde e clique no botão “Next”. Para finalizar clique no botão
“Finish” quando solicitado.
O “Assistente de Instalação” criará um atalho de acesso ao programa na área de
trabalho do Windows, ao acessar o programa será solicitado o usuário e a senha,
digite UNION.
Importante
Dependendo da configuração de seu computador, o “Assistente de Instalação”
pedirá que reinicie seu computador através do botão “Restart”.
Tela Principal
Segue abaixo uma ilustração da tela principal, com a descrição dos seus
componentes.
8
CONSULTA
Este módulo permite consultar os imóveis e clientes, emitir relatórios, visua lizar
consultas efetuadas pelos clientes, agendar compromissos, etc. O objetivo é
promover o atendimento ao cliente, de uma maneira eficaz e personalizada.
Consulta de Imóveis
a) Conhecendo a tela Consulta de Imóveis
A “Consulta de Imóveis” fornece todos os recursos que dizem respeito a pesquisa
de imóveis. Você poderá definir as c ondições da pesquisa, e pressionando o botão
9
Consultar será exibida uma lista com todos os imóveis conforme as condições
informadas. Veja a ilustração abaixo:
Resultado da pesquisa
Seleciona o modelo do gráfico.
Registra o interesse pelo imóvel atual ou as condições do imóvel
pretendido.
Acessa a ficha do imóvel selecionado e/ou o Cadastro de Imóveis.
Consulta os imóveis conforme as condições informadas.
Limpa as condições informadas.
10
Imprime relatórios.
Sai da Consulta de Imóveis.
1) Montando condições: informe as condições da pesquisa através dos campos
disponíveis.
2) Ordenando o resultado da pesquisa: para visualizar o resultado de uma forma
mais organizada, selecione no campo “Ordenar por”: escolha a opção mais
adequada, veja o exemplo na ilustração acima.
3) Visualizando as informações dos imóveis: o resultado da pesquisa é
demonstrado através de uma lista, com algumas informações sobre os imóveis,
para visualizar as informações de um modo mais detalhado, selecione-o na lista e
pressione o botão Ficha.
4) Imprimindo o resultado da pesquisa: pressione o botão Imprimir e selecione o
modelo do relatório desejado, caso deseje imprimir somente um imóvel em
particular, assinale o campo “Imprimir somente o(s) registro(s) selecionado(s)”.
Veja a ilustração abaixo:
11
Consulta de Clientes
a) Conhecendo a tela Consulta de Clientes
A “Consulta de Clientes” permite a seleção precisa de interessados e proprietários,
oferecendo opções de manutenção e impressão. Este recurso mostra-se bastante
eficaz na geração de relatórios, gráficos estatísticos e mala direta. Igual ao módulo
“Consulta de Imóveis”, você também poderá definir as condições da pesquisa, e
pressionando o botão Consultar será exibida uma lista com todos os clientes
conforme as condições informadas. Veja a ilustração abaixo:
12
CADASTRO
No módulo Cadastro você manterá (cadastrar, atualizar, excluir e consultar) todas
as informações cadastrais dos imóveis, clientes, imobiliárias, logradouros, etc.
Essas informações são imprescindíveis para que o gerenciamento seja feito
corretamente, por isso, deve-se dar uma maior atenção a essa etapa, adotando
critérios no cadastramento.
Cadastro de Imóveis
a) Conhecendo a tela Cadastro de Imóveis
Naturalmente, você começará a utilizar o programa a partir do cadastro dos
imóveis, pois as consultas baseiam-se nos seus imóveis cadastrados. Através do
13
Cadastro de Imóveis, você poderá cadastrar imóveis e proprietários. Veja nas
ilustrações abaixo a tela do cadastro de imóveis e seus principais componentes:
Cadastro: Exibe a ficha de cadastro do imóvel.
Botões de Navegação: você poderá navegar no seu cadastro através destes
botões, saltando de registro em registro. Para definir a ordem das fichas,
pressione o botão “Ordenado por...” e informe-a na caixa de diálogo.
Botão de Colagem de endereço: você poderá colar informações do cadastro de
logradouros usando esta opção, basta selecionar o logradouro através da tela de
procura.
Barra de ferramentas: A barra de ferramentas oferece um meio fácil de executar
as tarefas, sem que seja necessário guardar combinações de teclas, opções de
menu, etc. Basta você clicar na opção desejada que ela aparecerá na tela. Veja a
ilustração abaixo:
14
Novo: Adiciona um novo imóvel ao cadastro.
Editar: Edita a ficha do imóvel corrente para efetuar alterações. Pressionando o
botão Editar aparecerá os botões Gravar e Cancelar, veja a ilustração abaixo:
Gravar: Grava as alterações efetuadas.
Cancelar: Cancela (desfaz) as alterações efetuadas, exibindo os dados originais
do cadastro antes das alterações.
Excluir: Exclui o imóvel corrente, eliminando permanentemente do banco de
dados.
Imprimir: Imprime o(s) relatório(s) conforme a(s) opção(ões) selecionadas.
Sair: Abandona a tela Cadastro.
Pretendidos: Exibe uma lista com os interessados do imóvel corrente.
Detalhes: Exibe a ficha com os Detalhes do imóvel.
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Localização e Placas: Exibe a ficha com informações para o controle de placas,
estadias e exibe o mapa com a localização do Imóvel.
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Captação: Exibe a ficha com informações sobre o captador do imóvel e o valor da
comissão, contrato de exclusividade, valor do IPTU. e condomínio, local das
chaves, etc.
Confidencial: Exibe a ficha com informações sobre proprietário, documentação,
cadastro prefeitura, etc.
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Internet e Anúncios: Exibe a ficha com campos para descrição do anúncio do
Jornal e da Internet e exibe opções para publicar na Internet.
Fotos: Exibe a ficha de cadastro de fotos, você poderá adicionar, remover ou
salvar as fotos em um outro diretório.
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Pesquisa Rápida: Exibe a ficha solicitando informações para a pesquisa
(referência, endereço, tipo, bairro, edifício, etc.).
a) Cadastrando um novo imóvel
1. Pressione o botão Novo.
2. Selecione a opção Cadastrar um novo imóvel e pressione o botão Avançar.
3. O programa solicitará o nome do proprietário do imóvel, selecione-o na lista de
resultado da pesquisa e pressione o botão Sair, para confirmar o proprietário
pressione o botão Avançar.
Caso não exista o proprietário, pressione o botão Novo e cadastre-o.
4. Neste momento o programa exibirá a ficha do imóvel em “branco” vinculada ao
proprietário em questão, para finalizar preencha como desejar e pressione o botão
Gravar.
19
Nota: Cadastre o proprietário apenas uma vez, certifique-se que o proprietário não
existe verificando a lista de resultado.
b) Cadastrando um imóvel com as características do
imóvel atual
1. Pressione o botão Novo.
2. Selecione a opção Cadastrar 1 imóvel com as características do imóvel
atual e pressione o botão Avançar.
3. O programa exibirá a ficha do imóvel preenchida com as mesmas
características do imóvel atual, faça as alterações necessárias e pressione o botão
Gravar.
c) Alterando o proprietário do imóvel corrente
1. Em Cadastro de Imóveis acesse a ficha Confidencial e pressione o botão Editar
para fazer as alterações necessárias.
2. Pressione o botão Lupa ao lado direito do nome do proprietário.
3. O programa abrirá a tela de Cadastro de Clientes, acesse a ficha Pesquisa
Rápida e procure o nome do novo proprietário, selecione-o na lista e pressione o
botão Sair, confirme a operação pressionando o botão Sim.
4. Pressione o botão Gravar para salvar a alteração efetuada.
Nota: Caso o novo proprietário não esteja cadastrado, primeiramente inclua -o no
cadastro de clientes e depois efetue a alteração.
d) Inserindo a(s) foto(s) do imóvel corrente
1. Em Cadastro de Imóveis acesse a ficha Fotos.
2. Pressione o botão Adicionar, informe a localização da foto conforme a ilustração
abaixo e pressione o botão OK.
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3. A foto aparecerá na lista como NOVA FOTO, você poderá colocar o nome que
desejar, para isso basta selecioná-la e alterar o nome.
e) Excluindo a(s) foto(s) do imóvel corrente
1. Em Cadastro de Imóveis, acesse a ficha Fotos.
2. Selecione a foto que deseja excluir e pressione o botão Remover, confirme a
operação pressionando o botão Sim.
f) Copiando a(s) foto(s) do imóvel corrente em um
diretório qualquer
1. Em Cadastro de Imóveis acesse a ficha Fotos.
2. Selecione a foto que deseja copiar e pressione o botão Copiar para informe o
diretório desejado e pressione o botão Select, depois pressione OK. Veja a
ilustração abaixo:
21
g) Visualizando os interessados do imóvel corrente
1. Em Cadastro de Imóveis, selecione o imóvel em questão e pressione o botão
Interessados.
2. Será exibida uma lista com todos os clientes interessados naquele imóvel. Para
ver mais detalhes sobre o cliente , selecione-o na lista e pressione o botão
Visualizar Cliente .
CADASTRO DE CLIENTES
a) Conhecendo a tela Cadastro de Clientes
No Cadastro de Clientes há o acesso às informações dos proprietários e
interessados. Através desta opção, você poderá cadastrar, alterar e consultar seus
clientes, fazer anotações, agendar compromissos, acessar informações dos
22
imóveis do cliente, dos imóveis consultados e dos imóveis pretendidos, alterar e
consultar o captador do imóvel, etc. Veja nas ilustrações abaixo a tela de cadastro
de clientes e seus principais componentes:
Cadastro: Exibe a ficha de cadastro do cliente corrente.
Dados Pessoais: Exibe a ficha com os dados pessoais do cliente: pessoa física
ou jurídica, data de nascimento, documentos, estado civil, renda, nome do
cônjuge, etc.
23
Correspondência: Exibe a ficha com os dados para correspondência: endereço
comercial e endereço residencial.
24
Imóveis do Cliente: Exibe a ficha com os imóveis pertencentes ao cliente
corrente.
Consultados: Exibe a ficha dos imóveis consultados pelo cliente corrente e o
parecer do corretor (imóveis que a imobiliária tem disponível e que foram
consultados pelo cliente).
25
Pretendidos: Exibe a ficha com as pretensões do cliente corrente (imóveis
pretendidos pelo cliente os quais a imobiliária não dispõe no momento).
26
Histórico: Exibe a ficha com o histórico das alterações feitas no cadastro
corrente.
Follow Up: Exibe os compromissos da agenda de compromissos vinculados ao
cliente.
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Pesquisa Rápida: Exibe a ficha solicitando informações para a pesquisa, como:
nome iniciando com, qualquer nome, empresa iniciando com, e telefone.
b) Cadastrando um novo cliente
1. Em Cadastro de Clientes pressione o botão Novo.
2. O programa abrirá uma ficha em branco para o novo cliente, preencha com os
dados do cliente e pressione o botão Gravar.
Nota: Cadastre o cliente apenas uma vez, antes do cadastramento verifique na
tela de pesquisa se o cliente não existe.
c) Visualizando os imóveis do cliente corrente
O Cadastro de Clientes permite o acesso fácil e rápido das informações dos
imóveis, basta acessar a ficha “Imóveis do Cliente” o programa exibirá uma lista
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com os imóveis pertencentes ao cliente em questão. Para visualizar a ficha de um
determinado imóvel, selecione -o na lista e pressione o botão Visualizar Imóvel.
d) Consultando imóveis via Cadastro de Clientes
Você poderá pesquisar imóveis, registrar e visualizar as consultas efetuadas, fazer
anotações, agendar compromissos, etc.
1. Em Cadastro de Clientes, selecione o cliente em questão e acesse a ficha
Imóveis Consultados ou a ficha Imóveis Pretendidos.
Obs. Verifique se o cliente está cadastrado, caso não esteja, você poderá
cadastrá-lo.
2. Pressione o botão Consultar Imóveis . O programa abrirá a tela de Consulta de
Imóveis, informe as condições do imóvel pretendido e pressione o botão
Consultar.
3. Será exibida uma lista com todos os imóveis encontrados, conforme as
condições informadas. Selecione o imóvel desejado e pressione o botão
Registrar.
Obs. Para visualizar mais detalhes do imóvel selecionado pressione o botão
Ficha.
4. Escolha a opção Registrar o interesse pelo imóvel atual e pressione o botão
Avançar.
5. Preencha as informações necessárias e pressione o botão Registrar.
Obs. Acessando o Cadastro de Imóveis e pressionando o botão Interessados, o
programa exibirá uma lista com os clientes que registraram o interesse por
determinado imóvel. Ver tópico “Visualizando os interessados do imóvel corrente”.
e) Visualizando os imóveis consultados por um
determinado cliente
1. Em Cadastro de Clientes, selecione o cliente em questão e acesse a ficha
Imóveis Consultados.
29
2. Será exibida uma lista de todos os imóveis consultados por aquele determinado
cliente.
Selecione um imóvel na lista, logo abaixo aparecerão mais detalhes sobre o
imóvel, como: proprietário, endereço, preço de venda, preço de locação, parecer
do corretor, valor da venda, valor da locação, etc.
Obs. O parecer do corretor poderá ser impresso pressionando o botão Imprimir
Parecer.
f) Cadastrando uma pretensão
1. Em Cadastro de Clientes, selecione o cliente em questão e acesse a ficha
Pretendidos ou a ficha Consultados.
2. Pressione o botão Consultar Imóveis , o programa abrirá a tela de Consulta de
Imóveis, informe as condições do imóvel pretendido e pressione o botão
Consultar.
3. Será exibida uma lista com todos os imóveis encontrados, conforme as
condições informadas, caso nenhum imóvel seja do interesse do cliente, ou sua
imobiliária não tenha o imóvel disponível no momento, a pretensão do cliente
poderá ser registrada pressionando o botão Registrar .
4. Selecione a opção Registrar as condições do imóvel pretendido e pressione
o botão Avançar.
g) Visualizando a(s) pretensão(ões) de um determinado
cliente
1. Em Cadastro de Clientes, selecione o cliente em questão e acesse a ficha
Pretendidos.
2. Será exibida uma lista com a(s) pretensão (ões) do cliente em questão.
Selecione uma pretensão e pressione o botão Visualizar Pretensão.
Obs. A(s) pretensão(ões) poderá(ão) ser(em) impressa(as) pressionando o botão
Imprimir Pretensão.
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h) Agendando compromissos vinculados aos clientes
1. Em Cadastro de Clientes, selecione o cliente desejado e acesse a ficha
Cadastro .
2. Preencha os campos data do aviso, agendar aviso para, prioridade e repetir o
aviso a cada (coloque o número de dias) dias.
Obs. Para visualizar os compromissos agendados, acesse a opção Agenda e
escolha a opção Avisos e Retornos – (veja o capítulo Agenda).
Editando e Criando documentos no Microsoft Word®
No programa Univen, você poderá editar e criar quantos documentos desejar com
os dados do cliente no Microsoft Word®. Para isso, basta acessar o “Cadastro de
Clientes ou Consulta de Clientes”, e seguir os procedimentos abaixo:
1. Em “Cadastro de Clientes ou Consulta de Clientes”, selecione o cliente
desejado e pressione o botão Editar.
2. O programa abrirá a tela para a procura do documento a ser editado. Caso já
tenha o documento pronto, indique o diretório em que ele está salvo, selecione o
documento e pressione o botão OK.
Caso deseje criar um novo documento pressione o botão Avançar e em seguida o
botão Finalizar.
3. O programa abrirá o documento do Word, pressione o botão Inserir Campo,
veja a ilustração abaixo:
Botão para inserção de campos de mesclagem.
31
Clicando sobre o botão “inserção de campos de mesclagem” aparecerá esta
tela. Seleciona os campos desejados clicando no botão “inserir”.
4. Para visualizar os dados do programa mesclados no documento pressione o
botão Exibir dados mesclados. Veja a ilustração abaixo:
Pressione o botão ABC para visualizar os dados.
CADASTRO DE IMOBILIÁRIAS
a) Conhecendo a tela Cadastro de Imobiliárias
O Cadastro de Imobiliárias mantém organizadas as informações de suas parcerias
comerciais, através desta opção você poderá cadastrar, alterar, consultar, fazer
anotações e incluir seus contatos. Veja a ilustração abaixo:
Cadastro: Exibe a ficha com os dados cadastrais de sua parceria.
32
Contatos: Exibe a ficha com os contatos e seus departamentos.
33
Pesquisa: Exibe a ficha solicitando informações para a pesquisa, como: razão
social e fantasia.
b) Cadastrando imobiliária
1. Pressione o botão Novo.
2. O programa abrirá uma ficha em branco para a nova imobiliária, preencha os
dados corretamente e pressione o botão Gravar.
Obs. Para incluir os contatos pressione o botão Adicionar, e para excluir
pressione o botão Remover.
CADASTRO DE LOGRADOUROS
a) Conhecendo a tela Cadastro de Logradouros
O Cadastro de Logradouros dispõe de informações como endereço, bairro, cidade,
Cep e UF, que servem para padronizar e agilizar o cadastramento de seus
34
imóveis, diminuindo assim, consideravelmente os erros de digitação. Veja a
ilustração abaixo:
Cadastro: Exibe a ficha para preenchimento das informações do logradouro.
Pesquisa: Exibe o campo solicitando o nome (ou a letra inicial) para a pesquisa.
35
b) Importando Cadastro de Logradouros
1. Acesse a opção Arquivo/Importar Cadastro de Logradouros; Informe a
cidade e o UF;
2. Pressione o botão Selecionar e informe localização do CD de Instalação.
Obs: Este procedimento poderá levar alguns minutos, não desligue o computador.
O CD de Instalação do Univen possui o Cadastro de Logradouros de todas as
cidades do Brasil, exceto as cidades que possuem CEP único.
CONFIGURAÇÕES
As opções encontradas em Configurações oferecem um meio fácil de personalizar
o programa de acordo com suas necessidades. Através dela você poderá excluir
clientes Ativos ou Inativos de seu banco de dados, personalizar campos, alterar
suas preferências de correio, inserir o logotipo de sua empresa, definir o tipo e o
código de referência dos imóveis, alterar a legenda dos campos Detalhes (ver
Cadastro de Imóveis), etc.
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CADASTROS AUXILIARES
Nos cadastros auxiliares você irá cadastrar e pesquisar os campos: condomínios,
edifícios, regiões, cidades, estados civis, naturalidades, escolaridades, profissões,
ramos e cargos. Veja na ilustração abaixo as opções genéricas destes cadastros:
Cadastro: Exibe a ficha em branco para preenchimento.
Pesquisa: Exibe o campo solicitando o nome (ou a letra inicial) para a pesquisa.
37
Tipos de imóvel e referência
A opção Tipos de imóvel e referência define como serão gerados os códigos de
referências dos imóveis a serem cadastrados, você também pode desabilitar esta
opção (acesse a opção Dados da Empresa, campo Usar Referência Automática
no Cadastro de Imóveis) e colocar manualmente a referência dos seus imóveis.
Veja a ilustração abaixo:
Cadastro: Exibe a ficha em branco para preenchimento.
Pesquisa: Exibe a ficha com o campo solicitando o nome (ou a letra inicial) para a
pesquisa.
38
Legenda dos Campos Detalhes
Os campos da tela Detalhes em Cadastro de Imóveis poderão ser personalizados,
você poderá ajustá-los de acordo com o seu público alvo. Este recurso é genérico,
em caso de rede local a alteração repercutirá em todos os computadores. Veja a
ilustração abaixo:
Geral: Exibe a ficha com os dados de sua empresa, como: endereço, bairro,
cidade, telefone, page, e -mail, etc.
39
Internet: Exibe a ficha com as configurações da Internet (envia as fotos dos
imóveis disponíveis na Internet para o seu servidor de Internet).
Detalhes e Preferências: Exibe a ficha com os dados CNPJ, Creci, Responsável
pela empresa e CPF, através desta opção você poderá alterar o logotipo de sua
empresa.
40
a) Alterando os Dados da Empresa
1. Pressione o botão Editar.
2. Faça as alterações necessárias e pressione o botão Gravar.
b) Alterando Logotipo
1. Pressione o botão Alterar Logotipo.
2. Indique o diretório que está o logotipo e pressione o botão OK. Veja a ilustração
abaixo:
3. Para finalizar pressione o botão Gravar e o botão Sair.
c) Configurando a Internet
1. Configurando Servidor de e-mail
a) Preencha no campo Servidor SMTP de e-mail o endereço do seu servidor para
envio de mensagens fornecido pelo seu provedor de acesso a Internet.
41
2. Configurar Univen Web para transferência de fotos
a) Preencha no campo Endereço FTP o endereço de seu servidor FTP.
b) No campo Diretório das Fotos informe o diretório onde serão armazenadas as
fotos no seu servidor.
c) Preencha nos campos Nome do Usuário e Senha o usuário e a senha de seu
servidor FTP.
3. Configurando Univen Web para transferência de
Imóveis
Clique no botão Configurar e informe o diretório onde está salvo o arquivo
logon.mem clique no botão Select e depois pressione OK.
CADASTRO DE USUÁRIOS
Você poderá definir os usuários do programa e seus permites de acesso usando
esta opção. Veja as ilustrações abaixo:
Cadastro: Exibe a ficha para inclusão de um usuário ou alteração de um usuário
já cadastrado.
42
Permites: Exibe a ficha com os permites do usuário corrente.
Pesquisa: Exibe a ficha com o campo solicitando o nome (ou a letra inicial) para a
pesquisa.
43
a) Cadastrando usuário
1. Pressione o botão Novo.
2. O programa abrirá uma ficha em branco, preencha os dados do usuário, defina
seus permites e pressione o botão Gravar.
USUÁRIOS LOGADOS
Exibe todos os usuários que estão utilizando o sistema. Veja a ilustração abaixo:
PREFERÊNCIAS DO USUÁRIO
Você poderá configurar o programa para avisar quando chegarem mensagens
novas no seu Correio Interno. Veja a ilustração abaixo:
44
COMPARTILHAR AGENDA DE COMPROMISSOS
Você pode incluir um novo usuário, para que possa compartilhar sua agenda de
compromissos.
45
a) Incluindo um novo usuário
Clique em Adicionar, selecione o Usuário e tecle Enter para adicioná-lo.
b) Removendo Usuário Compartilhado
Selecione o Usuário e clique em Remover.
Importação do Banco de Dados de Terceiros
Nesta opção você poderá importar o Banco de Dados de outro software para o
Univen.
c) Importando Banco de Dados de Terceiros
Selecione o Banco de Dados que deseja importar e clique no botão Importar .
46
MANUTENÇÃO DE REGISTROS
a) Desmarcar Imóveis – Internet/Jornal
Nesta opção você poderá desmarcar todos os imóveis que estão selecionados
para serem publicados no jornal e na Internet. Selecione a opção desejada e
pressione o botão Desmarcar registros.
b) Excluir Imóveis do Banco de Dados
Nesta opção você poderá excluir os imóveis do seu banco de dados. Defina o
período, a situação dos imóveis que deseja excluir e pressione o botão Excluir
Registros
c) Excluir clientes INATIVOS do Banco de Dados
Nesta opção você poderá excluir os clientes Inativos do seu banco de dados,
atualizados em um determinado período. Informe o período e pressione o botão
Excluir Registros
47
d) Incluir e Remover Imóveis Ativos num Grupo da
Internet
Nesta opção você poderá selecionar o Grupo em que deseja publicar seus imóveis
na Internet.
Selecione o Grupo e clique no botão Incluir.
Para remover os imóveis do Grupo selecionado, altere a opção da caixa de
listagem para Remover e clique no botão Remover.
AGENDA DO CORRETOR
Agenda de Compromissos:
compromissos.
Nesta
opção
você
pode
cadastrar
seus
48
a) Cadastrando um novo compromisso
Clique no botão Novo, preencha os Campos da guia Compromisso e clique no
botão Gravar.
Caso queira vincular o compromisso a um cliente, selecione a guia Cliente, clique
no botão Adicionar, selecione o cliente desejado e clique no botão Sair e ao
retornar na agenda pressione o botão Gravar.
49
Correio Interno: Nesta opção você poderá enviar, responder ou visualizar
mensagens.
50
a) Enviando uma nova mensagem
Clique no botão Nova Mensagem, selecione os destinatários clicando no campo
Marcar na lista de usuários ou clique no botão Marcar Tudo, digite sua mensagem
e clique no botão Enviar.
Caso deseje enviar a mesma mensagem para e-mail externo preencha o endereço
no campo E-mail externo.
b) Salvando a nova mensagem na pasta Rascunhos
Depois de redigir a nova mensagem e caso deseje enviá-la posteriormente, clique
no botão Salvar em Rascunhos.
c) Respondendo uma mensagem
Selecione a mensagem e clique no botão Responder. Preencha o conteúdo da
mensagem e pressione o botão Responder.
Caso deseje enviá-la posteriormente, clique no botão Salvar em Rascunhos.
d) Excluindo mensagens
Selecione a mensagem que deseja excluir e pressione o botão Excluir, ou
pressione a tecla Delete de seu teclado.
Você poderá excluir várias mensagens ao mesmo tempo, para isto basta
selecionar as mensagens com a tecla Ctrl pressionada e clicar no botão Excluir,
ou pressione a tecla Delete de seu teclado.
e) Criando pastas
Você poderá criar novas pastas para arquivar suas mensagens, para isso clique
em Adicionar Nova Pasta, digite o nome que desejar e clique em Confirmar.
Para remover uma pasta criada, selecione a pasta e clique no botão Remover.
51
f) Movendo mensagens para outras pastas
Você poderá mover suas mensagens para pasta que desejar. Para isso selecione
a mensagem e arraste com o mouse para a pasta desejada.
CLIENTES
COM
INTERESSE
COMUM
EM
MINHA
CARTEIRA:
Nesta opção você poderá visualizar os clientes com pretensão em imóveis.
a) Visualizando clientes com interesse comum em minha
carteira
Para visualizar o cliente, clique no botão Visualizar Cliente.
Avisos e Retornos: Nesta opção você poderá visualizar seus Avisos e Retornos
cadastrados.
52
Contrato de Exclusividade a Vencer: Nesta opção você poderá
visualizar os imóveis com contratos de exclusividade a vencer na data informada.
53
UNIVEN WEB
Assistente de ajuda para você publicar seus imóveis na Internet. Veja a ilustração
abaixo:
a) Transferindo Imóveis para a Imobiliária Virtual
Selecione a opção Imobiliária Virtual e clique no botão Avançar e depois
pressione o botão Transferir.
54
Obs: Caso seu Univen Web não esteja configurado aparecerá à tela acima
solicitando a localização de do arquivo logon.mem.
CONFIGURANDO UM GRUPO DE IMOBILIÁRIAS.
1. Acesse o Univen;
2. Clique em “Arquivo”;
3. Clique em “Cadastro de grupos e imobiliári as e parcerias”;
4. Clique no botão “Novo”;
55
5. Clique no botão “Avançar”;
6. Informe o “CD” no drive para selecionar o arquivo (nome da sua imobiliária e
número do Creci) e clique no botão “selecionar”;
56
7. Clique sobre o botão “Gravar”;
Obs: Lembrando que devem ser marcados os imóveis “Ativos Com Contrato de
Exclusividade em Vigência”;
Fotos – Marcar “Somente assinaladas para internet” e limitar o número de fotos
em *10.
8. Clique em “Sair”.
CONTRATO DE EXCLUSIVIDADE
1. Acesse o Univen;
2. Clique em “Arquivo”;
3. Clique em “Cadastro de Imóveis (F12)”;
4. Selecione um imóvel.
5. Clique na guia “Captação”.
6. Clique no botão “Editar”.
57
7. Clique sobre o campo “Contrato de exclusividade”.
8. Digite a “data de vigência” do contrato.
58
9. Clique no botão “Gravar”.
10. Clique no botão “Sair”.
COMPARTILHANDO IMÓVEIS
1. Clique no botão “Cadastro de Imóveis (F2);
2. Selecione um imóvel;
3. Clique na guia “Internet e Anúncios”;
59
4. Em “Grupos de Imobiliárias” clique no botão “adicionar”;
5. Selecione o “Grupo”;
6. Clique no botão “Sair”;
7. Veja que o grupo já foi adicionado;
60
8. Clique no botão “Sair”.
COMPARTILHANDO VÁRIOS IMÓVEIS DE UMA VEZ NO
UNION GROUP
1. Acesse o Univen;
2. Clique no botão “Configurações”;
3. Clique no botão “Manutenção de Registros”;
61
4. Clique na guia “Grupos”;
5. Em “Grupo”, selecione o seu Grupo de Imobiliária;
6. Clique na opção “Incluir” todos os imóveis ATIVOS do Banco de Dados no
grupo.
62
7. Com relação à Finalidade informe (Indiferente, somente para Venda, Somente
para Locação) de acordo com a sua necessidade.
8. Em Contrato de Exclusividade selecione a opção “Somente com Contrato de
Exclusividade não Vencido”;
9. Clique no botão Incluir.
10. O sistema te informará a seguinte mensagem “Tem certeza que deseja
ADICIONAR ao grupo Rede todos os imóveis ATIVOS do banco de dados?”
Clique em sim.
11. Será exibida a quantidade de imóveis atualizados, clique em ok.
12. Clique no botão Sair.
CONSULTANDO IMÓVEIS DO UNION GROUP
1. Clique no botão “Consulta de Imóveis”;
2. Selecione no botão “Pesquisar somente em parcerias”;
3. Clique no botão “Consultar”;
63
4. Selecione o imóvel que deseja consultar;
5. Clique no botão “Ficha”;
6. Para saber a qual imobiliária pertence o imóve l clique na guia “Confidencial”
clique no botão “Sair”.
64
TRANSFERINDO IMÓVEIS PARA O GRUPO DE
IMOBILIÁRIAS
1. Clique no botão “Univen Web” ou F5;
2. Clique no campo “Selecione a opção desejada e pressione o botão “Avançar”;
3. Escolha a opção desejada, no caso “Grupo de Imobiliárias” e pressione o botão
“Avançar”
4. Clique no campo “Grupo”, selecione a opção desejada.
65
5. Clique no botão “Transferir”;
6. Essa operação pode demorar alguns minutos dependendo da velocidade da
sua internet e da quantidade de imóveis a serem enviados.
7. Operação concluída - irá aparecer o total de imóveis do grupo (incluindo sua
imobiliária), total de imóveis compartilha da imobiliária no grupo, e o total de cada
imobiliária que faz parte da rede, clique no botão ok.
66
ANOTAÇÕES PESSOAIS
Nesta opção você poderá cadastrar as suas anotações pessoais onde somente
você terá acesso.
Cadastro:
Pesquisa:
67
b) Como cadastrar uma nova anotação
Clique no botão Novo e digite as anotações desejadas, para finalizar clique no
botão Gravar.
b) Como pesquisar uma anotação cadastrada
Clique na guia Pesquisa e digite o título da anotação que deseja localizar.
RELATÓRIOS
Anúncios
Nesta opção você poderá criar relatórios para anúncios de jornal.
68
a) Gerando Relatórios de Anúncios
1. Selecione a finalidade dos imóveis que deseja anunciar: venda, locação ou
permuta.
2. Clique na Opção: Imprimir Relatório, Visualizar Relatório ou Exportar para
Arquivo Texto.
Caso a opção desejada seja Exportar para Arquivo Texto, será necessário
informar o diretório onde será salvo o arquivo.
3. Filtrar Informações: através desta opção você poderá definir o filtro com as
condições dos imóveis que serão incluídos no relatório de anúncios.
4. Para finalizar as operações clique no botão Executar.
Faixas e Placas:
Nesta opção você poderá gerar relatórios de imóveis que possuem Faixas ou
Placas.
69
a) Gerando relatórios de Faixas e Placas
Selecione as condições do filtro e o tipo de relatório, para finalizar clique na opção
desejada.
Registro de Consultas:
Nesta opção você poderá emitir relatórios dos registros de consultas efetuadas.
70
a) Emitindo relatórios de Registro de Consulta
Selecione a opção pretendida, preencha os campos solicitados, para finalizar
clique no botão desejado.
Etiquetas:
Esta opção permite imprimir etiquetas avulsas, por seleção, por filtro, etiquetas de
remetente e também configurar o layout das etiquetas.
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Configurar Layout das Etiquetas:
Nesta opção você poderá alterar o Layout de suas etiquetas.
a) Configurando Layout das Etiquetas
1. Selecione a opção da etiqueta desejada, selecione o modelo e clique em
Alterar Layout.
2. Com a tecla Shift pressionada, selecione todas as linhas, para mover as linhas
na posição desejada utilize as setas do teclado, para finalizar clique no botão
Fechar (X) e depois clique em Yes para salvar as alterações.
Editar Dados com Word
Nesta opção você poderá editar os Dados do Imóvel, Proprietário e do Cliente
selecionado no Word.
72
a) Editando Dados com o Word
1. O programa abrirá a tela solicitando o Cliente e o Imóvel, para finalizar clique no
botão Editar. Caso já tenha o documento pronto, clique no botão Abrir
Documento indique o diretório em que ele está salvo, selecione o documento e
pressione o botão OK. Caso deseje criar um novo documento pressione o botão
Novo Documento e em seguida o botão OK.
2. O programa abrirá o documento do Word, pressione o botão Inserir Campo,
veja a ilustração abaixo:
Botão para inserção de campos de mesclagem.
73
3. Para visualizar os dados do programa mesclados no documento pressione o
botão Exibir dados mesclados. Veja a ilustração abaixo:
Pressione o botão ABC para visualizar dados.
Ficha de Captação de Imóvel
Nesta opção você poderá a Ficha de Captação do Imóvel.
74
Ficha de Captação do Cliente
Nesta opção você poderá imprimir a Ficha de Captação do Cliente.
Recibo Avulso
75
a) Preenchendo o Recibo Avulso
Preencha valor, clique na lupa para preencher o Cliente (Recebi (emos) de),
preencha os campos Referente, Banco, Agência, Cheque Número, Conta e Data.
Para informar os dados do Emitente clique na lupa.
Para finalizar clique na opção desejada.
Recibo da Imobiliária
Nesta opção você poderá imprimir o Recibo da Imobiliária com seu logotipo.
76
a) Preenchendo Recibo da Imobiliária
Preencha valor, clique na lupa para preencher o Cliente (Recebi (emos) de),
preencha os campos Referente, Banco, Agência, Cheque Número, Conta e Data.
Caso deseje alterar os dados do Emitente clique na lupa.
Para finalizar clique na opção desejada.
Nota Promissória
Nesta opção você poderá emitir Nota Promissória.
77
a) Preenchendo a Nota Promissória
Preencha o número de notas promissórias que deseja, informe o Valor, o
Vencimento e a Cidade.
Para preencher os Dados da Empresa clique na Lupa, caso deseje preencher
com outros dados clique em Não.
Clique na lupa para informar o Emitente e o(s) Avalista(s).
Para finalizar clique na opção desejada.
Auditoria de Banco de Dados
Nesta opção você poderá o bter uma listagem.
78
a) Executando Auditoria do Banco de Dados (***)
Clique no botão Executar.
b) Exportando auditoria para o Excel
Clique no botão Exportar para Excel, selecione o diretório de destino do arquivo
e pressione o botão Select.
Os arquivos gerados serão: lista.xls e relatório.xls
c) Imprimindo Listagem Completa
Nesta listagem será impresso um relatório com a referência de todos os imóveis.
Para isso clique na opção Listagem Completa.
c) Imprimindo Listagem Resumida
Nesta listagem será impresso um relatório com o total de imóveis.
79
Para isso clique na opção Listagem Resumida.
SAINDO DO SISTEMA
A opção Sair do Sistema vai além de finalizar o sistema, traz outras opções que
são de grande importância para a manutenção e segurança do seu banco de
dados. Segue abaixo a descrição de cada uma delas:
· Sair do Sistema: Finaliza o Univen e efetua um backup automático do Banco de
Dados
· Fazer Backup de Manutenção: Efetua o backup de seu Banco de Dados, você
poderá escolher a opção destino do Backup em: Disquetes, Cd, Zip-Drive ou em
seu Disco Rígido.
· Trocar de Usuário: Solicita o nome e a senha para uma eventual troca de
usuário.
· Ativar Modo Stand By: Fecha todos os arquivos e minimiza a janela principal
(reduzindo o risco de danificação do banco de dados por queda ou oscilação de
energia), será solicitado novamente o nome e senha do usuário após ativação do
programa.
· Ativar o Modo de Manutenção: Ativa a tela do Assistente de manutenção do
Univen, permitindo o usuário Corrigir o Banco de Dados, Otimizar Banco de
80
Dados, Restaurar Backup, restaurar Imóveis Excluídos e Alterar Senha de acesso
do Assistente de Manutenção.
Observação: A senha de acesso do Assistente de Manutenção é admin. Caso
deseje, ela poderá ser alterada no próprio sistema.
81