MANUAL DE SERVIÇOS AUXILIARES
Número:
037.04.05.02.5.001
Título: USO E CONTROLE DE TELEFONE
SUMÁRIO
1. Objetivo
2. Campo de Aplicação
3. Referências
4. Definições
5. Siglas
6. Condições Gerais
7. Telefone Fixo
8. Telefone Celular
9. Responsabilidades
Anexo A
1. OBJETIVO
Esta Norma estabelece procedimentos a serem adotados para o uso e controle de
telefone do Sistema Telefônico da Embrapa – STE, nos telefonemas locais, interurbanos
nacionais e internacionais.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Esta Norma se aplica a todas as unidades da Embrapa.
3. REFERÊNCIAS
Resolução Normativa nº 27, de 21.11.1995 (BCA 51/95): Normas da Embrapa
nºs 037.03.06.02.5.007 e 037.03.06.02.5.008 (Manual de Custos)
4. DEFINIÇÕES
Para efeito desta Norma, são adotadas as seguintes definições:
Autoridade Competente – Chefe de Unidade Central e Chefe-Geral de Unidade
Descentralizada.
Telefonema Interurbano – comunicação telefônica, nacional ou internacional, entre
duas cidades que apresentem códigos de áreas diferentes.
PALAVRAS-CHAVE:
Apoio Logístico; Telefone; Controle
ELABORAÇÃO: VERIFICAÇÃO:
DRM
GPR
REVISÃO:
3
APROVAÇÃO:
DATA:
SEÇÃO DO MANUAL
PÁGINAS:
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PABX (Private Automatic Branch Exchange – Comutações Automáticas de Linhas
Privadas) – sistema telefônico capaz de abrigar várias linhas de uso simultâneo.
Pessoa Credenciada − empregado autorizado, através de documento hábil da Embrapa
(portaria, ordem de serviço, memorando, dentre outros), para aprovar a execução de
telefonema interurbano.
Responsável pelo Uso do Aparelho Telefônico – operador de mesa telefônica,
quando se tratar de PABX e empregado que seja o responsável pelo uso e controle de
aparelhos telefônicos convencionais ou especiais (celular, telefone com viva voz, etc.).
Setor Competente – o DRM, na Sede, e o setor responsável pela atividade, na
Unidade Descentralizada.
Sistema Telefônico da Embrapa – conjunto de todos os aparelhos telefônicos
pertencentes ao acervo patrimonial da Empresa, tais como: PABX, linhas diretas,
celulares convencionais, celulares pré-pagos e outros.
Usuário – aquele que se utiliza do serviço telefônico da Embrapa, pertencente ou não
ao seu quadro de pessoal.
5. SIGLAS
São usadas no texto desta Norma as seguintes siglas:
DRM – Departamento de Administração de Materiais e Serviços
Embrapa – Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária
MTI – Mapa de Telefonema Interurbano
STE – Sistema Telefônico da Embrapa
UC – Unidade Central
UD – Unidade Descentralizada
6. CONDIÇÕES GERAIS
A utilização do STE objetiva a transmissão e recebimento de mensagens de interesse
da Embrapa.
6.1 - O usuário do STE deverá observar as regras básicas para o uso racional do
telefone descritas no Manual de Atendimento ao Cliente da Embrapa.
6.2 - Os telefonemas interurbanos poderão ser efetuados:
a) via telefonista, utilizando-se o PABX;
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b) via telefone direto, exclusivo do setor;
c) via ramal, através de senha magnética; e
d) via telefone celular, nos casos indicados nesta Norma.
6.3 - O telefonema interurbano particular, procedente de qualquer tipo de aparelho, será
obrigatoriamente ressarcido pelo usuário no valor correspondente à ligação
efetuada.
6.4 - O recolhimento do valor correspondente aos telefonemas interurbanos particulares
deverá ser feito de acordo com as normas internas em vigor.
6.5 - Atrasos superiores a 30 (trinta) dias, entre a apresentação da conta e o efetivo
ressarcimento, implicarão na atualização monetária do valor correspondente,
conforme as normas internas em vigor.
6.6 - O usuário será responsável pelas informações prestadas.
6.7 - As UDs que possuem telefones integrados ao sistema de telefonia rural deverão
promover o controle de uso dos telefonemas interurbanos, de acordo com esta
Norma.
6.8 - Os documentos relativos ao uso e controle do STE deverão ser arquivados de
acordo com a legislação arquivística em vigor.
7. TELEFONE FIXO
7.1 - Os telefonemas interurbanos, inclusive os de caráter particular, deverão ser
controlados com rigor, através do Mapa de Telefonema Interurbano – MTI
(Anexo A), pela pessoa responsável pelo uso do aparelho telefônico fixo.
7.1.1 - O MTI será impresso pelo setor competente da UD e pelo DRM, no caso da
Sede, devendo conter no mínimo 20 linhas na frente e 15 no verso.
O tamanho dos campos de cada linha deve ser dimensionado para comportar
os dados de cada telefonema.
7.1.2 - A ligação feita a cobrar no STE será registrada no formulário utilizado para
controle de interurbano (Anexo A).
7.2 - A designação de pessoas responsáveis pelo uso de aparelho telefônico, bem
como de pessoas credenciadas, será feita pelo Chefe de cada UC ou UD.
7.3 - Até o terceiro dia útil de cada mês subseqüente ao dos telefonemas efetuados, o
responsável pelo uso do aparelho telefônico enviará ao setor competente o MTI
devidamente preenchido.
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7.3.1 - O setor competente promoverá a conferência do MTI com a conta telefônica
correspondente.
7.3.1.1 - Caso haja divergência de valor entre a conta telefônica e o MTI, o setor
competente deverá apurar os fatos e cobrar a quantia a quem couber.
7.4 - A autoridade competente poderá determinar o bloqueio de telefonemas a cobrar.
7.5 - Os casos eventualmente verificados de uso do STE para serviços especiais
(0900) serão debitados ao usuário identificado.
7.5.1 - A autoridade competente determinará medidas para a pronta identificação
destes usuários, de acordo com normas internas da Embrapa.
7.6 - A autoridade competente deverá, sempre que possível, solicitar à concessionária do
serviço de telefonia da região, a instalação de dispositivo que informe ao
usuário a existência de pessoas querendo comunicar-se com aquele telefone,
quando o mesmo estiver sendo utilizado.
7.6.1 - Poderá ser instalado dispositivo que acione toques, em intervalo de tempo
preestabelecido, visando informar a duração de cada conversação.
7.6.2 - Igualmente, poderá ser instalado o “software” denominado tarifador, que emite
relatórios diários de telefonemas efetuados.
7.7 - O custo da ligação interurbana deverá ser apurado e apropriado pelo setor
competente, mensalmente, de acordo com as normas internas em vigor, citadas
no Capítulo 3 desta Norma.
7.8 - A autoridade competente determinará expressamente o controle, através do MTI,
dos telefonemas interurbanos efetuados de telefone fixo para o sistema de
telefonia celular ou providenciará o seu bloqueio.
7.9 - As informações contidas no formulário MTI poderão ser informatizadas, visando
controles mais efetivos.
8. TELEFONE CELULAR
8.1 - Será permitida a concessão de posse de telefone celular, na Embrapa, aos
seguintes usuários:
a) Diretor-Presidente;
b) Diretor Executivo;
c) Cargo em Comissão ou Função de Confiança, nível 1;
d) Cargo em Comissão ou Função de Confiança, nível 2.
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8.1.1 - Excepcionalmente, a critério da Diretoria Executiva, poderá ser concedida a
posse de telefone celular a empregado cujas atividades exercidas exijam sua
utilização.
8.2 - O Diretor-Presidente da Embrapa e o Chefe-Geral de UD poderão dispor de mais
1 (um) telefone para uso geral e por exigência do trabalho a ser executado.
8.3 - A aquisição ou aluguel de linhas para celular, em número superior ao estabelecido
nesta Norma, ficará condicionada à aprovação prévia da Diretoria Executiva da
Embrapa.
8.3.1 - Por conveniência administrativa da UC e da UD, poderá ser autorizada a
aquisição de até 3 (três) telefones celulares especiais, tipo “pré-pago”, para
atender a eventuais demandas.
8.4 - O usuário que detém aparelho telefônico celular da Embrapa é responsável pela
guarda, controle e uso do mesmo.
8.5 - O usuário de telefone celular da Embrapa deverá ressarcir à Empresa todos os
telefonemas interurbanos particulares.
8.5.1 - Será encaminhada mensalmente ao usuário, pelo setor competente, a fatura
telefônica celular para conferência e identificação dos telefonemas interurbanos
particulares, se houver.
9. RESPONSABILIDADES
9.1 - Do usuário:
a) informar corretamente ao responsável pelo uso do aparelho telefônico os dados
dos telefonemas a serem executados, para preenchimento completo do MTI;
b) ressarcir à Empresa os valores dos telefonemas interurbanos particulares
realizados em telefones fixos ou celulares.
9.2 - Do setor competente:
a) conferir os MTIs e as respectivas contas telefônicas recebidas;
b) esclarecer possíveis divergências entre os valores da conta telefônica e do MTI,
através da apuração dos fatos;
c) promover a cobrança dos telefonemas interurbanos particulares efetuados no
STE;
d) cadastrar e atualizar permanentemente a relação de pessoas credenciadas a
solicitar telefonemas interurbanos.
9.3 - Do responsável pelo uso do aparelho telefônico:
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a) controlar, rigorosamente, os telefonemas interurbanos a serem efetuados no(s)
aparelho(s) telefônicos(s) sob a sua responsabilidade;
b) preencher corretamente o formulário denominado MTI, no caso de telefone fixo, e
remetê-lo ao setor competente.
9.4 - Da pessoa credenciada:
a) analisar, sistematicamente, os telefonemas interurbanos efetuados nos aparelhos
telefônicos sob a sua responsabilidade, visando atestar as respectivas
despesas;
b) indicar o responsável pelo uso do aparelho telefônico situado na sua área.
9.5 - Do Chefe da UD:
a) cumprir e fazer cumprir as determinações desta Norma, no âmbito de sua
Unidade;
b) determinar expressamente, se for o caso, o controle dos telefonemas efetuados de
telefones fixos para telefones celulares ou o bloqueio para celulares;
c) decidir sobre impasses ocorridos no serviço relativo ao STE;
d) submeter ao Chefe do DRM assuntos omissos nesta Norma.
9.6 - Do Chefe do DRM:
a) zelar pelo cumprimento desta Norma no âmbito da Empresa;
b) cumprir e fazer cumprir as determinações desta Norma, no âmbito da Sede;
c) determinar expressamente, se for o caso, o controle dos telefonemas efetuados
para telefones celulares ou providenciar o seu bloqueio;
d) adotar medidas para a solução de impasse que possa ocorrer quanto à
divergência de valores entre a conta telefônica e o MTI;
e) adotar medidas que julgar pertinentes na solução dos casos omissos nesta
Norma, “ad referendum” do Diretor-Presidente da Embrapa.
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ANEXO A
(Modelo de Formulário)
MAPA DE TELEFONEMA INTERURBANO – MTI
UNIDADE/SETOR:________________Nº TELEFONE_____________MÊS/ANO________FOLHAS____
(Frente)
1 – TELEFONEMAS A SERVIÇO
ÓRGÃO
DIA
*A
HORA
USUÁRIO
DDD/DDI
TELEFONE
CONTACTADO
ASSUNTO
PROJETO OU
ASSINATURA
VALOR
SUBPROJETO
(Usuário)
R$*
ser preenchido pelo setor competente
Ass. Responsável
Ass. Chefe ou Pessoa Credenciada
(verso)
2 – TELEFONEMAS PARTICULARES
AUTORIZO A CONSIGNAÇÃO EM FOLHA DE PAGAMENTO DO VALOR DA LIGAÇÃO ABAIXO INDICADA, CONFORME NORMAS DA EMPRESA
DIA
HORA
USUÁRIO
MATRÍCULA
DDD/DDI
TELEFONE
ASSINATURA
VALOR
(Usuário)
R$*
* A ser preenchido pelo setor competente
Ass. Responsável
Ass. Chefe ou Pessoa Credenciada
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