SERVIÇO DE REFERÊNCIA: UTILIZAÇÃO DE SOFTWARE
LIVRE PARA AVALIAÇÕES EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS
Belkiz Inez Rezende Costa¹
Eliane Pawlowski Oliveira Araújo²
¹Vice-Diretora do Sistema de Bibliotecas, UFMG, Belo Horizonte, Minas Gerais
² Sistema de Bibliotecas UFMG, Mestranda em Ciência da Informação, Belo Horizonte, Minas Gerais
1 Introdução
A revolução causada pelo desenvolvimento das tecnologias de informação e
comunicação - TIC’s no acesso à informação tem impactado substancialmente as
bibliotecas. Entretanto, Will Sherman pondera que as bibliotecas são insubstituíveis
e não serão extintas com a “desconcertante proeza e progresso da tecnologia”. Uma
das razões apontadas pelo autor refere-se ao fato das bibliotecas não serem apenas
livros, mas envolverem, dentre outros, o trabalho de guiar e educar usuários para
encontrar informação independente de seu formato, auxiliando-os a acessarem a
informação de forma efetiva.
Baseado na assertiva de Costa, Silva e Ramalho (2009), os estudos de usuários
permitem verificar Por que?, Como? e Para quais fins? os indivíduos usam a
informação e quais os fatores que afetam tal uso. Essas constatações fazem com
que os sistemas de informação passem a conhecer as reais necessidades
informacionais de seus usuários, o que contribui para o uso mais efetivo da
informação.
Em meio a esse turbilhão de mudanças, que ainda não se findaram e continuam em
processo, as bibliotecas devem estar preparadas para atender a um público
diversificado, tanto os nativos digitais, quanto aqueles que estão se adaptando a
essa não tão nova realidade, mas que a cada dia traz inovações tanto em relação a
disponibilidade de conteúdos quanto a tecnologias de acesso.
Nesse contexto, faz-se necessário que as bibliotecas avaliem seus produtos,
serviços e estrutura favorecendo-se e utilizando, também, as ferramentas
tecnológicas disponibilizadas na Web.
2 Materiais e Métodos
Preocupados em avaliar as atividades de referência dentro dessa realidade em
constante transformação, o Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de
Minas Gerais – SB/UFMG designou Comissão para realizar um diagnóstico dos
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serviços e estruturas oferecidos aos seus usuários.
A equipe encarregada da discussão foi dividida em grupos de trabalho - GT’s, cada
um abordando uma temática específica:
a) GT Circulação: treinamento e recebimento do usuário, malote, empréstimo
entre bibliotecas, segurança do acervo e multa;
b) GT Comunicação e marketing: divulgação e uso dos serviços oferecidos,
divulgação eletrônica de novas aquisições e de duplicatas para doação, uso
de novas tecnologias (Blogs, Twitter) e comunicação visual das bibliotecas;
c) GT Acessibilidade arquitetônica e informacional: Biblioteca virtual;
d) GT Estudo de usuários;
e) GT Serviços técnicos: confecção de ficha catalográfica, orientação na
normalização de trabalhos acadêmicos;
f) GT Serviços e produtos: atendimento virtual e presencial, portal Capes,
COMUT, Biblioteca Digital, Wireless nas bibliotecas, Treinamento e uso das
bases de dados, Espaço digitais;
g) GT Capacitação: Capacitação do bibliotecário de referência.
Para intermediar as discussões e materiais elaborados pela equipe foi utilizado o
software Collabtive, (Figura 1), um software gerenciador de projetos online gratuito,
desenvolvido em PHP e MySQL, que permitiu o compartilhamento de arquivos e
documentos produzidos, controle das horas previstas e gastas, elaboração de
relatórios das atividades, dentre outros (Figura 2).
Figura 1. Tela inicial
Figura 2. Telas do software
Dentro do cronograma de atividades estabelecido pela equipe, a primeira tarefa foi a
realização de uma sondagem com o objetivo de avaliar o serviço de referência
segundo a visão da própria biblioteca. Para tanto, foi desenvolvido um questionário
encaminhado ao responsável pelo serviço de referência na biblioteca e a tabulação
dos dados foi feita utilizando planilha eletrônica cujos resultados foram divulgados
aos grupos por meio do Collabtive (Figura 3).
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Figura 3. Collabtive. Relatório disponibilizado
A segunda atividade aprovada pela equipe foi a realização de um estudo de usuário
com o objetivo de promover a avaliação do serviço de referencia segundo a visão
dos frequentadores da biblioteca. Para tanto, optou-se pela realização de um Survey
utilizando o Google Docs, ferramenta gratuita que possibilita a disponibilização
online do questionário e a tabulação automática dos dados preenchidos (Figura 4).
Figura 4. Estudo de usuário utilizando Google Docs
3 Resultados Parciais/Finais
A utilização do Collabtive para gerenciamento das atividades foi extremamente
positiva, visto que os integrantes da equipe pertenciam às várias bibliotecas do
SB/UFMG, localizadas de forma geograficamente dispersa. A possibilidade de
compartilhar o material produzido, controlar o tempo de execução das tarefas, dentre
outras funcionalidades, auxiliou no planejamento das atividades, colaborando para
um desempenho mais eficaz dos trabalhos.
A ferramenta disponibilizada pelo Google Docs para realização do Survey foi
adequada aos propósitos da equipe de colher dados junto aos usuários das
bibliotecas da UFMG. A possibilidade de acesso online, o layout amigável, a
tabulação automática dos dados, a dinamicidade proporcionada por um questionário
Web e o tempo de retorno das respostas foram pontos que favoreceram a escolha
do software. Outro aspecto importante foi o fato de que o ambiente Web é um
facilitador para contatos com os estudantes que tem com essa realidade maior
intimidade e interação.
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4 Considerações Parciais/Finais
O processo de avaliação do serviço de referência das bibliotecas do SB/UFMG
ainda está em andamento. A elaboração do diagnóstico interno foi concluída e a
utilização do Collabtive auxiliou de forma eficaz na condução dos trabalhos.
Implementar esta ferramenta requereu da equipe disciplina, empenho e interesse
visto que, apesar das facilidades de sua obtenção e instalação, trabalhar com
planejamento estruturado e cronograma pré-fixado por tarefas normalmente não é
algo usual para a maioria das pessoas. É necessário preparar a equipe para utilizar
as funcionalidades oferecidas pelo software e, assim, usufruir de todas as
possibilidades ofertadas pela tecnologia.
Da mesma forma, a realização de Survey utilizando software gratuito e ambiente
Web auxiliou na elaboração de um instrumento dinâmico e que possibilitará atingir
uma amostra representativa do público-alvo do estudo. O software, entretanto,
oferece algumas limitações que estão sendo estudadas de forma a tornar o processo
mais adequado aos objetivos propostos pela equipe.
5 Referências
SHERMAN, Will. Os bibliotecários estão completamente obsoletos? Disponível
em:
http://www.abdf.org.br/principal/index.php/artigos-mainmenu-80/369-osbibliotecarios-estao-completamente-obsoletos. Acesso em 22/04/2012
COSTA, L. F.; SILVA, A.C.P; RAMALHO, F.A. (Re)visitando os estudos de
usuário: entre a “tradição” e o “alternativo”. Disponível em
http://www.datagramazero.org.br/ago09/Art_03.htm. Acesso em 26/04/2012
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