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ADMINISTRAÇÃO MODERNA E MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS: EXPLORANDO
AS TRANSFORMAÇÕES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
Maria Alice de Moura 1
RESUMO
O presente trabalho teve como objetivo contribuir para o melhor entendiment o das
transformações do profissional de secretariado frente à administração moderna e
mudanças no ambiente das empresas. Os resultados da pesquisa mostraram que o
perfil e at ribuições da profissional de secretariado exigido é complexo e não se
restringe a atividades rotineiras de um escritório, mas sim esta int erligado com toda
a empresa. É importante ressaltar que a profissional de secret ariado é polivalente e
multifuncional característica essas que são hoje de fundamental importância no
mundo globalizado. Verificou-se, também, que as profissionais de secretariado
precisam deixar que o profissionalismo a instiguem à mobilização de suas aptidões,
sendo necessário inovar e ocupar o seu “espaç o” no mercado de trabalho.
1 INTRODUÇÃO
Uma preocupação das empresas consiste em desenvolver e adaptar-se para
concorrer com bom êxito e para moldar o ambiente no qual a empresa opera.
Na medida em que o ambiente sofre mudanças, todo o quadro habitual das
operações das empresas é influenciado por essas mudanças, pois as condições
ambientais externas às organizações contribuem fortemente para o que se sucede
dentro delas. Assim, as empresas precisam “tatear”, explorar e discernir o ambiente,
para reduzir a incerteza a seu respeito. Portanto, a mudança organizacional, envolve
diferentes aspectos da situação. Esta se sobrepõem mutuamente em graus diversos,
com o tipo de empresa, tecnologia envolvida, as políticas da empresa, as metas
operacionais formais, os regulamentos internos (fatores estruturais), além de atitudes,
sistemas de valores, formas de comportamento social que são encorajados ou
sancionados (fatores sociais) (SOUZA, 1998).
Neste ambiente em constantes mudanças, em que sobreviver já é um objetivo,
destacar-se é um desafio que requer dedicação e uma sólida formação para a
administração moderna. Segundo Certo (2005), administração moderna ajuda a formar
pessoas preparadas para enfrentar novos desafios a cada dia.
Inserida neste contexto, as profissionais de secretariado buscam uma melhor
compreensão acerca da administração moderna e mudanças organizacionais. Os
profissionais tiveram que rever e renovar seu modo de executar as atribuições inerentes
à profissão, reconstruindo-se a cada nova situação e a cada nova tecnologia que lhes é
apresentada. A incorporação de novas com petências e habilidades permite-lhes ocupar
mais “espaço” junto aos gestores e às equipes de trabalho. Tornaram -se profissionais
capazes de intervir, identificar problemas e resolvê-los, propor soluções para os problem as
que surgem no ambiente de trabalho, analisar dados, informações e trabalhar em equipe
(MOURA, 2006).
Por isso, de acordo com Carvalho (1998), a secretária executiva é uma
“Assessora Executiva” e administradora de informações que assessora a
diretoria/gestores a processar e organizar informações. Possui prática nas rotinas de
escritório, habilidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta, iniciativa e
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Mestre em Admin istração pela Faculdades Integradas de Pedro Leopoldo -MG, 2006. Secretária Executiva do Banco
BDM G, Belo Horizonte-M G. E-mail: [email protected] m.br.
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autonomia para tomar decisões e solucionar problemas. Precisa apresentar liderança,
confiabilidade, espírito de equipe, criatividade, ética, descrição, dinamismo, ser
polivalente.
No momento atual, segundo Moura (2006), já existem profissionais de
secretariado reconhecidos como assessoras pelas empresas. Dessas profissionais se
espera que resultados sejam apresentados, uma vez que de sua atuação efetiva
também dependem o planejamento, a organização, o controle e a supervisão de tarefas
e pessoas.
A complexidade das empresas e das decisões, bem como a intensificação das
situações nelas envolvidas, passa a exigir profissionais de secretariado que administrem
uma nova com petência de aprendizagem e de tratamento analítico-conceitual, capacidade
de autogerenciam ento, de assimilação de novas informações, habilidades de natureza
operacional, flexibilidade intelectual, com portamento autônom o e fo rmação intelectual
diferenciada (MOURA, 2006).
Mas, embora o estudo da administração moderna esteja sendo alvo de
preocupação dos pesquisadores ao longo dos últimos anos, ainda há muito a ser
explorado nessa área. É mister investigar o fazer humano (pesquisa) e passar
tecnicamente estas informações à comunidade (extensão), dentro do propósito científico
de contribuir para a evolução da sociedade como um todo (BUONO; BOWDITH, 1999).
A partir destes pressupostos, e com apoio na revisão da literatura, pretende-se
apresentar a influência da administração moderna na formação da profissional de
secretariado que passa por uma mudança no seu desenvolvimento.
Este estudo busca inovar, uma vez que o secretariado também é uma área pouco
contemplada com estudos científicos no Brasil. Assim, o trabalho ora proposto torna-se
relevante no sentido de colaborar com o desenvolvimento científico, pois o cotejo da
teoria com a realidade tem permitido a obtenção de resultados significativos nesta
ordem.
2 REVISÃO DA LITERATURA
2.1 Relações organização versus ambiente
Como implica a distinção entre o ambiente geral e percebido, nem todos os
ambientes organizacionais são iguais (BUONO; BOWDITH, 1999). Esses ambientes vão
desde os quase estáticos até os muito dinâmicos. Em alguns casos, contudo, a transição
de um ambiente relativamente estático para um em mudança rápida pode ser bem
repentina.
Para Duncan (1992) um modo de se avaliar o efeito potencial dessa mudança
ambiental sobre uma organização se baseia em duas dimensões: grau de estabilidade e
grau de complexidade. A dimensão da estabilidade se refere até que ponto os elementos
do ambiente são dinâmicos. Um ambiente é considerado estável se permanecer
relativamente o mesmo durante um certo período de tempo. Ambientes instáveis, por
outro lado, são aqueles que passam por mudanças abruptas, que são rápidas e muitas
vezes inesperadas.
Neste contexto, as dimensões de estabilidade e complexidade traçadas pelo autor
têm significado para as organizações por determinarem a quantidade de incerteza que
uma organização precisa enfrentar no seu ambiente.
Em sua essência, a incerteza ambiental se refere à falta de informações que os
tomadores de decisões da organização podem ter sobre as tendências e mudanças nas
condições atuais e suas consequências se tornam mais imprevisíveis com uma maior
incerteza do que o mais estáveis e simples.
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Como a incerteza ambiental ameaça a eficácia de uma organização, os gestores
frequentemente procuram minimizar esse fenômeno. Segundo Buono e Bowdith (1999),
esta reação estratégica levanta questões relativas à extensão em que as organizações
controlam, ou mesmo criam, seus próprios ambientes.
Thompson (1998) observou cinco maneiras em que as organizações tentam
exercer controle sobre seus ambientes para reduzir o nível de incerteza em seu
planejamento. Primeiro, sob normas de racionalização, as organizações procuram
amortecer ou isolar sua tecnologia básica (operações internas) das influências externas.
Segundo, se as estratégias de amortecimento dos impactos não funcionarem a contento,
as organizações podem tentar controlar as flutuações ambientais uniformizando ou
nivelando suas transações de entrada e saída. Terceiro, se as estratégias de
amortecimento e nivelamento não forem suficientes, os administradores podem passar a
uma terceira estratégia mais proativa: a previsão. O quarto, ela envolve tentativas de se
antecipar melhor e de adaptar a mudanças ambientais que não possam ser resolvidas
através de amortecimento e nivelamento. E, finalmente, quando todo o resto falhar, as
organizações podem apelar para o racionamento, a alocação de produtos ou serviços
baseados num sistema de prioridades.
Os administradores também podem participar de uma série de estratégias
interorganizacionais, para possibilitar o ajuste da organização em épocas de mudança
ambiental extremada.
Buono e Bowdith (1999) ressaltam que o potencial para o declínio organizacional,
como a necessidade de reduzir ou suprir recursos inativos, se tornou uma dura realidade
para muitas empresas. Afirmam que a decadência organizacional pode ocorrer quando
uma empresa tiver de enfrentar uma situação de influência e controle menores de
recursos ambientais, ou uma empresa que tenha se tornado ineficiente devido à
confiança no sucesso passado (atrofia organizacional).
Neste contexto, surge uma abordagem relativamente recente à compreensão do
surgimento ou decadência de populações de organizações que é chamada de ecologia
da população. Às vezes denominada teoria da seleção natural, escolhe certos tipos de
organizações para sobreviver e outros para parecer, com base no grau de ajuste entre as
características estruturais da empresa e as características do seu ambiente.
As organizações que concorrem num ambiente aberto são consideradas como
tendo um nicho específico, um lugar ou uma posição no mercado (ZAMMUTO;
CAMERON apud BUONO; BOWDITH,1999). Este nicho pode ser grande ou pequeno, e
é determinado por fatores ou dimensões exclusivas àquela organização dentro do seu
ambiente. Segundo esta perspectiva há quatro tipos de decadência de nicho, baseados
na continuidade da mudança e no impacto sobre o tamanho e o formato do nicho. A
erosão ocorre quando o nicho encolhe gradualmente com o passar do tempo (mudança
contínua).
Por outro lado, a contratação ocorre quando o nicho encolhe repentinamente, e as
organizações são colocadas numa posição defensiva, tipicamente caracterizada por
cortes substâncias em áreas selecionadas ou por toda a organização. A dissolução
ocorre quando o formato do nicho muda ao longo do tempo. Nesta situação, as empresas
tentam inicialmente proteger o que já têm, e gradualmente adotam uma estratégia de
diversificação. Finalmente o colapso ocorre quando um certo nicho subitamente se
desintegra (BUONO; BOWDITH,1999).
Essencialmente esta abordagem sugere que a sorte e a aleatoriedade
desempenham um papel importante no sucesso de uma empresa. O sucesso ou
fracasso da organização, portanto, são determinados mais pelas características do
ambiente e do nicho em particular do que por habilidades gerenciais e estratégias
organizacionais.
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2.2 O profissional de secretariado executivo: mudanças e adaptações
Desde os anos de 1990 até a atualidade, vêm ocorrendo mudanças significativas
no perfil da profissional de secretariado. O mercado tem exigido profissionais de
formação acadêmica específica e direcionada à área de atuação em “Secretariado,” que
devem ser aptos a atuarem como:
a) Assessora Executiva – sendo o agente executor e multiplicador mais próximo dos
executivos nas organizações;
b) Gestora – veicular a prática do exercício de atribuições e responsabilidades, das
funções de Secretariado Executivo, exercendo as funções gerenciais como:
capacidade de planejar, organizar, implantar e gerir programas de
desenvolvimento;
c) Empreendedora – promover as idéias e as práticas inovadoras, com competência
para implantar resoluções alternativas e inovadoras, bem como capacidade
crítica, reflexiva e criativa;
d) Consultora – estender à empresa e à sua cadeia produtiva seus objetivos e
políticas, trabalhar com a cultura da organi zação, transformando-as em
oportunidades.
Pesquisa realizada por Moura (2006, p.88), na VM do Brasil, aponta a
preocupação das profissionais do Grupo de Melhorias de Secretárias (GMS) com a
importância e urgência de caracterizar a mudança de seu perfil diante das exigências do
mercado de trabalho. Os relatos com relação a este quesito foram bastante enfáticos na
explicitação de novas posturas profissionais envolvendo mais responsabilidades:
Vejo a secretária como uma assessora, uma facilitadora na sua área de atuação,
com uma gerenciadora de processos e de informação (PROFISSIONAL 1).
A profissional de secretariado, hoje, é vista como uma assessora e facilitadora. É
o que nós estamos trabalhando muito aqui na empresa [...] é a visão de quem
está dentro do GMS, e até das outras profissionais que não estão; é o que vem
sendo difundido aqui dentro. (PROFISS IONAL 3).
É importante destacar que a profissional
d e secretariado ocupa posição de
assessoria dentro da empresa e consequentemente está em contato perm anente com todo
tipo de inform ação em presarial. Assim sendo, o profissional deve ter sólidos princípios éticos,
pois está exposto, a todo o momento, a situações de pressões internas e externas inerentes
ao seu m undo de trabalho.
Diante disso, de acordo com Medeiros e Hernandes (2005) percebe-se que, as
empresas procuram profissionais que tenham em seu perfil a capacidade de
gerenciamento, habilidade para tomar decisões, relacionar-se com todos os níveis
hierárquicos, bem como capacidade para entender o negócio e as estratégias da
organização. O profissional de hoje, é um solucionador de problemas em quem o
executivo confia e delega atividades extremante importantes, com toda confiança.
A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de
escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades,
particularmente as relativas a finanças, economia, marketing, relações humanas no
trabalho e idiomas.
Segundo Moura (2006), o profissional de secretariado deve manter-se sempre
aberto para novas aprendizagens na execução das atividades que lhe são confiadas,
com isso sempre obterá êxito, dedicando-se ao conhecimento do trabalho que irá
realizar usando sempre o bom senso e equilíbrio para transmitir confiança e capacidade
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de solucionar problemas, precisa cuidar de sua imagem, pois é através dela que as
pessoas irão construir a imagem da empresa.
Além disso, a profissional de secretariado precisa trabalhar harmoniosamente com
seus colegas, procurando não fazer distinção de qualquer espécie. Nesse tipo de
relacionamento, deve demonstrar lealdade, confiabilidade e bom senso.
Uma vez que o profissional de secretariado aja também como líder dentro da
empresa é de suma importância ficar atento a essa característica (MOURA, 2006).
O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu
pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados.
Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir, ser
capaz de estabelecer metas e objetivos fazer um grupo esforçar-se para atingi-los e ter
capacidade de motivar.
Aspectos relacionados à liderança também foram analisados no decorrer do
estudo realizado por Moura (2006 p.78). Uma das entrevistadas enfatizou que “a
profissional de secretariado pode ser pró-ativa e não precisa necessariamente ser a líder,
ou ser uma líder para ocupar o cargo”:
Um dos aspectos de uma boa líder é realmente saber -ouvir; isso é um dos
pontos mais importantes. Eu acho que há muitas secret árias que acabam t endo
um pouc o desse perfil de liderança, sim, na sua área de at uação. ”
Para Maerker (1999), o modelo de líder moderno, que delega funções e trabalha
em parceria, em geral, está unido “ao de uma profissional de secretariado responsável,
cujas preocupações estão voltadas para a estratégia dos negócios em desenvolvimento
no ambiente de trabalho. As pequenas tarefas do dia-a-dia não são esquecidas, mas sim
tratadas dentro da dimensão correta, como detalhes que são ou não fundamentais para o
sucesso da parceira.”
Para tanto, as formas como as profissionais de secretariado irão atuar depende
muito de cada empresa. Em algumas, podem ser supersecretárias (MATTOS, 1999),
valorizadas, dinâmicas, participativas e atuar lado a lado com os líderes da organização.
Em tais circunstâncias, elas devem ser “profissionais multifuncionais”, que têm várias
atribuições na empresa. Em outras situações, no entanto, poderão ser somente
executores do trabalho que é delegado, sem a menor possibilidade de contribuir com
opiniões no andamento e no desenvolvimento de novos processos, e menos ainda ter
conhecimento e participar de negociações.
3 CONCLUSÃO
Diante do exposto, percebe-se que o perfil e atribuições da profissional de
secretariado é complexo e não se restringe as atividades rotineiras de um escritório, mas
sim esta interligado com toda a empresa. E é importante lembrar que para atingir a
excelência no trabalho precisa haver constante reciclagem e aperfeiçoamento de
conhecimento.
É importante ressaltar que a profissional de secretariado é polivalente e
multifuncional característica essas que são hoje de fundamental importância no mundo
globalizado ao qual as pessoas fazem parte e que fazem a grande diferença no perfil
profissional. Pode-se dizer que será uma das profissões que tem muito espaço e
reconhecimento para conquistar.
É importante que a profissional de secretariado, tenha consciência de seu perfil
profissional, ousando mudar características, não deixando que sua vida seja apenas “um
pano de fundo,” deve sentir emoção em cada ato, cada decisão. Deixando que o
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profissionalismo o instigue à mobilização de suas aptidões. É necessário inovar e ocupar
o seu espaço no mercado de trabalho.
REFERÊNCIAS
BUONO, Anthony F; BOWDITH, James
organizacional. São Paulo: Pioneira, 1999.
L.
Elementos
de
comportamento
CERTO, Samuel C. Administração moderna. São Paulo: Printice Hall, 2005.
DUNCAN, Robert. Organizations Dynamics, New York, 1992.
MAERKER, Stefi. Secretária: a parceira de sucesso. São Paulo: Gente, 1999.
MATTOS, Vera. Supersecretária. São Paulo: Nobel, 1999.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária Lei no. 9.26l/96.
7 ed. São Paulo: Atlas, 2005.
MOURA, Maria Alice. Competências individuais demandadas pela profissional de
secretariado: um estudo do grupo de melhorias das secretárias da Vallourec &
Mannesmann do Brasil S.A. 2006. Dissertação (Mestrado Profissional em Administração
de Empresas) – Faculdades Integradas de Pedro Leopoldo.
SOUZA, Edela Lanzer P. Clima e cultura organizacionais: como se manifestam e
como se manejam. São Paulo: Edgard Blucher, 1998.