Grupo de Supervisão Educacional – GSE/Gestão de Vida Escolar
MÓDULO B- MATRÍCULA
Guarda dos Prontuários
B8
Revisado em NOV/2013
Material Necessário
 Prontuário dos alunos.
 Armário tipo arquivo.
Atividades
1. Guardar os prontuários ativos1, após sua abertura e constituição das classes, no arquivo
corrente2:
 Separados por classes (curso, série/módulo, período);
 Classificados na mesma ordem do Programa DCI ou outro programa;
 Em armário, tipo arquivo, em local de fácil acesso e manuseio para facilitar a busca de
informações e para arquivar os documentos do aluno.
IMPORTANTE: A responsabilidade pela vida escolar dos alunos da classe
descentralizada é da escola-sede, local onde deverão ficar os prontuários desses
alunos. O contato entre o CCD e a escola-sede deverá ser frequente e harmonioso, a
fim de não acarretar nenhum embaraço nos registros que devem ser feitos e no
atendimento às solicitações do aluno.
2. Organizar os prontuários inativos3 no arquivo permanente4 da unidade, em ordem crescente
de RM (Registro de Matrícula).
3. Manter programa informatizado de busca de prontuário de aluno, com o devido backup em
local conhecido e disponível aos funcionários que atuam na Secretaria Acadêmica.
4. Até 30 dias após o início das aulas:
 Fazer o levantamento de todos os alunos que apresentaram no ato da matrícula
declarações para comprovar a conclusão da escolaridade anterior (Ensino Fundamental
para Ensino Médio; Ensino Médio para os Cursos Técnicos);
 Solicitar, por escrito, aos alunos a apresentação do documento definitivo: histórico escolar
ou certificado no caso de EJA.
5. Até 90 dias após o início das aulas, em cada semestre, providenciar a confirmação da
autenticidade dos históricos escolares apresentados:
A - Quando se tratar de documentos expedidos por outras unidades da federação,
encaminhar cópia do documento, por meio de ofício solicitando a confirmação da sua
autenticidade:
 Ao órgão competente do estado5 ou,
 À unidade expedidora do documento.
B – Quando se tratar de documento expedido por Instituição do Sistema de Ensino do
Estado de São Paulo:
 Anterior a 1980 – encaminhar por meio de ofício, cópia do histórico escolar ou certificado à
Diretoria de Ensino da região a que pertence ou pertenceu a unidade escolar expedidora do
documento6.
1
Prontuários ativos: são os prontuários dos alunos em desenvolvimento.
Documentos de arquivo correntes: “consideram‐se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às
unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados” (Decreto nº 48 897, de
27/08/04).
3
Prontuários inativos: são os prontuários dos alunos que concluíram seus estudos e/ou não estudam mais na Etec.
4
Documentos de arquivo permanente: “consideram‐se documentos permanentes aqueles com valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados” (Decreto nº 48 897, de 27/08/04).
5
Para verificar o endereço de Secretarias de Estado, acessar o site correspondente em cada Estado/Distrito Federal.
2
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
De 1980 a 2000 – consultar os Suplementos do Diário Oficial do Estado no site
www.imprensaoficial.sp.gov.br, publicados nas seguintes datas:
Ano
Datas
2.º Grau
1.º Grau
1980
31.07.81
31.07.81
1981
30.04.82
24.07.82
1982
15.09.83
28.10.83
1983
11.07.84
15.08.84
1984
13.07.85
09.11.85
1985
05.07.86
18.10.86
1986
04.06.87
14.11.87
1987
27.08.88
30.11.88
1988
16.09.89
23.12.89
1989
09.06.90
20.10.90
1990
05.09.91
14.12.91
1991
29.08.92
30.12.92
1992
18.09.93
30.12.93
1993
05.11.94
28.12.94
1994
20.12.95
23.12.95
1995
28.09.96
28.12.96
1996
30.09.97
25.12.97
1997
22.12.98
31.12.98
1998
16.10.99
31.12.99
1999
11.11.00
30.12.00
2000
30.11.01
29.12.01

Alunos concluintes, a partir de 2001 – realizar a consulta pública no GDAE:
http://www.gdae.sp.gov.br/gdae/publica/Resultado.
Observação:
Compete à Secretaria Acadêmica providenciar a confirmação da autenticidade dos
documentos escolares e não ao aluno.
6. Caso o histórico escolar seja declarado inautêntico, o Responsável pela Secretaria
Acadêmica deverá comunicar o fato à Direção, consultar a Portaria CGEB de 24/10/2012,
publicada no DOE de 25/10/2012, Seção I, pág. 26 e 27, e entrar em contato,
imediatamente, com a Supervisão Educacional – Área de Gestão de Vida Escolar para
orientações complementares.
IMPORTANTE: A matrícula efetuada com documento inautêntico torna insubsistentes
os atos escolares praticados, passíveis de anulação.
6
Para verificar os endereços das Diretorias de Ensino acessar o site da Secretaria da Educação do Estado de São Paulo –
www.educacao.sp.gov.br.
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