Caro fornecedor,
Escrevemos-lhe para informá-lo de que a Vanderlande implementou um programa de faturação
eletrónica para todos os fornecedores de bens e serviços. A sua participação neste programa é essencial
para dar início ao pagamento bem-sucedido das faturas enviadas à Vanderlande. A nossa estratégia é
passar os nossos fornecedores para faturação eletrónica até 13 de outubro de 2014, tendo como meta
global pôr fim ao processamento de faturas em papel.
Para facilitar a sua passagem para a faturação eletrónica e a gestão do avanço do processo, a
Vanderlande estabeleceu globalmente uma parceria com a Tungsten Network, o novo nome para o
fornecedor global de faturação eletrónica OB10. A Tungsten oferece opções flexíveis para o envio de
faturas que podem incluir uma ampla variedade de tamanhos de fornecedores, sistemas e necessidades
de processamento.
Melhorar o pagamento atempado
A faturação eletrónica irá aumentar a nossa capacidade de lhe pagar atempadamente. Melhorar o
pagamento atempado é um objetivo essencial para a Vanderlande e, ao aceitar a Tungsten, estará a
ajudar-nos e a beneficiar o seu negócio. Além disso, as faturas perdidas no correio ou enviadas para o
departamento errado, o que, por sua vez, dá origem a atrasos no pagamento, felizmente passarão a
fazer parte do passado. Há um custo mínimo associado à faturação eletrónica para si e para a
Vanderlande. No entanto, a nossa expectativa é de que os benefícios do sistema irão compensar o custo.
Outros benefícios incluem:
 Uma relação mais próxima e mais forte com a Vanderlande.
 Uma solução ambientalmente sustentável - salvar árvores e transporte.
 Envio seguro e garantido de faturas em poucas horas.
 Será notificado pela Tungsten de quaisquer problemas com dados da fatura antes de a fatura
ser transmitida à Vanderlande, permitindo-lhe resolver rapidamente quaisquer questões.
 Uma maior qualidade de conteúdo de fatura que irá evitar atrasos de pagamento
desnecessários.
 Maior transparência no processamento, com acesso online a informações sobre o estado da
fatura.
 Em conformidade com o IVA, independentemente do local de envio ou receção das faturas.
 A capacidade de enviar faturas eletrónicas para outros clientes na rede Tungsten.
O que precisa de fazer?
A Tungsten irá entrar em contacto consigo nos próximos 5-10 dias para lhe explicar as opções
disponíveis e ajudá-lo na transição para a faturação eletrónica. Entretanto, poderá obter mais
informações através das fichas de informação em anexo e online em http://www.tungstennetwork.com/vanderlande. A fim de cumprir a nossa data limite, deverá ter informado a Tungsten da
sua opção de envio preferencial até 15 de setembro de 2014.
Se deseja contactar a Tungsten diretamente, faça-o através do +351 (1) 800 814549 ou em
[email protected]. Se deseja contactar a Vanderlande sobre este pedido, envie a
sua questão para [email protected].
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Vanderlande Industries B.V.
BIC: RABONL2U IBAN: NL63 RABO 0153 2516 46 Número de registo comercial 16017956 Câmara de Comércio
Este projeto tem o apoio total da equipa de gestão executiva da Vanderlande. Agradecemos
antecipadamente a sua participação e esperamos receber as suas faturas através da Tungsten num
futuro muito próximo.
Atentamente,
Edgar Beers
CPO
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Ruud Wilgenkamp
Gestor de Serviços Partilhados
Perguntas frequentes
Quem é a Tungsten?
Tungsten uniu esforçou com a OB10, a rede de facturação electrónica global, em Outubro de 2013. Tungsten acelera o
comércio global para os clientes através:
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Tungsten Network: Facturação electrónica para cadeias de distribuição ligadas
Tungsten Network Analytics: Informações em tempo real para melhores decisões de compra
Tungsten Network Finance: Finanças da cadeia de distribuição para o crescimento do negócio
Estabelecida em 2000, a OB10 tem sido pioneira da facturação electrónica, e associa-se às maiores empresas do
mundo e agências governamentais para os seus milhares de fornecedores em todo o mundo.
OB10 mudou o seu nome para Tungsten Network.
Será necessário assinar um acordo com a Tungsten Network?
Sim, se optar por utilizar a Solução Integrada, irá assinar um acordo específico com a Tungsten Network. Se optar por
utilizar um Formulário Web, será necessário que aceite os termos e condições padrão apresentados.
Por que razão a Vanderlande não paga as taxas?
Para usar o serviço Tungsten Network, tanto o fornecedor como a Vanderlande pagam uma taxa, uma vez que ambos
beneficiam do serviço. A nossa análise demonstra que quando se têm em conta os custos de impressão e de entrega,
pode ser mais barato enviar uma factura electronicamente através da Tungsten Network.
A facturação via Tungsten Network é um requisito para as transacções comerciais com a Vanderlande?
Sim. Com efeito a partir de 13 de Outubro de 2014, o departamento de Contas a Pagar da Vanderlande pretende
deixar de aceitar facturas em papel da sua empresa. Em vez disso, as facturas electrónicas serão a única forma de
iniciar um pagamento bem-sucedido.
Será necessário usar este serviço se a minha conta for paga atempadamente neste momento?
Sim. A sua utilização do serviço Tungsten Network irá garantir que continuaremos a pagar atempadamente.
O que pode acontecer se eu continuar a enviar facturas em papel?
Enquanto estiver a trabalhar com a Tungsten Network para completar o seu registo, teremos o maior gosto em
continuar a receber as suas facturas em papel. Definimos o prazo limite de 13 de Outubro de 2014 para que os
fornecedores migrem para a rede.
Quando começar a enviar facturas através da rede Tungsten Network, certifique-se de que deixa de enviar exemplares
em papel.
Nota: as facturas em papel recebidas após ter começado a transmitir facturas através da Tungsten Network serão
rejeitadas.
A Vanderlande efectuará pagamentos utilizando a Tungsten Network?
A Tungsten Network não é uma plataforma de pagamento. Vanderlande vai continuar a usar o seu método de
pagamento actual.
Preciso de instalar algum software?
Não. Não é necessário qualquer software. A Tungsten Network fornece uma solução fácil de usar. Em vez de exigir
diferentes padrões de dados, a funcionalidade DE QUALQUER FORMATO PARA QUALQUER FORMATO DE DADOS da
Tungsten Network aceita facturas em qualquer formato e em qualquer tipo de ficheiro.
Já enviei alguns dados de facturas directamente para outros clientes. Posso enviar Facturas em EDI/XML
directamente para a Vanderlande?
Para a Tungsten Network, o EDI e o XML são apenas formatos de dados utilizados, por isso pode usar o formato que
preferir para enviar dados à Tungsten Network se optar por usar a Solução Integrada. Vanderlande não receberá
quaisquer dados electrónicos directamente dos fornecedores, uma vez que iremos receber um único ficheiro de
factura consolidada da Tungsten Network contendo as facturas de todos os nossos fornecedores.
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Reference ID:
Já possuo um sistema para disponibilizar facturas aos meus clientes pela Internet, permitindo-lhes visualizar uma
imagem da factura na web. Posso usar este sistema em vez do Tungsten Network?
Não, a rede Tungsten Network garante que a Vanderlande recebe os dados que envia num formato que será
transferido para o nosso software de contabilidade e que, onde aplicável, corresponderá ao registo de recepção de
produtos. Fornecer à Vanderlande uma imagem da factura ou a opção de transferir os dados num formato fixo não
satisfaz os processos empresariais da Vanderlande.
E se eu não possuir um sistema capaz de criar facturas electrónicas?
Inquira o seu representante da Tungsten Network sobre outras soluções disponíveis.
Posso enviar facturas electrónicas a todos os meus clientes usando a Tungsten Network?
Sim. Logo que se registe na rede Tungsten Network, a Tungsten Network permitir-lhe-á enviar facturas electrónicas
para qualquer outro cliente que também seja membro da rede.
Estou a planear mudar o meu software de Facturação brevemente. Posso aguardar?
O objectivo que definimos é ter todos os fornecedores registados e a enviar facturas até 13 de Outubro de 2014. A
rede Tungsten Network aceita a introdução de quaisquer formatos de dados, por isso, pode aderir à rede e enviar as
suas facturas e, quando estiver pronto para usar o novo software, só terá de notificar a Tungsten Network das
alterações na criação dos seus dados para que esta efectue as alterações necessárias na rede, garantindo uma
transição suave e uma entrega de facturas ininterrupta.
Pode Tungsten Network oferecer ajuda em lenguas multiples?
Sim, Tungsten Network oferece Vendas, Implementacao e servicos de soporte em Ingles, Frances, Alemao, Holandes,
Português e Italiano.
A Tungsten Network tem também números locais de apoio ao cliente para os seguintes países:
Austrália: +61 (0)1800035399
Bélgica: +32 (0)24031011
Dinamarca: +45 (0)80885818
Finlândia: +358 (0)800118871
França: +33 (0)1 70708100
Alemanha: +49 (0)69222220290
Irlanda: +353 (0)12477709
Itália: +39 0236006340
Malásia: +60 (0)1800813158
Holanda: +31 (0)207121385
Nova Zelândia: +64 (0)800448121
Singapura: +65 (0)8001204757
Espanha: +34 (0)914141472
Suécia: +46 (0)850578418
UK +44 (0) 8701657420
Estão disponíveis informações adicionais sobre o serviço Tungsten Network?
Sim, visite a página www.tungsten-network.com/Vanderlande
Como posso obter mais informações sobre tornar-me um Comprador que utiliza o serviço Tungsten Network?
Visite a página www.tungsten-network.com
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e-Invoicing and an overview of your options
Join the Tungsten Network and benefit from:
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Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail
On-time payment: your customers can process your invoices faster
No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk
and do not need manual intervention
Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware
24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management
Tax compliance: we enable compliant e-Invoicing
Easy and cost-efficient invoicing at any time
Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a
data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the
Web Form through the Portal.
This document explains how e-Invoicing works and the options available to you.
How it works
By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer,
we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you
have access to the invoice archive and a number of reporting functions.
Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form
submission through the Portal is the best option for your company.
NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers.
It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten.
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© Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo™.
1. Integrated Solution: sending an extracted data file
The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from
your billing system and delivered directly into your buyers’ finance systems. This means:
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We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on
your customers’ requirements
No need to install additional software or hardware
You can send one consolidated data file for all your invoices
Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers
Costs for the Integrated Solution
Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used
these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your
renewal date.
Annual membership
€1,250*
1-520
Free
Per invoice transaction costs for additional invoices
1 – 20 invoices per month
€1.00
21 – 250 invoices per month
€0.80
251 – 1000 invoices per month
€0.60
1001 – 5,000 invoices per month
€0.44
5001 + invoices per month
€0.32
* Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity.
Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume.
Getting started with the Integrated Solution
Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you
through the registration process.
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2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal
The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year.
The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within
hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly.
Costs for the Web Form
Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of
your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52
free invoices for you to use during the next 12 months.
If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase
additional transactions (minimum 25 invoices), priced at €2.00 per invoice. You can purchase transactions
as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of
purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary
Annual per-invoice transaction costs
1 – 52 invoices per year
Free
Each invoice (minimum purchase of 25)
€2.00
* Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct
debit.
Getting started with the Web Form submission through the Portal
As part of your invitation to join the network, you will receive an email with instructions on how to register.
Once your registration is complete, we will send you your login credentials by e-mail so you can start
sending electronic invoices via the Tungsten Network.
For more information on Tungsten, e-Invoicing and the options available to you, visit www.tungstennetwork.com or email us at [email protected].
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