RELATÓRIO DE
ATIVIDADES
Braga/Guimarães | 2012
i
Sumário
1. INTRODUÇÃO ...............................................................................................................................1
1.1.
MISSÃO, VALORES E VISÃO ............................................................................................................. 1
1.2.
ESTRUTURA ORGÂNICA .................................................................................................................. 2
2. MEIOS DE ACÇÃO.........................................................................................................................5
2.1.
HUMANOS .................................................................................................................................. 5
2.2.
MATERIAIS .................................................................................................................................. 6
2.2.1. INSTALAÇÕES ............................................................................................................................ 6
2.2.2. EQUIPAMENTOS ......................................................................................................................... 6
2.2.3. DOTAÇÃO ORÇAMENTAL .............................................................................................................. 7
3. ACTIVIDADES............................................................................................................................. 10
3.1.
PROJETOS ................................................................................................................................ 10
3.1.1. OPEN ACCESS E REPOSITÓRIOS ................................................................................................... 10
3.1.1.1. Projeto RCAAP ................................................................................................................... 10
3.1.1.2. Projeto NECOBELAC .......................................................................................................... 11
3.1.1.3. Projeto OpenAIRE .............................................................................................................. 12
3.1.1.4. Novos projetos: OpenAIREplus e MEDOANET ..................................................................... 14
3.2.
SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE .............................................................................................. 15
3.2.1. ANÁLISE DO DESEMPENHO COM CLIENTES ..................................................................................... 15
3.2.2. ANÁLISE DO DESEMPENHO DOS FORNECEDORES .............................................................................. 18
3.2.3. ANÁLISE DAS NÃO CONFORMIDADES E RECLAMAÇÕES E ESTUDO DE CAUSAS ......................................... 18
ii
3.2.4. ANÁLISE DA EFICÁCIA DAS ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS ......................................................... 19
3.2.5. AUDITORIAS INTERNAS ............................................................................................................... 19
3.2.6. FORMAÇÃO DOS COLABORADORES ................................................................................................ 20
3.3.
DA SECÇÃO ADMINISTRATIVA E DE SECRETARIADO ............................................................................. 21
3.4.
DA DIVISÃO DE BIBLIOTECONOMIA ................................................................................................. 21
3.4.1. SETOR DE AQUISIÇÕES .............................................................................................................. 21
3.4.2. SETOR DE CATALOGAÇÃO ........................................................................................................... 24
3.4.3. SETOR DE ANÁLISE DOCUMENTAL ................................................................................................ 26
3.4.4. SETOR DE LEITURA E EMPRÉSTIMO............................................................................................... 27
3.4.5. FUNDO DOCUMENTAL ............................................................................................................... 31
3.5.
DA DIVISÃO DE INFORMAÇÃO ........................................................................................................ 31
3.5.1. SETOR DA BIBLIOTECA DIGITAL.................................................................................................... 31
3.5.1.1. Website dos SDUM ............................................................................................................ 32
3.5.1.2. Catálogo Bibliográfico da U.M. ........................................................................................... 33
3.5.1.3. Serviço de Pesquisa A-to-Z ................................................................................................. 33
3.5.1.4. Bases de dados bibliográficos ............................................................................................ 34
3.5.2. SETOR DE DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO ............................................................................................ 39
3.5.2.1. Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas ........................... 40
3.5.2.2. Serviço de Referência ........................................................................................................ 42
3.5.2.3. Gestão de Conteúdos e Comunicação ................................................................................ 43
3.5.3. REPOSITÓRIUM ....................................................................................................................... 44
iii
3.5.4. SETOR DE INFORMÁTICA ............................................................................................................ 49
3.5.4.1. Manutenção e Operação .................................................................................................... 49
3.5.4.2. Suporte ............................................................................................................................. 50
3.5.5. SECTOR DE FORMAÇÃO DE UTILIZADORES ...................................................................................... 52
4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL ......................................................................... 54
4.1.
ANÁLISE GLOBAL: OBJECTIVOS E PROGRAMA DE GESTÃO ...................................................................... 54
5. CONCLUSÕES ........................................................................................................................... 56
iv
Figuras
Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação. ...................................................................... 4
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação. .................................... 6
Figura 3: Receitas ............................................................................................................................... 7
Figura 4: Despesas. ............................................................................................................................ 8
Figura 5: Respostas ao questionário LibQual ..................................................................................... 16
Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento .............................................................................. 17
Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por fator ................................................................ 17
Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento ..................................................................... 17
Figura 9: Não conformidades a fornecedores .................................................................................... 18
Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas......................................................................... 18
Figura 11: Reclamações registadas e tratadas................................................................................... 18
Figura 12: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados ................................... 19
Figura 13: Sugestões de Melhoria registadas..................................................................................... 19
Figura 14: Ações de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM ........................................ 20
Figura 15: Expediente ....................................................................................................................... 21
Figura 16: Aquisição de bibliografia em 2011 ................................................................................... 22
Figura 17: Investimento em livros e revistas. ..................................................................................... 23
Figura 18: Novos livros recebidos...................................................................................................... 24
Figura 19: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2010 e 2011. .......................... 25
Figura 20: Entradas mensais de novos registos em 2010 e 2011. ..................................................... 26
v
Figura 21: Publicações monográficas classificadas em 2010 e 2011. .............................................. 27
Figura 22: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento. ............................................... 28
Figura 23: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2011. ........................................ 29
Figura 24: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website. ............................................................... 32
Figura 25: Visitas ao Website por mês/ano. ...................................................................................... 32
Figura 26: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano................................................................. 33
Figura 27: Sessões e pesquisas no serviço AtoZ por mês. ................................................................. 34
Figura 28: B-on – Número de downloads por recurso em 2010 e 2011. ............................................ 35
Figura 29: B-on – Downloads por mês/ano. ...................................................................................... 35
Figura 30: B-on – Downloads por editora. ......................................................................................... 36
Figura 31: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................... 36
Figura 32: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês. .............................................................. 37
Figura 33: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads......................... 38
Figura 34: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês. ....................................................... 38
Figura 35: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................... 39
Figura 36: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês................................................................ 39
Figura 37: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos. .............................................................. 40
Figura 38: Resposta aos pedidos internos. ........................................................................................ 40
Figura 39: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2010 e 2011. ..................................... 40
Figura 40: Pedidos internos por tipo de utente. ................................................................................. 41
Figura 41: Pedidos internos por unidade U.M. ................................................................................... 41
vi
Figura 42: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas. ................................................. 42
Figura 43: Distribuição temática de questões de referência. .............................................................. 42
Figura 44: Sessões e horas de utilização nos postos de pesquisa por mês/ano. ................................ 43
Figura 45: Comparação do número de comunidades, depositantes, documentos e utilizadores
registados. ................................................................................................................................ 44
Figura 46: Evolução do número de depósitos e depositantes por ano. ............................................... 45
Figura 47: Resumo anual dos níveis de acesso ao RepositóriUM. ...................................................... 45
Figura 48: Número de visitas em 2011 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2010. ...... 45
Figura 49: Registos consultados e downloads em 2011..................................................................... 46
Figura 50: Evolução de registos consultados e downloads por ano..................................................... 46
Figura 51: Origens do tráfego ao RepositóriUM.................................................................................. 47
Figura 52: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM em 2011. ......... 47
Figura 53: Origem dos downloads ao RepositóriUM em 2011. ........................................................... 48
Figura 54 : Constituição do parque informático dos SDUM ................................................................ 50
Figura 55: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção. ...................................... 51
Figura 56: Percentagem de tempo despendido por tipo de intervenção. ............................................. 51
Figura 57: Percentagem de tempo despendido por sector. ................................................................ 52
Figura 58: Indicadores e resultados em 2011 ................................................................................... 54
vii
Siglas utilizadas
A. JURÍDICA - Assessoria Jurídica
BCE - Biblioteca de Ciências da Educação
BEC - Biblioteca do Edifício dos Congregados
BGUM - Biblioteca Geral da Universidade do Minho
BIEC - Biblioteca do Instituto de Estudos da Criança
B-on - Biblioteca do conhecimento online
BPG - Biblioteca do Pólo de Guimarães, atualmente designada Biblioteca da Universidade do Minho em
Guimarães. Também designada “Biblioteca de Guimarães” no decurso deste relatório
C. ALGORITMI - Centro Algoritmi
CCTT - Centro de Ciência e Tecnologia Têxtil
CEB - Centro de Engenharia Biológica
CEH - Centro de Estudos Humanísticos
C. FÍSICA - Centro de Física
CIEC - Centro de Investigação em Engenharia Civil
CIEd - Centro de Investigação em Educação
CIIDH - Centro de Investigação Interdisciplinar em Direitos Humanos
CIPsi - Centro de Investigação em Psicologia
CITEPE - Centro Interdisciplinar de Tecnologias de Produção e da Energia
CMAT - Centro de Matemática
DFP - Direção Financeira e Patrimonial
EA - Escola de Arquitetura
E.C./Cons. Pedagógico - Escola de Ciências - Conselho Pedagógico
E.C./Presidência - Escola de Ciências - Presidência
E.C./Dpt. BIOLOGIA - Escola de Ciências - Departamento de Biologia
E.C./Dpt. C. da TERRA - Escola de Ciências - Departamento de Ciências da Terra
E.C./Dpt. FÍSICA - Escola de Ciências - Departamento de Física
E.C./Dpt. Mat. E Apl. - Escola de Ciências - Departamento de Matemática e Aplicações
E.C./Dpt. QUÍMICA - Escola de Ciências - Departamento de Química
E. DIREITO - Escola de Direito
E.E. - Presidência - Escola de Engenharia - Presidência
E.E./DEB - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Biológica
E.E./DEC - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Civil
E.E./DEI - Escola de Engenharia - Departamento de Eletrónica Industrial
E.E./DEM - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Mecânica
E.E./DEP - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia de Polímeros
E.E./DET - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Têxtil
E.E./DI - Escola de Engenharia - Departamento de Informática
E.E./DPS - Escola de Engenharia - Departamento de Produção e Sistemas
viii
E.E./DSI - Escola de Engenharia - Departamento de Sistemas de Informação
ECS - Escola de Ciências da Saúde
EEG - Escola de Economia e Gestão
EPsi - Escola de Psicologia
ESEnfermagem - Escola Superior de Enfermagem
GPI - Gabinete para a Inclusão
ICS - Instituto de Ciências Sociais
IE - Instituto de Educação
ILCH - Instituto de Letras e Ciências Humanas
IMARKE - Investigação em Marketing e Estratégia
IPC - Instituto de Polímeros e Compósitos
MNS - Museu Nogueira da Silva
NEAPP - Núcleo de Estudos em Administração e Políticas Públicas
NEDAL - Núcleo de Estudos de Direito das Autarquias Locais
NICPRI - Núcleo de Investigação em Ciência Política e Relações
NIPE- Núcleo de Investigação em Políticas Económicas
RCAAP - Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal
SAR - Soluções de Automação e Robótica
SDUM - Serviços de Documentação da Universidade do Minho
SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade
U. ARQUEOLOGIA- Unidade de Arqueologia
U.M. - Universidade do Minho
ix
1. INTRODUÇÃO
Os Serviços de Documentação são uma importante estrutura de apoio às atividades desenvolvidas na
Universidade do Minho. Recolhem, tratam, organizam, disponibilizam, fornecem e preservam os recursos
informativos relevantes para as atividades educativas e de investigação científica e tecnológica que decorrem na
U.M.
Os Serviços de Documentação garantem a gestão das bibliotecas da Universidade do Minho, tanto em Braga
como em Guimarães, e desenvolvem um conjunto de ações que promovem e facilitam o acesso dos utilizadores
às mais diversas fontes de informação.
A sua intervenção na Universidade manifesta-se nas seguintes vertentes complementares:
▪
▪
Apoio no processo de seleção e aquisição de publicações;
Tratamento técnico de todos os recursos bibliográficos e informativos adquiridos e inserção das
▪
respetivas referências na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho;
Organização dos fundos documentais e sua disponibilização em condições adequadas;
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Empréstimo de publicações e funcionamento regular das diversas salas de leitura;
Criação e desenvolvimento do Repositório Institucional da Universidade do Minho, para armazenar,
preservar e divulgar a produção intelectual da Universidade do Minho em formato digital;
Difusão de informação, através de diferentes produtos e serviços, como o Website, a pesquisa
bibliográfica, o fornecimento de documentos do exterior, etc.;
Interligação dos sistemas de informação dos serviços com outros sistemas ou redes de informação;
Formação e sensibilização de utilizadores
Prestação de serviços ao exterior e participação em projetos, em especial no domínio dos repositórios e
do acesso aberto à literatura científica.
1.1. Missão, Valores e Visão
De acordo com o Regulamento Orgânico da Universidade do Minho, os Serviços de Documentação constituem
uma Direcção de Serviços dirigida por um diretor, diretamente dependente do Reitor.
A Direcção dos Serviços de Documentação constitui um sistema integrado que engloba todas as unidades
funcionais de biblioteconomia e informação bibliográfica e todas as bibliotecas da Universidade, tendo por
atribuições fundamentais (missão):
a) Recolher, gerir e facultar a todos os Setores de atividade da Universidade a informação de carácter
científico, técnico e cultural necessários ao desempenho das suas funções;
b) Participar em sistemas ou redes de informação bibliográfica, científica e técnica, de acordo com os
interesses da Universidade.
No desempenho da sua missão, os Serviços de Documentação são norteados por um conjunto de valores, que
enformam todas as atividades que desenvolvem:
1
▪
▪
▪
▪
▪
Orientação para os utilizadores;
Respeito pelas pessoas e pelo ambiente;
Inovação;
Acesso à informação e liberdade intelectual;
Excelência.
Respondendo aos compromissos definidos e assumidos no estabelecimento da sua missão, e orientados pelos
valores que norteiam a sua atividade, os Serviços de Documentação da Universidade do Minho prosseguem uma
visão ambiciosa, pretendendo:
▪
Ser reconhecidos pelos seus utentes (individuais e institucionais) como um serviço indispensável e de
excelência no apoio ao ensino, aprendizagem, investigação, bem como à criação, difusão e valorização
do conhecimento gerado na Universidade do Minho;
▪
▪
Ser uma referência e um dos líderes, em termos nacionais e internacionais, no desenvolvimento e
prestação de recursos e serviços de informação bibliográfica inovadores;
Ser uma organização social e ambientalmente responsável, controlando custos, eliminado desperdícios,
promovendo a formação profissional e o desenvolvimento pessoal dos seus colaboradores e oferecendo
um ambiente de trabalho acolhedor, facilitando a interação, aos seus utentes e colaboradores.
1.2. Estrutura orgânica
A Direcção dos Serviços de Documentação compreende a Divisão de Biblioteconomia, a Divisão de Informação e
a Secção de Secretaria.
A Divisão de Biblioteconomia integra os setores funcionais de Aquisições, Análise Documental, Catalogação,
Fundos Documentais e Leitura e Empréstimo, tem por função acionar as tarefas e serviços de biblioteca
competindo-lhe:
a) Apoiar a Universidade no âmbito da seleção documental e processar a aquisição das publicações
selecionadas, sem prejuízo da obtenção de publicações por oferta ou permuta;
b) Catalogar todas as publicações recebidas, de acordo com as normas nacionais e internacionais
aplicáveis e em uso nos Serviços de Documentação, e inserir as respetivas referências na base de
dados bibliográficos da Universidade;
c) Classificar todas as publicações recebidas, de acordo com a Classificação Decimal Universal;
d) Organizar os fundos documentais e assegurar a sua utilização em condições adequadas;
e) Garantir o normal funcionamento das salas de leitura das bibliotecas da U.M. e assegurar o empréstimo
de publicações de acordo com as condições estipuladas no respetivo regulamento.
A Divisão de Informação, por seu lado, integra os setores funcionais de Biblioteca Digital, Informática,
RepositóriUM, Difusão, Formação e Animação, tem por função a gestão e difusão de informação de apoio ao
ensino e à investigação, competindo-lhe:
2
a) Criar, desenvolver e disponibilizar aos utilizadores os meios necessários para a pesquisa e acesso aos
recursos informativos de carácter científico, técnico e cultural disponíveis na Universidade;
b) Garantir o normal funcionamento do sistema informático dos SDUM e assegurar a sua interligação com
outros sistemas ou redes de informação (nomeadamente com o sistema de informação da Universidade
e com redes ou portais de bibliotecas universitárias);
c) Criar, desenvolver e disponibilizar serviços de difusão de informação científica e técnica (como a
pesquisa bibliográfica, a difusão seletiva de informação, o fornecimento de documentos do exterior, por
empréstimo inter-bibliotecas ou obtenção de cópia);
d) Proceder à deteção, armazenamento e difusão de informação de interesse para os utilizadores;
e) Editar e difundir as publicações (periódicas ou não periódicas) dos SDUM;
f)
Realizar ações de formação e sensibilização de utilizadores, e disponibilizar conteúdos de apoio à
utilização dos recursos informativos disponíveis na Universidade.
Finalmente, a Secretaria, chefiada por um chefe de secção diretamente dependente do diretor, que integra o
setor de Manutenção, tem por função garantir todo o apoio administrativo à direção de serviços, competindo-lhe:
a) Executar e controlar as operações administrativas referentes a receitas e despesas dos Serviços;
b) Executar as operações administrativas referentes à gestão do pessoal dos Serviços (assiduidade, férias,
deslocações, etc.);
c) Executar a aquisição de bens e manter o inventário do material não livro;
d) Gerir a entrada e saída de correio e manter o arquivo dos Serviços;
e) Coordenar e controlar as tarefas de manutenção e limpeza do edifício dos Serviços.
Diretamente dependentes do Diretor de Serviços encontram-se também o gabinete de Projetos Open Access e o
Sistema de Gestão da Qualidade.
O gabinete de Projetos Open Access é responsável pela gestão e execução das atividades relacionadas com os
projetos em que os Serviços de Documentação participam.
No que diz respeito ao Sistema de Gestão da Qualidade, o responsável pelo Sistema de Gestão da Qualidade
tem por função a gestão e dinamização de todo o Sistema, competindo-lhe nomeadamente:
a)
b)
c)
d)
Coordenar e gerir globalmente o SGQ;
Melhorar continuamente a eficácia do SGQ;
Apoiar o processo Planeamento e Controlo pela Direcção do Serviço;
Coordenar e/ou gerir, consoante os casos, os processos operacionais, de suporte e de medição e
análise;
e) Coordenar/Gerir o Portal da Qualidade
Desta forma, a estrutura orgânica dos Serviços de Documentação pode ser graficamente representada pelo
seguinte organigrama:
3
Gestão
Qualidade
Projectos
Open Access
Secretaria
Divisão Informação
Manutenção
Animação
Formação
Difusão
Biblioteconomia
RepositóriUM
Divisão
Informática
Biblioteca Digital
Catalogação
Análise
Documental
Aquisições
Leitura e
Empréstimo
Director de Serviços
Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação.
4
2. MEIOS DE ACÇÃO
2.1. Humanos
Durante o ano de 2011 registaram-se alterações muito significativas na equipa de colaboradores dos Serviços de
Documentação, que infelizmente afetaram muito negativamente a estabilidade e motivação da equipa. De facto,
entre Abril e Setembro de 2011, 7 colaboradores dos Serviços de Documentação viram os seus contratos de
trabalho a termo terminarem, sem possibilidade de renovação.
Em resultado da situação anteriormente referida, bem como da necessidade de garantir o alargamento de
horário e outras tarefas relacionadas com o processo de alargamento e requalificação das instalações da
Biblioteca Geral, foi necessário recorrer ao longo do ano a várias aquisições de serviços que totalizaram 45
meses.
Por outro lado, foi possível concluir, mesmo no final do ano, o recrutamento de um técnico superior para os
projetos Open Access, através de um contrato a termo certo. O quadro seguinte apresenta nome e categoria dos
funcionários que trabalharam nos Serviços de Documentação em 2011 (funcionários com contrato por tempo
indeterminado ou a termo):
Nome
Categoria
Alda Maria Vieira Silva
Assistente Técnico
Ana Gabriela Araújo Quadrado Sampaio
Assistente Técnico
Anabela Lopes Rocha
Assistente Técnico
Augusta Dores Lopes Silva Xavier Guimarães
Técnico Superior
Carolina Dores Ferreira Guimarães
Assistente Técnico
Clara Parente Boavida a)
Técnico Superior
Cláudia Gabriela Fernandes Torcato Ribeiro
Assistente Técnico
Cláudia Manuela Alves Nascimento b)
Assistente Técnico
Cristina Maria Vieira Silva c)
Assistente Técnico
Daniela Alexandra Vasconcelos V. C. Ramalho
Técnico Superior
Edite Maria Ribeiro Valmor Silva P. Carvalho
Assistente Técnico
Edward Acácio Gomes Cardoso
Assistente Técnico
Eloi António Santos Cordeiro Rodrigues
Diretor de Serviços
Ilda Manuela Rodrigues Correia d)
Assistente Técnico
Jorge Pedro Araújo Oliveira
Assistente Técnico
José Carlos Rodrigues Cunha
Assistente Técnico
Jose Manuel Carona Carvalho
Técnico Superior
Judite Leite Oliveira Dias e)
Assistente Técnico
Maria Cristina Fernando Gonçalves
Técnico Superior
Maria Isabel Leite Silva Maia Araújo
Assistente Técnico
Maria Matilde Martins Almeida
Chefe de Divisão
Maria Paula Machado Sousa Marques
Assistente Técnico
Maria Sameiro Ferreira Leite Correia
Assistente Técnico
Maria Sameiro Nogueira Machado Martins
Assistente Técnico
Maria Sameiro Silva Oliveira
Assistente Técnico
Maria Teresa Moreira Martins Costa
Assistente Técnico
5
Nuno Filipe Jesus Fernandes f)
Assistente Técnico
Paula Cristina Freitas Silva Claro
Assistente Técnico
Paulo Agostinho Alves Gomes
Técnico Informático de Grau 1 Nível 1
Paulo Jorge Maia Silva
Assistente Técnico
Pedro Miguel Oliveira Bento Príncipe
Técnico Superior
Ricardo Otelo Santos Saraiva Cruz
Técnico Superior
Rui Miguel Oliveira Martins g)
Assistente Técnico
Senhorinha Santa Cruz Passos
Assistente Operacional
Severina Manuela Costa Araújo
Coordenador Técnico
Sónia Dique Polanah
Assistente Técnico
Susana Cristina Lima Alves
Assistente Técnico
Teresa Gomes Costa Ferreira
Assistente Técnico
a)Iniciou funções a 29 de dezembro
b)Cessou contrato a 18 de maio
c)Cessou contrato a 7 de maio
d)Cessou contrato a 1 de setembro
e) Cessou contrato a 18 de maio
f)Cessou contrato a 21 de setembro
g)Cessou contrato a 1 de setembro
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação.
2.2. Materiais
2.2.1.
Instalações
Durante o ano de 2011 iniciaram-se as intervenções previstas nos pisos inferiores da Biblioteca Geral em
Gualtar, mas não foi possível disponibilizar para os utentes nenhuns dos espaços intervencionados até ao final
do ano. Espera-se que o conjunto das intervenções previstas se conclua até ao final do primeiro semestre de
2012 e que todos os espaços fiquem disponíveis e funcionais até ao início do ano letivo de 2011/2012.
Na Biblioteca da U.M. em Guimarães, foi possível concluir a remodelação do interior da sala de leitura, com a
substituição de mobiliários e a criação de duas áreas de trabalho diferenciadas (uma para estudo individual, com
ambiente mais silencioso, e outra para estudo em grupo).
2.2.2.
Equipamentos
No que diz respeito a equipamentos, no ano de 2011 apenas merece referência a aquisição de 10
computadores, que visaram substituir equipamentos que já se encontravam obsoletos.
6
2.2.3.
Dotação Orçamental
a) Receitas
A Figura 3 sintetiza a origem das receitas dos Serviços de Documentação. Comparando com o ano de 2010, em
2011 verificou-se um aumento da dotação para despesas correntes (de 188,5%) e uma diminuição das verbas
para despesas de capital (de 45,83%).
Dotação inicial para despesas correntes
88.000,00 €
Dotação inicial para despesas de capital
130.000,00 €
Saldo do exercício de 2010 da dimensão 55304.PT0078.93
70.564.00 €
Venda de serviços a)
41.328,22 €
Diversos/transf. Driver para a dimensão 55304.PT0078.93
10.807,78 €
Projeto RCAAP
30.000,00 €
a) Não inclui quaisquer receitas provenientes de custos de pessoal a imputar aos projetos Open Access
Figura 3: Receitas
No que diz respeito à rubrica “Venda de Serviços” registou-se uma diminuição do volume de receitas de 41,92%,
o que é em grande medida explicado pela facto de em 2011 não terem sido imputados aos projetos Open
Access os custos de pessoal dos SDUM pelo que não foram contabilizadas as respetivas receitas. Se essas
receitas (que se devem situar acima dos 30.000,00 € e serão registadas em 2012) tivessem sido contabilizadas
ainda em 2011, o valor total desta rubrica deveria ser ligeiramente superior ao de 2010.
Quanto aos outros componentes principais, serviço de fotocópias e aplicação de multas, registaram evoluções
diferenciadas em 2011. De facto, em 2011 o serviço de fotocópias continuou a verificar uma diminuição das
receitas (3.628,58 €) face aos valores registados em 2010 (5.711,55 €), prosseguindo a tendência que se
iniciou há cerca de uma década.
As receitas provenientes da aplicação de multas pelo não cumprimento dos prazos de empréstimo na devolução
de publicações (31.562,50 €) cresceram ligeiramente (mais 3,50%) face ao valor (30.493,00 €) registado em
2010.
Do total do montante arrecadado nas bibliotecas a Biblioteca Geral em Braga foi responsável pela recolha de
29.334,38 € (70,98%), a Biblioteca da Universidade do Minho em Guimarães 7.647,55 € (18,50%), o gabinete
de difusão 2.406,39 € (5,82%), a Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde 1.039,50 € (2,52%) e a Biblioteca
do Edifício dos Congregados 900,40 € (2,18%).
Finalmente, refira-se que relativamente ao projeto RCAAP contabilizaram-se em 2011 apenas metade do valor
7
protocolado (que foi efetivamente recebido até 31 de Dezembro), pelo que se registará em 2012 pagamento de
trabalhos realizados em 2011.
b) Despesas
A Figura 4 sintetiza o total de despesas dos Serviços de Documentação em 2011, discriminadas pelas rubricas
Despesas Correntes, PSET, Projeto RCAAP e Capital, comparando com o que aconteceu em matéria de
despesas em 2010.
DESIGNAÇÃO
2011
CORRENTES
Assistência de máquinas (a)
PSET
4.137,19 €
RCAAP
Diferença
2010
CAPITAL
TOTAL
4.137,19 €
TOTAL
4.980,06 €
2010/2011
-842,87 €
Bibliografia Pedagógica
8.066,05 €
5.419,61 €
13.485,66 €
9.392,90 €
4.092,76 €
Catalogação
5.039,31 €
0,00 €
5.039,31 €
2.749,78 €
2.289,53 €
Comunicações
1.572,94 €
0,00 €
1.572,94 €
3.301,46 €
-1.728,52 €
962,74 €
395,50 €
1.358,24 €
1.509,80 €
-151,56 €
1.180,82 €
0,00 €
1.180,82 €
2.698,06 €
-1.517,24 €
Equipamentos
0,00 €
0,00 €
0,00 €
96,79 €
-96,79 €
Fotocópias (b)
184,50 €
3.312,53 €
3.497,03 €
5.303,20 €
-1.806,17 €
14,00 €
661,74 €
675,74 €
2.116,27 €
-1.440,53 €
3.132,42 €
301,69 €
3.434,11 €
1.948,91 €
1.485,20 €
114,86 €
0,00 €
114,86 €
117,24 €
-2,38 €
0,00 €
0,00 €
2.890,50 €
2.375,12 €
515,38 €
890,31 €
118,08 €
1.008,39 €
896,26 €
112,13 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
44.865,27 €
-44.865,27 €
Publicações
1.432,95 €
0,00 €
1.432,95 €
2.213,52 €
-780,57 €
Consultadoria (Qualidade)
3.474,63 €
0,00 €
3.474,63 €
3.861,32 €
-386,69 €
Difusão de Informação
Encadernações
Formação e Desl. em serviço
Informática (consumíveis)
Informática (Software)
Informática (Equipamentos)
Leitura e empréstimo
Mobiliário
2.890,50
770,99 €
40,41 €
811,40 €
1.524,38 €
-712,98 €
Despesas com Pessoal (c)
0,00 €
56.053,88 €
56.053,88 €
12.298,00 €
43.755,88 €
Eventos e Activ.Culturais
0,00 €
0,00 €
0,00 €
269,00 €
-269,00 €
Reparação diverso material
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
1.067,77 €
1.083,95 €
880,13 €
4.723,76 €
28.784,42 €
76.248,34 €
Secretaria
Despesas diversas
Despesas de Infraestruturas
Abatimentos às Receitas d)
2.260,41 €
-108,69 €
13.090,84 €
2.743,07 €
10.347,77 €
30.000,00 €
120.436,35 €
-90.436,35 €
10.377,45 €
145.410,21 €
227.957,17 €
-82.546,96 €
10.857,86 €
34.358,67 €
-23.500,81 €
156.268,07 €
262.315,84 €
-106.047,77 €
30.000,00 €
Projeto RCAAP
SUB-TOTAL
2.151,72 €
7.486,95
6.357,86 €
30.000,00 €
4.500,00
28.784,42 €
82.606,20 €
34.500,00 €
TOTAL
(a) Exceto máquinas de fotocópias
(b) Inclui despesas com assistência de máquinas, papel, cartões, etc.
(c) Aquisições de serviço + POCS + horas extraordinárias + anúncios de abertura concursos
(d) Componente institucional ef. despacho RT-19/2000
10.377,45 €
Figura 4: Despesas.
Desta análise comparativa salienta-se uma diminuição global das despesas de 36,21% (não considerando os
abatimentos às receitas), relativamente a 2010, que se ficou a dever exclusivamente à diminuição das despesas
com o projeto RCAAP (menos 75,09%). Se excluirmos a rubrica do projeto RCAAP as despesas de 2011 foram
ligeiramente superiores às de 2010 (mais 7,34%, ou 7.889,39 €).
8
Para além do RCAAP, as variações mais significativas da despesa ocorreram na aquisição de mobiliário (onde
não se contabilizou qualquer despesa em 2011, contrastando com os 44.865.27 € registados em 2010) e no
forte aumento das despesas com pessoal (mais 355,80%, ou 43.755,88 €), relacionadas com a já referida
necessidade de recorrer ao longo do ano a várias aquisições de serviços que totalizaram 45 meses.
Em diversas outras rubricas registaram-se aumentos ou reduções percentualmente significativas da despesa,
mas os valores envolvidos são mais reduzidos e, excluindo as três rubricas acima referidas (RCAAP, Mobiliário e
Pessoal) o nível global das despesas em 2011 foi inferior ao registado em 2010.
9
3. ACTIVIDADES
3.1. Projetos
3.1.1.
3.1.1.1.
Open Access e repositórios
Projeto RCAAP
Na sequência do trabalho desenvolvido desde 2008, a Fundação para a Computação Científica Nacional
estabeleceu um protocolo com a Universidade do Minho, para o desenvolvimento do projeto RCAAP em 2011,
atribuindo-lhe a responsabilidade pela coordenação científica e técnica de todo o trabalho.
Para além da manutenção do serviço de apoio aos utilizadores dos vários serviços RCAAP, as atividades
desenvolvidas em 2011 foram marcadas pela implementação de novos serviços, a consolidação dos serviços
atuais e o alargamento do número de repositórios a nível nacional. Foram criados dois novos repositórios no
Serviço de Alojamento, foram criados 2 novos repositórios: Instituto Politécnico de Lisboa e o Instituto Politécnico
do Porto. Além destes repositórios, foram ainda integrados no serviço de alojamento os repositórios da
Universidade Fernando Pessoa e Universidade nova de Lisboa.
Para integrar os conteúdos dos repositórios com as ferramentas de gestão bibliográfica, redes sociais e Degóis
foi desenvolvido um addon para a plataforma DSpace. Os repositórios do serviço de alojamento passaram
também a dispor de dois novos interfaces para expor os seus dados, tanto através de DIDL como através do
esquema ETD-MS, usado para as teses e dissertações.
Ao nível do Portal de Pesquisa RCAAP, foi desenvolvido um novo motor de pesquisa muito mais rápido assim
como novos sets no interface OAI-PMH para teses e dissertações. Em termos de melhorias do serviço, foi
também integrado no processo de agregação do Portal RCAAP o mecanismo de avaliação dos metadados dos
novos registos. Este mecanismo inovador permite uma melhoria constante na manutenção da qualidade dos
metadados assim como o aviso automático do gestor do repositório com a indicação do tipo de erro encontrado.
Em 2011 foi desenvolvido o Serviço Centralizado de Estatísticas de Uso de Repositórios (SCEUR) que está
disponível em http://sceur.rcaap.pt. Este serviço permite centralizar num único ponto o conjunto de estatísticas
dos repositórios participantes. Esta ferramenta permite aos seus utilizadores criar gráficos dinâmicos dos
repositórios e integrá-los nos seus websites. Além disso, permite subscrever estatísticas periódicas, enviadas por
correio eletrónico para o endereço indicado.
Outro novo serviço desenvolvido durante o ano de 2011 foi o Serviço de Alojamento de Revistas Científicas
(SARC, disponível em http://revistas.rcaap.pt) que aloja atualmente 10 revistas científicas. O SARC caracterizase por disponibilizar uma plataforma (OJS – Open Journal System) completamente configurada para que se
10
possa desenvolver tanto o processo de submissão à revista como a edição e a publicação. Cada editor/gestor
tem total liberdade para configurar a revista assim como as suas políticas desde que respeite as condições do
serviço que assenta na publicação em acesso aberto. Os gestores das revistas dispõem ainda de um serviço de
helpdesk através de correio eletrónico e telefone assim como sessões de formação presenciais e online.
Durante o ano de 2011 foi ainda colocado em produção o Repositório de Dados Científicos
(http://dados.rcaap.pt) que integra atualmente o Portal RCAAP e visa disponibilizar em acesso aberto os dados
científicos das instituições aderentes.
Foi realizado um Estudo de Estado da Arte em Preservação Digital, que visou analisar as práticas atuais neste
domínio, principalmente no contexto dos repositórios.
Relativamente a políticas e diretrizes, foi melhorado o addon OAIextended para contemplar a compatibilidade
com as diretrizes do projeto OpenAIRE. Este addon permitiu que 28 repositórios a nível nacional ficassem
compatíveis com as diretivas europeias e permitiu que a comunidade DSpace tivesse uma opção viável para esta
integração. Foram ainda definidas novas normas de agregação do Portal RCAAP para contemplar as revistas
científicas e dados científicos.
Finalmente, e no que diz respeito à cooperação com o Brasil, foi gerida a integração entre o OASISbr e o Portal
RCAAP, dinamizado o diretório luso-brasileiro de acesso aberto e acompanhada a conferência luso-brasileira de
acesso aberto. Nesta conferência os membros da equipa dos SDUM que nela participaram foram responsáveis
por dinamizar e conduzir 3 workshops pré-conferência como forma de partilhar as boas práticas desenvolvidas
em Portugal.
3.1.1.2.
Projeto NECOBELAC
Ao longo de 2011 os SDUM prosseguiram a sua atividade do projeto NECOBELAC (NEtwork of COllaboration
Between Europe and Latin American Caribbean (LAC)), centrada no desenvolvimento de um conjunto de cursos
sobre acesso aberto e escrita científica. Durante o ano de 2011 realizaram-se os seguintes cursos que contaram
com a participação, como formadores, de elementos dos SDUM:

Madrid, Espanha, Março de 2011


Buenos Aires, Argentina, Maio de 2011
Braga, Portugal, Junho de 2011

Guadalajara, México, Agosto de 2011
Este conjunto de cursos pretendiam divulgar junto da comunidade internacional, principalmente na área de
saúde pública, as vantagens do Acesso Aberto e explicitar o processo de escrita científica.
Os SDUM foram responsáveis pela organização do curso na Universidade do Minho, que se realizou nas
instalações da Escola de Ciências da Saúde, no campus de Gualtar, contando com a participação de 26
11
formandos (de Portugal e Espanha) e 12 formadores (3 dos quais dos SDUM e dois de outras UOEI da
Universidade do Minho).O curso obteve uma excelente avaliação pelos seus participantes.
Os SDUM ficaram responsáveis pela organização do curso na Universidade do Minho, que se realizou nas
instalações da Escola de Ciências da Saúde, no campus de Gualtar, contando com a participação de 26
formandos (de Portugal e Espanha) e 12 formadores. O curso obteve uma excelente avaliação pelos seus
participantes e de acordo com o compromisso de em cada curso se produzir um entregável, os SDUM
disponibilizaram as gravações integrais das sessões.
Considerando que, de acordo com o definido pelos membros do consórcio, cada parceiro deveria produzir um
entregável associado com o curso pelo qual era responsável, os SDUM asseguraram a gravação integral das
sessões e a sua disponibilização.
Além das atividades de formação, foram ainda criados conteúdos para os mapas conceptuais desenvolvidos no
âmbito do projeto e efetuadas as traduções dos mesmos.
Finalmente, criaram-se dois exemplos de conteúdos educativos baseados nos conteúdos dos mapas, para que
pudessem ser usados em plataformas e-Learning e outros contextos de aprendizagem formal ou informal.
3.1.1.3.
Projeto OpenAIRE
Desenvolveu-se no ano de 2011 o 2º período do projeto europeu OpenAIRE. Este projeto do 7º programa-quadro
está a desenvolver a infraestrutura para apoiar os investigadores no cumprimento das condições Open Access da
Comissão Europeia e do Conselho Europeu de Investigação e prolonga-se até novembro de 2012.
O 2º período de atividades do OpenAIRE, arrancou ainda em 2010 com o evento de lançamento realizado a 2 de
dezembro de 2010 na Universidade de Gent, na Bélgica, que constituiu um momento marcante para os
desenvolvimentos do Open Access no espaço europeu, já que à presença de muitos responsáveis institucionais
da área da investigação científica e do ensino superior, se juntou a Comissária Neelie Kroes, Vice-Presidente da
Comissão Europeia, que transmitiu uma mensagem de forte apoio ao projeto e de empenho na política de
promoção do acesso aberto à informação e conhecimento científico produzido com financiamento público
europeu. A Universidade do Minho, enquanto instituição participante e parceiro da coordenação, esteve presente
neste evento, e com a participação de Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe, assegurou ainda a presença no
workshop do OpenAIRE Networking realizado no dia anterior (1 de dezembro) e igualmente no “review” do
projeto que decorreu no dia 3 de dezembro.
Em 2011, os Serviços de Documentação continuaram a desenvolver a sua participação no OpenAIRE no âmbito
dos working packages 2 e 3 (WP2 e WP3), com intervenção em três campos ação: 1º) parceiro da coordenação
das atividades de networking e disseminação; 2º) coordenador no âmbito do sistema de helpdesk da região sul
da europa (Chipre, Espanha, Grécia, Itália, Malta e Portugal); 3º) ponto de contato nacional em Portugal. Neste
contexto, e em função da relevância deste segundo ano para o projeto, os SDUM investiram numa participação
12
ativa e abrangente nas atividades de disseminação e comunicação de dimensão europeia, apoiaram de forma
próxima todas as pessoas e instituições envolvidas enquanto pontos de contato Open Access em países da
região sul, e dinamizaram a rede de repositórios em Portugal no sentido da integração com o OpenAIRE.
No âmbito da atividade enquanto ponto de contato nacional, destaca-se a presença ou organização dos
seguintes eventos promovidos em Portugal:







Assembleias Gerais do Projeto RCAAP [Porto, 8 de Fev; webconference, 6 de Maio, Lisboa 30 Set. - Eloy
Rodrigues e Pedro Príncipe]
Seminário sobre “Open Access na Europa e o OpenAIRE” na Universidade de Coimbra [29 de Jun. Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe]
Webinar para Gestores de Repositórios promovido pelos SDUM – “Repositórios e OpenAIRE: apoiar os
investigadores no cumprimento das políticas europeias de Open Access tornando os repositórios
OpenAIRE compliant” [20 de Set - Pedro Príncipe e José Carvalho]
Webinar para Investigadores promovido pelos SDUM – “OpenAIRE e o cumprimento das condições do
Projeto-piloto Open Access do 7º PQ” [24 de Out. - Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe]
Workshop “Política Open Access na Europa e o OpenAIRE [Univ. Aberta, 25 Out. - Pedro Príncipe]
Apresentações durante a Open Access Week [Lisboa, 27 e 28 de Out. - Eloy Rodrigues]
Seminário na Universidade de Évora – “OpenAIRE e o cumprimento do Projeto-piloto Open Access do
7º Programa Quadro e Orientações do Conselho Europeu de Investigação” [9 de Nov. - Pedro Príncipe]
A nível nacional valerá a pena destacar o número significativo de repositórios OpenAIRE compliant (28
repositórios) que resultaram de todas as atividades desenvolvidas ao longo de 2011 no contacto com os
gestores de repositórios, facto bastante elogiado pela coordenação técnica do projeto, já que Portugal foi o país
com mais repositórios validados e registados no Portal OpenAIRE.
Em Portugal, foram levadas a cabo mais algumas iniciativas de disseminação no âmbito do Projeto, tais como:



Envio de email a todos os coordenadores dos projetos das instituições portuguesas com participação
em projetos do 7º programa quadro abrangidos pelo Open Access Pilot;
Distribuição dos desdobráveis OpenAIRE nas sessões promovidas pelos FP7 National Contact Points;
Apresentação de um poster na 2ª Conferência Luso-Brasileira de Acesso Aberto.
Já no âmbito do sistema de helpdesk, as atividades desenvolvidas pelos SDUM asseguraram um
acompanhamento próximo aos parceiros da região sul, quer através de apoio técnico sempre que solicitado em
contactos diretos ou por via do serviço de tickets do sistema de helpdesk, quer com a realização de 8 reuniões
por videoconferências.
No âmbito do WP3 dedicado à disseminação, os serviços de Documentação apresentaram e divulgaram o guia
para as instituições de investigação, deliverable da responsabilidade dos SDUM divulgado em diferentes canais
online e disponibilizado no Portal OpenAIRE, onde teve ao longo do ano de 2011 mais de 1500 downloads e
tradução em mais uma língua.
13
Para o acompanhamento e execução do projeto, os Serviços de Documentação, representados por Eloy
Rodrigues e Pedro Príncipe, participaram mensalmente nas reuniões videoconferência da equipa coordenadora,
asseguraram várias atividades no âmbito do redesign do Portal OpenAIRE e da conformidade com as guidelines
OpenAIRE e fizeram-se representar nos seguintes eventos de networking:





Março: Workshop sobre acesso aberto da INFSO e RTD da Comissão Europeia, em Bruxelas (Eloy
Rodrigues)
Maio: 19ª Conferência Anual da EBLIDA, em Málaga (Eloy Rodrigues)
Junho: Workshop NOADs, em Genéve, (Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe)
Junho: Conferência da EARMA, em Bragança (Eloy Rodrigues)
Dezembro: General Assembly, em Pisa (Eloy Rodrigues e Pedro Príncipe).
3.1.1.4.
Novos projetos: OpenAIREplus e MEDOANET
Ainda no decorrer de 2011, a 1 de Dezembro, iniciaram-se dois novos projetos internacionais, ambos
financiados pelo 7ºPQ, no âmbito do Acesso Aberto: o OpenAIREplus e o MEDOANET.
O OpenAIREplus é o projeto que dá continuidade ao projeto OpenAIRE anteriormente descrito. Com início a 1 de
Dezembro de 2012 e fim a 31 de Maio de 2014, este projeto pretende ampliar a rede dos países envolvidos
que, até à atualidade, conta com os 27 estados membros da EU e com a entrada de cinco novos países: a
Noruega, a Suíça, a Croácia, a Turquia e a Islândia. Dando seguimento ao trabalho desenvolvido no OpenAIRE,
de criação da infraestrutura necessária à identificação das publicações financiadas pelo 7ºPQ e ERC, o
OpenAIREplus mantém a infraestrutura expandindo a rede de repositórios e cria uma nova que vai recolher e
indexar os metadados de conjuntos de dados científicos (datasets) de repositórios de dados de áreas científicas
selecionadas. A Universidade do Minho, através dos SDUM, é um dos principais parceiros do OpenAIREplus.
Para além das responsabilidades que já tinha no OpenAIRE e que se mantêm, como são o ponto de contato
nacional e o coordenador do sistema de suporte da região sul da Europa onde participam o Chipre, a Espanha, a
Grécia, a Itália e a Malta, tem a responsabilidade acrescida de gerir os serviços de suporte à comunidade, entre
os quais a coordenação do sistema de helpdesk, a atualização dos conteúdos do portal e o desenvolvimento de
diretrizes para provedores de dados científicos.
A reunião inicial do OpenAIREplus foi realizada em Pisa – Itália, dia 7 de Dezembro de 2012, com a participação
de dois membros dos SDUM.
O projeto MEDOANET – Mediterranean Open Access Network pretende coordenar a nível nacional e regional as
estratégias políticas e estruturas de Acesso Aberto de seis países do Mediterrâneo: Grécia, Itália, França,
Espanha, Portugal e Turquia. O projeto teve início em Dezembro de 2011 e terminará a 30 de Novembro de
2013. Os principais objetivos são: coordenar estratégias, políticas e estruturas já existentes através da
identificação e mapeamento usando a ferramenta online designada por: “Mediterranean Open Access Tracker”;
contribuir para o desenvolvimento de novas estratégias, estruturas e políticas de Acesso Aberto, nos seis países
do Mediterrâneo, assim como nos países circundantes, envolvendo decisores políticos e outras partes
14
interessadas que possam promover a mudança e facilitar a coordenação e o comprometimento; realizar
workshops a nível nacional e a nível europeu, realizar uma conferência a nível europeu e desenvolver diretrizes
para a implementação de políticas de acesso aberto. Cada parceiro do projeto funcionará como ponto central no
seu país para o reforço das atuais estratégias de acesso aberto e para o desenvolvimento de políticas relevantes
com base em normas partilhadas e coordenadas.
A Universidade do Minho, representada pelos SDUM, é líder do pacote de trabalho 3 (WP3) que integra as
atividades que irão reforçar as estratégias, estruturas e políticas nos países Europeus do Mediterrâneo. Este
pacote de trabalho tem como principais objetivos a coordenação das estratégias, políticas e estruturas de Acesso
Aberto nos seis países participantes, e simultaneamente coordenar e comunicar com iniciativas internacionais e
europeias relevantes como o OpenAIRE e o OpenAIREplus. Foi realizado um encontro virtual, usando a
tecnologia Skype, a 5 de Dezembro de 2011, que envolveu participantes dos seis países. Este encontro teve
como objetivo discutir pontos essenciais de cada um dos pacotes de trabalho, assim como, alertar para os
primeiros trabalhos a serem entregues no primeiro semestre de 2012.
3.2. Sistema de Gestão da Qualidade
Em 2007, os Serviços de Documentação iniciaram a implementação de sistemas de gestão da qualidade nos
seus serviços, nomeadamente o Balanced Scorecard e a ISO 9001:2008. Em 2009 alcançaram a certificação
com zero não conformidades. Ao longo de 2011, o trabalho desenvolvido nesta área centrou-se
fundamentalmente na consolidação de todo o sistema de gestão da qualidade, bem como, na plataforma que o
suporta.
3.2.1.
Análise do desempenho com clientes
No período de 14 a 25 de Novembro, foi realizado um inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas
da Universidade do Minho. Foi aplicado o questionário LibQual, utilizado em inúmeras bibliotecas de todo o
mundo, o qual foi disponibilizado via eletrónica para preenchimento pelos utilizadores. Foram recolhidas 342
respostas (ver Figura 5).
Sexo
N
%
Masculino
114
33,3
Feminino
224
65,5
Sem indicação
4
1,2
Total
342
100
Tipo de utilizador
N
6
114
108
35
%
1,8
33,3
31,6
10,2
1
0,3
9
2,6
Antigo Aluno
Aluno 1.º ciclo
Aluno 2.º ciclo
Aluno 3.º ciclo
Aluno Erasmus
Aluno Cursos Livres
Aluno de Doutoramento
15
Investigador
61
17,8
Docente
5
1,5
Funcionário
2
0,6
Leitor Externo
1
0,3
Sem indicação
Total
6
1,8
342
100
Figura 5: Respostas ao questionário LibQual
A análise global do questionário segundo os parâmetros LibQual, e numa escala de 1 a 9, revelou os seguintes
resultados:
Por dimensão
X Nível mín.
(VM)
Dimensões
Valor afetivo do serviço
A biblioteca como
espaço
Controlo da informação
X valor observ.
(VO)
X valor desej.
(VD)
Adeq. do serviço (VOVM)
Super. do serviço (VOVD)
6,70
7,01
8,11
,31
-1,10
6,79
6,86
6,59
6,81
8,22
8,15
-,20
-0,04
-1,64
-1,34
Por adequação do serviço
a) Questão mais pontuada

Alunos do 1.º, 2.º e 3.º ciclos: A1 - Os funcionários inspiram-lhe confiança

Docentes e investigadores: A2 - Os funcionários prestam-lhe atenção personalizada

Funcionários, Leitores externos, Antigos Alunos e Alunos de Cursos Livres: A7 - Os funcionários
compreendem as necessidades dos utilizadores
a) Questão menos pontuada:

Docentes e investigadores: C8 - As revistas em formato eletrónico e/ou impresso cobrem as minhas
necessidades de informação

Todos os restantes: E5 - Na biblioteca existem espaços para a aprendizagem e o estudo em grupo
A análise global do questionário segundo as medidas de tendência central apresentou os seguintes resultados:
Dimensões
Média
Mediana
Moda
Valor afetivo do serviço
7,00
8
8
A biblioteca como espaço
6,59
7
8
Controlo da informação
6,81
7
7
Total
6,80
7
8
16
Para além deste questionário, e à semelhança do sucedido em anos anteriores, no mesmo período, foi realizado
um outro inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas da Universidade do Minho para avaliar o seu
grau de satisfação e o modo como são atendidos na Biblioteca Geral, na Biblioteca de Guimarães, na Biblioteca
do Edifício dos Congregados e na Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde.
A aplicação do questionário foi feita por amostra aleatória nos balcões de atendimento das referidas bibliotecas.
Após atos de atendimento, os funcionários dos respetivos balcões entregaram o questionário impresso aos
utilizadores solicitando a sua colaboração. Foram utilizadas caixas para recolha dos questionários colocadas
para o efeito em cada uma das bibliotecas em análise (BGUM, BPG, BEC e BECS).
As figuras a seguir apresentadas sintetizam os resultados obtidos através da aplicação do questionário. A escala
utilizada para as duas primeiras questões foi: 1=Mau; 10=Excelente.
Válidos
N
335
Não responde
0
Média
8.84
Mediana
9,00
Moda
10,00
Figura 6: Questão 1 – Qualidade do atendimento
Simpatia Educação Clareza Eficiência Rapidez Disponibilidade
335
334
335
335
335
335
0
1
0
0
0
0
Média
8,88
9,18
8,87
8,89
8,66
8,92
Mediana
9,00
10,00
9,00
9,00
9,00
9,00
10,00
10,00
10,00
10,00
10,00
10,00
N
Válidos
Não responde
Moda
Figura 7: Questão 2 – Qualidade do atendimento por fator
Atendimento
Mau
Insuficiente
Satisfatório
Bom
Muito bom
Excelente
S/ indicação
Total
N
%
1
0,3
0
0
13
3,9
63
18,8
138
41,2
120
35,8
0
0
335
100
Figura 8: Questão 3 – Avaliação global do atendimento
17
3.2.2.
Análise do desempenho dos fornecedores
Todos os fornecedores avaliados, ao longo de 2011, alcançaram um índice de qualificação elevado (acima dos
80%).
Nesse mesmo período, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades a
fornecedores:
Processo
Não Conformidade
Serviços de Documentação Digital
Total
3
3
Figura 9: Não conformidades a fornecedores
3.2.3.
Análise das Não Conformidades e Reclamações e estudo de causas
Ao longo de 2011, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades:
Processo
Não Conformidade
Gestão do Circuito Documental
Gestão do RepositóriUM
Serviços de Documentação Digital
Gestão das Compras
Total
124
37
2
1
164
Figura 10: Não Conformidades registadas e tratadas
E as seguintes Reclamações apresentadas pelos utentes das bibliotecas da UM:
Processo
Nº de Reclamações
Serviços de Leitura
Serviços de Empréstimo
Gestão do RepositóriUM
Total
33
22
5
60
Figura 11: Reclamações registadas e tratadas
Foram ainda registadas e tratadas, nos respetivos períodos, as Sugestões de Melhoria e os pedidos de suporte a
seguir apresentados:
18
Ocorrência
Sugestões de melhoria
Pedidos de suporte de infra-estruturas
Pedidos de suporte informático
Total
Total
8
94
251
353
Figura 12: Sugestões de melhoria e pedidos de suporte registados e tratados.
Por parte dos utilizadores, foram apresentadas 18 sugestões (12 na BGUM, 5 na BPG e 1 na BEC), relacionadas
com o alargamento do horário de funcionamento das bibliotecas, o aumento do nº de tomadas elétricas
disponíveis nas salas de leitura, propostas de aquisição bibliográfica, alterações ao regulamento das Bibliotecas
da UM e relativas ao período de envio das mensagens de lembrete da proximidade da data de renovação de
empréstimos.
Na sequência das alterações introduzidas com a entrada em vigor do novo regulamento das bibliotecas, a partir
de 28 de Setembro, foram também recebidas e respondidas cerca de 650 mensagens de correio eletrónico
onde se manifestava discordância ou descontentamento relativamente ao novo RBUM.
O estudo das causas das ocorrências registadas, bem como, o tratamento dado às mesmas e respetiva
avaliação de resultados, encontra-se registado na documentação que compõe o processo “Tratamento de Não
Conformes e de Reclamações” da rede de processos do Sistema de Gestão da Qualidade dos SDUM.
3.2.4.
Análise da eficácia das ações corretivas e preventivas
O acompanhamento e a avaliação da eficácia das ações corretivas e preventivas foram efetuados através do
Programa de Gestão e do Registo de Não Conformidades e de Reclamações.
3.2.5.
Auditorias internas
Nos dias 14 e 20 de Junho e 15 de Julho de 2011, os SDUM realizaram uma auditoria interna global aos seus
serviços. Os resultados dessa auditoria foram os registados na tabela seguinte:
Cláusulas da Norma ISO 9001:2008
Sugestão de melhoria
4.2 – Controlo dos registos
6.3 – Infraestruturas
7.1 – Planeamento da realização do produto
8.2 – Monitorização e medição
Total
4
3
2
3
12
Figura 13: Sugestões de Melhoria registadas
19
O maior número de Sugestões de Melhoria registadas em auditoria incidiu na cláusula normativa 4.2 relativa ao
Controlo dos registos.
3.2.6.
Formação dos colaboradores
Ao longo de 2011, os colaboradores dos Serviços de Documentação frequentaram as ações de formação abaixo
indicadas, tendo sido avaliadas em termos de eficácia as que se encontram assinaladas:
Data
Dez. 2010 – Junho
2011
7 Jan. 2011
6 Jan. 2011
12 Jan. 2011
21 Jan. 2011
18 Mar. 2011
6 Abril 2011
9 Maio – 8 Junho
2011
17 Maio 2011
23 – 24 Maio
8 – 11 Junho 2011
15 Junho 2011
15 – 17 Jun. 2011
22 – 24 Junho
2011
18-19 Julho 2011
Ações de formação realizadas
Interna
X
Curso de inglês para funcionários não docentes da UM
Novo sistema de gestão de informação financeira da UM
Novo sistema de gestão de informação financeira da UM: gestão de verbas:
receita/faturação
Novo sistema de gestão de informação financeira da UM: gestão de verbas
Bibliotecas e arquivos em conferência
PORDATA – base de dados de Portugal Contemporâneo
Portal do Eurostat: Estatísticas da União Europeia
Microsoft Office Outlook
a)
b)
b)
X
X
X
X
X
X
X
b)
b)
b)
b)
X
X
X
Open Repositories
Colabora 2011 : fórum de práticas e-learning na UM
b)
b)
X
X
X
b)
b)
X
b)
X
Comunicação e atendimento ao público
Do novo (de 1990) Acordo Ortográfico (OA) e sua aplicação
X
20 Jul. 2011
5 Set. 2011
17 Set. 2011
17 Out. 2011
27 Out. 2011
7 Nov. 2011
10 Nov. 2011
Do novo (de 1990) Acordo Ortográfico (OA) e sua aplicação
Formação geral para técnicos de atendimento nos pontos de acesso da RIIBES
EBSCO Open Day
Web of Knowledge
WEB2.0 e Biblioteca2.0
RIIBES - Formação anual para técnicos de atendimento nos pontos de acesso
X
X
X
X
X
X
a)
b)
Eficácia
S
N
X
O papel das estruturas de coordenação e apoio a Sistemas Internos de
Garantia da Qualidade
Ambiente digital aberto : desafios e impactos
Do Acesso Aberto á produção científica na Saúde
OA17 – CERN 2011
Externa
X
b)
b)
b)
b)
Ação de formação que transitou de 2010 e cuja conclusão ocorreu em 2011
Ação de formação à qual não é aplicável a metodologia de avaliação da sua eficácia
Figura 14: Ações de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM
Refira-se que, para além deste relatório, a avaliação da eficácia das ações de formação é registada no Plano de
Formação de 2011.
O número de horas de formação per capita oscilou entre as 2 e as 78, resultando nos seguintes dados: n.º total
de horas de formação – 664,5; n.º de colaboradores abrangidos – 40.
20
3.3. Da Secção Administrativa e de Secretariado
Condensa-se no seguinte quadro o movimento de expediente elaborado ao longo do ano, em Braga e Guimarães,
comparando-se com o registado em 2010:
DESIGNAÇÃO
TOTAL
BRAGA
GUIMARÃES
2011
2010
Ofícios emitidos (a)
105
20
125
994
Notas Internas (b)
155
0
155
193
Documentos despesa
200
0
200
334
Guias de remessa
1125
149
1274
1134
Guias de entrega
215
0
215
104
Informações de serviço
Faturas/Recibos
7
0
7
3
190
99
289
112
(a) Correspondência emitida para o exterior da U.M.
(b) Ofícios dirigidos a entidades da U.M.
Figura 15: Expediente
Naturalmente que o conteúdo funcional da secretaria dos Serviços não se limita à tarefa de expediente.
Compete-lhe também:
▪
▪
▪
▪
Arquivar toda a correspondência e outra documentação, produzida no âmbito da gestão dos SDUM;
Manter atualizado e conferido o inventário do material não livro existente;
Executar as operações administrativas referentes a receitas e despesas de qualquer proveniência;
Arrecadar, fornecer e controlar o material de consumo corrente;
▪
▪
Guardar e distribuir os impressos de utilização geral;
Receber, abrir e distribuir toda a correspondência recebida;
▪
▪
Executar o processo de aquisição de bens e serviços;
Promover a circulação interna de documentos;
▪
▪
Controlar o serviço de fotocópias e zelar pelo bom funcionamento das respetivas máquinas;
Coligir estatísticas globais e sectoriais dos serviços;
▪
▪
Preparar escalas de serviço, calendário de férias e folhas de assiduidade;
Preencher mensalmente os mapas de controlo, em uso nos SDUM
3.4. Da Divisão de Biblioteconomia
3.4.1.
Setor de Aquisições
O mapa de movimentos que a seguir se apresenta concentra o investimento que a Universidade do Minho fez,
21
em 2011, para adquirir novos recursos bibliográficos e informativos.
AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA EM 2011
MAPA DE MOVIMENTOS
AQUISIÇÃO DE LIVROS
ASSINATURAS
PROPONENTE (2)
TOTAL
REVISTAS
B. DADOS
395,53 €
395,53 €
38,16 €
446,52 €
1.146,67 €
2.078,69 €
1.914,95 €
1.914,95 €
9.113,31 €
17.161,90 €
17.161,90 €
23.402,57 €
2.839,07 €
110,95 €
110,95 €
14.434,16 €
19.890,19 €
1.632,10 €
1.632,10 €
1.563,33 €
16.245,99 €
1.082,28 €
1.082,28 €
696,25 €
696,25 €
24.600,00 €
2.137,35 €
2.137,35 €
883,26 €
12.563,13 €
12.563,13 €
191,76 €
191,76 €
2.581,08 €
2.581,08 €
1.585,69 €
1.585,69 €
2.493,23 €
2.493,23 €
140,23 €
2.499,17 €
2.499,17 €
1.245,90 €
1.245,90 €
4.118,46 €
4.118,46 €
3.440,00 €
675,95 €
675,95 €
2.316,89 €
2.316,89 €
3.486,00 €
1.138,77 €
1.138,77 €
1.386,79 €
1.386,79 €
755,99 €
755,99 €
311,25 €
311,25 €
1.109,60 €
1.109,60 €
773,53 €
1.732,99 €
128,96 €
1.662,30 €
1.662,30 €
191,79 €
1.146,67 €
9.857,59 €
9.857,59 €
41.299,46 €
41.299,46 €
1.169,89 €
154.203,89 €
1.729,42 €
1.729,42 €
20.083,44 €
2.085,10 €
2.085,10 €
3.049,64 €
62,91 €
62,91 €
266,40 €
32.873,75 €
33.169,02 €
14.198,98 €
1.739,04 €
2.440,60 €
9.347,08 €
3.406,40 €
3.737,29 €
87,31 €
32,98 €
32,98 €
111,30 €
111,30 €
55,62 €
55,62 €
357,82 €
357,82 €
651,49 €
1.204,36 €
1.204,36 €
3.376,87 €
3.376,87 €
651,49 €
190,63 €
190,63 €
107,65 €
107,65 €
34,05 €
34,05 €
600,77 €
600,77 €
501,15 €
10.258,60 €
25,01 €
25,01 €
1.003,68 €
1.003,68 €
177.869,09 €
192.225,58 €
74.944,17 €
222.323,69 €
PROPONENTE
SDUM (1)
A. JURIDICA
408,36 €
C. ALGORITMI
C. FÍSICA
CEB
CEH
CIEC
5.456,03 €
CIEd
CIPsi
CITEPE
CMAT
CIIDH
DFP
EA
E. DIREITO
E.C. Cons. Pedagógico
E.C./Dpt. BIOLOGIA
E.C./Dpt. C. da TERRA
E.C./Dpt. FÍSICA
E.C./Dpt. MAT. E APLI.
E.C./Dpt. QUÍMICA
E.E. - Presidência
E.E./DEB
E.E./DEC
E.E./DEI
E.E./DEM
E.E./DEP
E.E./DET
E.E./DI
959,46 €
E.E./DPS
E.E./DSI
ECS
EEG
EPSI
ESEnfermagem
GPI
295,27 €
ICS
6.906,48 €
IE
330,89 €
ILCH
IMARKE
IPC
MNS
NEAPP
NEDAL
NICPRI
NIPE
SAR
REITORIA/EGF
SDUM
SGQ
U. ARQUEOLOGIA
14.356,49 €
TOTAIS
Notas
(1) - Aquisições efetuadas pelos SD
(2) - Aquisições efetuadas diretamente pelas Unidades
(3) - Total de despesas (livros + revistas + bases de dados)
TOTAL (3)
395,53 €
1.593,19 €
2.078,69 €
11.028,26 €
43.403,54 €
110,95 €
19.890,19 €
1.632,10 €
1.563,33 €
16.245,99 €
1.082,28 €
25.296,25 €
3.020,61 €
12.563,13 €
191,76 €
2.581,08 €
1.585,69 €
2.633,46 €
2.499,17 €
1.245,90 €
7.558,46 €
675,95 €
5.802,89 €
1.138,77 €
1.386,79 €
755,99 €
311,25 €
1.109,60 €
1.861,95 €
3.000,76 €
9.857,59 €
196.673,24 €
21.812,86 €
5.134,74 €
329,31 €
49.107,04 €
9.347,08 €
3.824,60 €
32,98 €
111,30 €
55,62 €
1.009,31 €
1.204,36 €
4.028,36 €
190,63 €
107,65 €
34,05 €
11.360,52 €
25,01 €
1.003,68 €
489.493,44 €
Figura 16: Aquisição de bibliografia em 2011
22
Comparativamente com os valores de 2010 verificou-se um aumento global de 72,2% na aquisição de novos
recursos bibliográficos e informativos, ou seja mais 205.297,49 €, invertendo a tendência registada em 2010.
O aumento do investimento evoluiu de forma diferente de acordo com os tipos de recursos informativos: mais
14,8% ou 24.819,94 € no investimento na aquisição de monografias, mais 137.042,480 € de investimento em
bases de dados, mais 43.435,07 € de investimento em revistas científicas.
O gráfico da Figura 17, onde para efeitos comparativos entre os diferentes anos está agregada a aquisição de
livros com a assinatura de bases de dados, e assinatura de revistas em papel com a assinatura de revistas
eletrónicas, ilustra a tendência que se vem verificando nos últimos anos quanto à aquisição e assinatura de
recursos bibliográficos e informativos na UMinho.
1.200.000,00 €
Aquisições / ano
1.000.000,00 €
Livros
Revistas
Total
800.000,00 €
600.000,00 €
400.000,00 €
200.000,00 €
0,00 €
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Figura 17: Investimento em livros e revistas.
O setor de aquisições bibliográficas recebeu 7.363 volumes de monografias, correspondentes a 4.063 compras
e 3.300 ofertas. Comparativamente a 2010, o número global de entradas diminuiu 6,9%, tendo-se registado
decréscimo quer número de exemplares oferecidos, quer no número de exemplares adquiridos por compra.
23
14.000
12.000
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
0
2006
2007
2008
2009
2010
2011
Compras
6.334
4.828
4.198
3.416
4.232
4.063
Ofertas
5.220
6.572
7.069
6.757
3.676
3.300
Totais
11.554
11.400
11.267
10.173
7.908
7.363
Braga
10.081
9.380
9.649
9.180
6.582
6.515
Guimarães
1.473
2.020
1.618
993
1.326
848
Figura 18: Novos livros recebidos.
No que diz respeito às publicações periódicas, no ano de 2011 registaram-se alterações significativas no número
de títulos assinados pelas unidades e recebidos nas bibliotecas da Universidade do Minho, tendo sido assinados
210 títulos, mais 55,6%, ou seja mais 75 títulos, que em 2010. O número de revistas acessíveis em formato
eletrónico através da B-on permaneceu estável dado que se mantiveram as mesmas editoras.
3.4.2.
Setor de Catalogação
Durante o ano de 2011, o setor de catalogação efetuou a descrição bibliográfica de novos documentos,
inserindo e validando os respetivos registos na base de dados; procedeu à atualização de registos existentes;
efetuou a colagem de etiquetas (antifurto, código de barras e cota) e respetiva plastificação e, finalmente,
procedeu à embalagem e envio de publicações para as bibliotecas depositárias, acompanhadas de guias de
remessa. Neste contexto, verificou-se um tempo médio de processamento das 7.889 novas publicações
monográficas (descrição bibliográfica, etiquetagem e elaboração de guias de remessa) de 8,9 dias, tendo sido
concluído o tratamento técnico de 88,8% (7.003) do total das publicações que aguardavam tratamento técnico
(526 transitadas de 2010 e 7.363 entradas por compra ou oferta durante o ano de 2011). Transitam para
2012, 886 publicações sem tratamento técnico.
Trabalharam regularmente neste setor, em Braga, três assistentes técnicas (com formação profissional
24
especifica em Biblioteca e Documentação), sendo que uma esteve ausente de atestado e licença de maternidade
entre janeiro e setembro e em Guimarães, uma assistente técnica (com formação profissional específica em
Biblioteca e Documentação).
O contínuo crescimento do RepositóriUM continuou a justificar o envolvimento da equipa do setor de
catalogação, que para além do processo de descrição ou atualização bibliográfica de alguns destes documentos
eletrónicos no catálogo bibliográfico, procedeu também à validação dos metadados de 1.411 documentos
depositados no RepositóriUM (um aumento de 38,5% relativamente aos documentos validados em 2010).
Em 2011 foram introduzidas na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, as referências de
10.472 novas publicações (uma diminuição de 14% comparativamente a 2010): 8.915 em Braga (5.756
monografias, 2.671 fascículos de publicações periódicas, 480 documentos audiovisuais e multimédia e 8
documentos cartográficos) e 1.557 em Guimarães (751 monografias, 689 fascículos de publicações periódicas e
112 documentos multimédia e 5 documentos cartográficos). Na Figura 19 pode observar-se o total das
publicações que receberam tratamento técnico documental nos Serviços de Documentação e a sua distribuição
pelas respetivas bibliotecas depositárias em 2011, comparando com a situação verificada no ano de 2010.
2010
BIBLIOTECA
2011
Monografias e
Publicações
Outros
Periódicos
Total
Monografias e
Publicações
Outros
Periódicos
Total
BGUM
3.441
1647
5.088
3.585
1.259
4.844
BPG
1.384
993
2.377
863
606
1.469
BCE
937
117
1.054
1.211
136
1.347
1.321
545
1.866
872
436
1308
BEC
408
133
541
91
117
208
BECS
265
284
549
335
484
819
BCEH
OUTRAS
TOTAL
242
457
699
155
322
477
7.998
4.176
12.174
7.112
3.360
10.472
Figura 19: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2010 e 2011.
Deste processo resultou a criação de 4.735 novos registos bibliográficos (uma diminuição de 18,5%
comparativamente a 2010): 4.030 foram introduzidos nos Serviços de Documentação em Braga (3.721 relativos
a monografias, 262 a documentos cartográficos e multimédia e 47 a publicações periódicas) e 705 em
Guimarães (573 relativos a monografias, 107 a documentos cartográficos e multimédia e 25 a publicações
periódicas). Para os 4.075 novos autores, foi estabelecida a correspondente entrada de autoridade.
Na Figura 20 pode observar-se o ritmo mensal de entradas dos novos registos bibliográficos em 2010 e 2011.
25
Registos por mês/ano
900
2010
800
700
2011
704
653
600
613
500
513
400
380
373
367
330
300
237
200
209
216
140
100
0
Jan
Fev
Mar
Abr
Maio
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
Figura 20: Entradas mensais de novos registos em 2010 e 2011.
Considerando os 215 dias úteis de 2011, verifica-se uma média diária de 22 novos registos bibliográficos, o que
representa uma diminuição de cerca de 20% face à média diária de 27,5 registos verificada em 2010.
Foram ainda recolhidos elementos que permitiram a atualização de 5.737 registos existentes: 4.885 em Braga e
852 em Guimarães, respeitantes a documentos repetidos, obras em volumes, material acompanhante ou novos
fascículos de publicações periódicas.
Em 31 de Dezembro de 2011, a base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, incluía 303.006
registos bibliográficos, correspondentes a 400.569 volumes de monografias, 14.569 documentos audiovisuais,
cartográficos e multimédia e 343.192 fascículos de publicações periódicas.
3.4.3.
Setor de Análise Documental
Durante o ano de 2011, o setor de análise documental continuou a realizar as suas atividades no sentido de
facilitar e melhorar o acesso aos recursos bibliográficos e informativos disponibilizados na Universidade do
Minho
O processo de construção do ficheiro de autoridades do catálogo bibliográfico da U.M. foi continuado, com a
validação pelos técnicos superiores de 416 registos de autoridade (uma diminuição de 20,8% relativamente aos
525 registos validados em 2010).
O crescimento dos conteúdos do RepositóriUM continuou a merecer especial dedicação da equipa, que
procedeu à validação dos metadados de 2.100 documentos (mais 1.710 documentos validados que em 2011).
No ano em análise, foram pesquisados e classificados 7.363 volumes de publicações monográficas (menos 9%
26
que em 2010), tendo sido verificada a classificação de todos os documentos repetidos, obras em volumes ou
material acompanhante, que deram entrada nos SDUM durante o ano de 2011. O tempo médio de
processamento (pesquisa e classificação) das publicações monográficas foi de 0,12 dias.
A Figura 21 permite visualizar a distribuição mensal das publicações monográficas classificadas em Braga e
Guimarães em 2010 e 2011.
Classificações por mês/ano
1.500
2010
1.249 1.232
1.121
1.200
945
900
724
719
600
630
648
455
484
478
553
471
Jan
Fev
Mar
Abr
Maio
541
518
252
Jun
Jul
1.032
748
667
348
300
0
2011
560
531
426
234
Ago
Set
Out
Nov
Dez
Figura 21: Publicações monográficas classificadas em 2010 e 2011.
O processo de análise documental foi efetuado por três técnicos superiores de biblioteca e documentação, sendo
de referir que uma das técnicas superiores acumula o trabalho da análise documental com as funções inerentes
à coordenação da biblioteca da U.M. em Guimarães e do sector de difusão de informação e outra com a
responsabilidade pelo Sistema de Gestão da Qualidade.
Relativamente à distribuição da tarefa da classificação entre Braga e Guimarães, 6.623 volumes de publicações
monográficas (88,6%) foram classificados em Braga e 848 (11,4%) em Guimarães.
3.4.4.
Setor de Leitura e Empréstimo
Em 2011, as salas de leitura da BGUM e da BPG, continuaram a registar níveis de utilização elevados,
registando-se frequentes situações de superlotação. Também os 39 lugares das salas de estudo em grupo da
BGUM e os 96 da BPG mantiveram ao longo do ano níveis muito elevados de ocupação, encontrando-se quase
sempre esgotados.
No sector de leitura e empréstimo exerceram funções 15 funcionários na BGUM, quatro na BPG, dois na BEC e
a partir de março, um na Biblioteca da Escola de Ciências da Saúde (BECS) na sequência do início do processo
de integração dessa biblioteca nas bibliotecas geridas pelos SDUM.
27
A BGUM esteve aberta ao sábado de manhã e praticou o horário alargado até às 24,00 durante o período letivo.
Em 2011, foram introduzidos os dados relativos a 7.120 novos utilizadores, ficando com inscrição válida nas
bibliotecas da U.M. 22.744 utilizadores, dos quais 11.437 (50,3%) efetuaram operações relacionadas com o
empréstimo de publicações. Tendo em conta o número de utilizadores potenciais, por tipo de utente, verificamos
que durante o ano de 2011 efetuaram operações relacionadas com empréstimos, cerca de 48% (5.891) dos
alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados, 59,8% (2.671) dos alunos do 2º ciclo, 34,4% (658) dos
alunos do 3º ciclo, 71,3% (856) dos docentes e 47,2% (1.361) dos outros tipos de utente (antigos alunos, alunos
Erasmus, leitores externos, funcionários e investigadores).
Relativamente ao comportamento dos utilizadores na observação do regulamento das bibliotecas da U.M.,
passaram pelo sistema antifurto 42 utilizadores com obras não requisitadas: 13 na BGUM e 29 na BPG. Na BPG
registaram-se ainda 10 ocorrências de indisciplina na sala de leitura, normalmente associada a situações de
perturbação do ambiente de silêncio que se procura impor.
Os balcões de atendimento das bibliotecas da Universidade do Minho que utilizam o sistema de gestão integrado
de empréstimos em uso nos Serviços de Documentação (biblioteca geral da U.M. – BGUM, biblioteca da U.M.
em Guimarães – BPG, biblioteca do Edifício dos Congregados – BEC, biblioteca de Ciências da Educação – BCE
e biblioteca da Escola de Ciências da Saúde – BECS, esta última desde Março) realizaram no seu conjunto
204.439 operações relacionadas com o empréstimo, renovação de empréstimo, devolução e reserva de
publicações monográficas, valor que corresponde a um aumento de 15,2 % relativamente a 2010 (ver Figura
22).
2011
Biblioteca
TOTAL
Empréstimo
Renovação
Devolução
Reserva
2011
2010
BGUM
51.728
35.401
56.750
1.652
145.531
130.018
BPG
10.196
5.978
11.592
296
28.062
24.282
BCE
6.529
6.787
6.536
225
20.077
16.249
BECS
2.157
1.376
2.058
44
5.635
1.318
BEC
1.995
1.024
2.061
54
5.134
5.569
72.605
50.566
78.997
2.271
204.439
177.436
TOTAIS
Figura 22: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento.
O aumento acima mencionado verificou-se na BGUM (11,9%), na BPG (15,6%), e na BCE (23,6%). A BEC,
registou um decréscimo de 7,8%, continuando a tendência verificada em anos anteriores. A BECS reiniciou o seu
funcionamento normal apenas em março, sendo que em 2010, esteve em funcionamento até esse mês.
O aumento referido nos parágrafos anteriores, verificado sobretudo no último trimestre, poderá resultar do
aumento do número de empréstimos em simultâneo que os alunos do 1º ciclo (mais 4) e os alunos do 2º ciclo
(mais 9), passaram a poder deter com a implementação, no dia 28 de setembro, do novo Regulamento das
28
Bibliotecas da UM.
A Figura 23 permite observar a percentagem total de movimentos efetuados nos balcões de atendimento
(empréstimos, renovações, devoluções e reservas) pelas bibliotecas em análise.
10%
14%
3% 2%
BGUM
BPG
BCE
BECS
BEC
71%
Figura 23: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2011.
Relativamente à operação de renovação de publicações, durante o ano de 2011 foram realizadas 169.104
renovações, o que representa um aumento de 19,5% relativamente ao total de 2010. No entanto, se excluirmos
as 44.645 renovações efetuadas sobretudo no último trimestre por utilizadores (docentes, alunos de
doutoramento, investigadores, funcionários, antigos docentes e antigos funcionários), que até à implementação
do novo Regulamento das Bibliotecas da U.M., em 28 de setembro, detinham renovação automática de
empréstimos, verificamos que foram efetuadas 124.459 renovações, o que representaria uma diminuição de
12% relativamente ao total de 2010.
Do conjunto de renovações em 2011, 50.566 foram realizadas nos balcões de atendimento (mais 27,2% que
em 2010) e 118.538 foram efetuadas diretamente pelos utilizadores via Internet, através do catálogo
bibliográfico (mais 16,2% que em 2010).
Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utilizadores que mais recorreram a este serviço,
com 66.303 renovações (52.172 efetuadas via internet e 14.131 solicitadas nos balcões de atendimento),
seguindo-se os alunos do 2º ciclo com 46.252 pedidos (29.764 efetuados via internet e 16.488 nos balcões de
atendimento). É de referir que das 50.566 renovações solicitadas nos balcões de atendimento, 1.474 foram
solicitadas através do serviço de renovação via correio eletrónico, tendo-se verificado uma média diária de 6,1
respostas, asseguradas pela BGUM e pela BPG.
Relativamente às reservas de publicações, durante o ano de 2011 foram realizadas 3.654, o que representa um
aumento de 18,4% relativamente a 2010. Convém referir que a partir de 28 de setembro e no âmbito do novo
RBUM, cada utilizador passou a poder deter mais 2 reservas em simultâneo.
Do conjunto das reservas em 2011, 2.271 foram realizadas nos balcões de atendimento (mais 17,3% que em
29
2010) e 1.383 foram efetuadas diretamente pelos utilizadores via Internet, através do catálogo bibliográfico
(mais 20,2% que em 2010).
Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utilizadores que mais recorreram a este serviço
com 1.634 reservas (738 efetuadas via internet e 896 solicitadas nos balcões de atendimento), seguindo-se os
do 2º ciclo com 1.120 pedidos (429 efetuados via internet e 691 nos balcões de atendimento).
Durante o período de abertura da BGUM aos sábados de manhã, registaram-se 4.567 movimentos relacionados
com o empréstimo de publicações (mais 17,6% que em 2010): 1.766 empréstimos, 1.771 devoluções, 811
renovações e 219 reservas. Considerando os 37 sábados de funcionamento da BGUM em 2011, regista-se uma
média diária de 123,4 movimentos.
Durante o período de abertura da BGUM no horário das 20h00 às 24h00 registaram-se 8.139 movimentos
relacionados com o empréstimo de publicações: 2.918 empréstimos, 2.754 devoluções, 2.355 renovações e
112 reservas). Considerando os 172 dias de funcionamento, registou-se uma média diária de 47,3 movimentos.
É de referir que das 243.943 publicações monográficas disponibilizadas para empréstimo, 173.913 na BGUM,
43.172 na BPG, 18.507 na BCE, 5.429 na BEC e 2.922 na BECS), em 2011 foram requisitadas 72.605
(51.728 na BGUM, 10.196 na BPG, 6.529 na BCE, 1.995 na BEC e 2.157 na BECS), ou seja, 29,8% do fundo
documental requisitável. Estes números representam um ligeiro aumento, em termos absolutos e relativos,
relativamente aos verificados em 2010: 66.509 publicações requisitadas, correspondendo a 23,9% do fundo
requisitável.
Apesar de o sistema de gestão integrada de bibliotecas possibilitar que os utilizadores possam requisitar,
renovar, devolver e reservar publicações monográficas em qualquer uma das bibliotecas que utilizam este
sistema informático, em 2011 foi possível movimentar publicações devido a empréstimo ou devolução entre a
BGUM, a BPG e a BCE e entre a BGUM, a BPG e a BEC num total de 22.431 publicações monográficas, das
quais, 10.791 (48,1%) na BGUM, 5.405 (24,1%) na BPG, 5.606 (25%) na BCE e 629 na BEC (2,8%).
Relativamente ao ano de 2010, registou-se um aumento de 11,1%. Comparando apenas os movimentos entre a
BGUM e a BPG, o aumento é de10,2%.
Nas páginas anteriores, procurou-se objetivar o movimento de publicações nos balcões de atendimento das
bibliotecas da U.M. No entanto, considerando o regime de livre acesso às estantes e a total liberdade de
movimentos concedida aos utilizadores, esses dados ignoram inteiramente o movimento de utilizadores que,
sem necessidade de se dirigirem aos balcões de atendimento, utilizaram diariamente as salas de leitura e
movimentaram milhares de publicações das estantes.
Um contador de passagens instalado na BGUM registou durante 2011 um total de 344.145 saídas, o que
representa uma média diária global de 1.242 passagens. Do total de passagens, 4.330 ocorreram nas manhãs
de sábado em que a biblioteca se encontrou aberta (média de 117 passagens por sábado), 339.816 nos
restantes dias (média de 1.416 passagens, mais 0,5% que em 2011), incluindo aqui as 29.584 passagens nos
30
períodos de abertura entre as 20H e as 24H (média diária de 172 passagens). Na BPG o contador de passagens
registou 273.361, o que representa uma média diária de 1.139 passagens (mais 5,6% que em 2010). Na BEC,
registaram-se 18.697 passagens, correspondendo a uma média diária de 78 passagens (mais 16,7% que em
2010).
Dos 78.997 atos de devolução de empréstimos efetuados em 2010 na BGUM, na BPG, na BEC, na BCE e na
BECS, 15.325, ou seja, 19,4% foram sujeitos ao pagamento de multas. Comparando estes valores com os
registados no ano anterior verifica-se uma diminuição em termos absolutos (15.643 devoluções sujeitas a multa
em 2010) e em termos percentuais (22,6% em 2010).
3.4.5.
Fundo Documental
A partir de março de 2011, no âmbito das obras remodelação e melhoramento de espaços da BGUM, o depósito
de publicações foi encerrado ao público, tendo o mesmo sido reorganizado de forma a permitir, em simultâneo,
a realização das obras para o acondicionamento de estantes compactas e a disponibilização para consulta ou
requisição do fundo documental, localizado nesse espaço e que nos últimos anos manteve taxa de utilização.
Deste processo resultou a indisponibilidade de cerca de 177.600 exemplares de publicações monográficas e
fascículos de publicações periódicas, sem taxa de utilização, e respetiva transferência para outro espaço da UM.
Foram ainda transferidos para o depósito de publicações cerca de 1.972 volumes de publicações localizadas nas
duas salas de leitura da BGUM e que nos últimos anos não apresentaram taxa de utilização.
Apesar das limitações do espaço, continuou a disponibilizar-se o acesso á quase totalidade do fundo documental
proveniente da ex-BIEC (cerca de 13.800 exemplares) e às publicações periódicas com maior taxa de utilização
provenientes da extinta Biblioteca de Ciências Sociais (BCS). Os fascículos das publicações periódicas
compreendidas entre as letras A e D, antes disponíveis em livre acesso, continuam num espaço contíguo, apesar
de acessíveis para o utente, mediante solicitação num dos balcões da biblioteca.
3.5. Da Divisão de Informação
3.5.1.
Setor da Biblioteca Digital
O setor da Biblioteca Digital tem por funções garantir a gestão e manutenção da presença web dos SDUM, a
gestão, manutenção e disseminação de recursos bibliográficos em formato eletrónico licenciados na
Universidade do Minho e a seleção e disseminação de recursos bibliográficos em acesso livre.
Ao longo do ano foram desenvolvidas algumas melhorias na presença Web dos SDUM, designadamente:


desenvolvimento de interface mobile do website dos SDUM;
desenvolvimento de interface mobile do catálogo bibliográfico;
31





teste e customização de ferramenta de gestão de conteúdos Libguides;
adaptação de janela de chat do Cute Live Support para interface Libguide;
teste e customização do sistema Syndetics;
desenvolvimento de canal RSS Feed para novidades bibliográficas;
desenvolvimento de algumas melhorias no catálogo bibliográfico das bibliotecas UM:
o desenvolvimento de sistema de identificação da localização de publicações nas plantas das
salas de leitura da BGUM e da BPG, através do mapeamento de cotas;
o possibilidade de gerar RSS Feed a partir das pesquisas efetuadas;
o
o
exibição de link para a versão eletrónica na lista de resultados;
disponibilização de informação adicional, como a capa e sumário do livro, revisões e notas de
o
autor, para muitos títulos (através do serviço Syndetics);
possibilidade de exportar referências bibliográficas para o EndNote Web, no formato
RefMan/RIS.
3.5.1.1.
Website dos SDUM
Em termos de níveis de acesso ao website dos SDUM, em 2011, o número de visitas aumentou 4,1%,
verificando-se uma ligeira diminuição no número de páginas consultadas (ver Figura 24). Em termos globais, o
servidor dos SDUM registou 195.920 acessos em 2011, perfazendo uma média de 537 visitas diárias.
2010
2011
Var. %
Total de visitas
188.199
195.920
4,1%
- Média diária
516
537
4,1%
662.581
642.610
-3,0%
1.815
1.761
-3,0%
3,5
3,3
-6,8%
Total de páginas
- Média diária
- Média por visita
Figura 24: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website.
Visitas / mês
2010
25.000
2011
20.000
200.000
15.000
150.000
10.000
100.000
5.000
50.000
0
0
Jan
Fev Mar Abr
Mai Jun
Jul
Ago
Set
Out Nov Dez
Visitas / ano
250.000
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
Figura 25: Visitas ao Website por mês/ano.
32
3.5.1.2.
Catálogo Bibliográfico da U.M.
O catálogo bibliográfico é o serviço de pesquisa que dá acesso às referências bibliográficas de todos os
documentos existentes nas bibliotecas da Universidade do Minho. No ano de 2011, registou-se um aumento de
16.2% no número de acessos a este serviço face a 2010, tendo-se registado 291.181 sessões. Este número
refere-se apenas ao total de sessões realizadas com pesquisas, e não ao número global de sessões para outras
operações, como a consulta de índices, o acesso à área pessoal, aos serviços de renovação ou reserva via Web.
Ao conjunto de sessões correspondeu um total de 1.636.274 pesquisas, menos 19.2% do que em 2010, com
uma média de 6 pesquisas por sessão (média de 8 pesquisas por sessão em 2010).
Sessões / mês
45.000
40.000
35.000
30.000
25.000
20.000
15.000
10.000
5.000
0
2010
2011
Sessões / ano
350.000
300.000
250.000
200.000
150.000
100.000
50.000
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
2005
Pesquisas / mês
400.000
2010
2011
350.000
2006
2007
2008
2009
2010
2011
Pesquisas / ano
2.500.000
2.000.000
300.000
250.000
1.500.000
200.000
1.000.000
150.000
100.000
500.000
50.000
0
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
Figura 26: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano.
3.5.1.3.
Serviço de Pesquisa A-to-Z
Para localização de revistas e livros eletrónicos disponíveis em texto integral por compra/assinatura ou de
acesso livre foi renovada em 2011 a ferramenta A-to-Z da Ebsco, que registou de Janeiro a Dezembro de 2011
33
8.551 sessões e 22.415 pesquisas.
Sessões / mês
1.500
Pesquisas / mês
2010
2011
3.000
1.250
2.500
1.000
2.000
750
1.500
500
1.000
250
500
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
0
2010
2011
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Figura 27: Sessões e pesquisas no serviço AtoZ por mês.
3.5.1.4.
Bases de dados bibliográficos
Em 2011 manteve-se em vigor o protocolo de cooperação entre a Universidade do Minho e a Fundação para a
Computação Científica Nacional relativo à iniciativa Biblioteca do Conhecimento Online (b-on), para o triénio
2010-2012. Os recursos contratados no âmbito do consórcio nacional b-on, de acordo com o modelo All for All,
mantiveram-se inalterados, designadamente: ACM, ACS, AIP, Annual Reviews, Elsevier, IEEE, IOP, revista Nature,
RSC, coleções Political e Sociology da Sage, SIAM, Springer, Taylor & Francis, Wiley, totalizando cerca de 6.500
periódicos; as bases de dados em texto integral Academic Search Complete e Business Source Complete da
EBSCO, que dão acesso a cerca de 13.300 periódicos (dos quais cerca de 9.700 com texto integral e destes
cerca de 3.350 com períodos de embargo); a base referencial Zentralblatt; e as bases de dados da ISI Web of
Knowledge (Web of Science with Conference Proceedings, Current Contents Connect, Derwent World Patent
Índex, Journal Citation Reports, Essential Science Indicators, Medline). Em 2011 ficou disponível a coleção de
livros eletrónicos Contemporary Ebooks da Springer, referente aos títulos publicados pela editora no ano de
2007. Para além dos recursos b-on, as várias unidades da UMinho no seu conjunto procederam à assinatura de
diversas bases de dados com acesso na rede da Universidade, designadamente: as bases de dados referenciais
Bibliography and Handbook of Translation Studies, Colour Index International, Communication Abstracts,
MathSciNet, PSYCInfo e Scopus; as bases de dados/portais com texto integral ABI/Inform Complete, EconLit
Full Text, HeinOnline Core Collection, NBER Working Papers, Oxford Reports in International Law, Political
Science Complete e Worth Global Style NetWork; as coleções de revistas eletrónicas EMERALD Engineering
Collection, EMERALD Management XTRA 111, JSTOR Arts & Science III Collection, JSTOR Business Collection,
Kluwer Law International Journal Library, Oxford Journals Law Collection e PSYCArticles; os recursos de
referência Infopédia da Porto Editora, Max Planck Encyclopedia of Public International Law, Palgrave Dictionary of
Economics Online e o Diário da República Online.
34
Relativamente à taxa de utilização dos recursos bibliográficos já mencionados, começamos por apresentar os
dados dos recursos com texto integral disponíveis via b-on, medidos através do número de downloads de artigos.
Em 2011, verificamos um novo aumento do número de downloads, na ordem dos 8% relativamente ao ano
anterior (Figura 2828 e Figura 2929). Podemos constatar significativos aumentos do número de downloads em
diversas editoras, com destaque para a ACM, ACS, IEEE, RSC, SIAM e Springer, verificando-se decréscimos mais
acentuados nas editoras AIP e Sage.
Editora
2010
2011
Var.%
ACM
2.748
4.433
61,3%
ACS
23.359
28.593
22,4%
AIP
37.407
4.681
-87,5%
AR
3.177
2.841
-10,6%
EBSCO
20.714
24.571
18,6%
Elsevier
315.445
354.299
12,3%
IEEE
7.877
10.234
29,9%
IOP
4.491
4.663
3,8%
s.d.
s.d.
s.d.
RSC
4.568
5.547
21,4%
Sage
3.773
2.595
-31,2%
SIAM
79
141
78,5%
Springer
44.636
60.586
35,7%
T&F
18.113
19.412
7,2%
Nature
Wiley
38.006
44.514
17,1%
Total
524.393
567.110
8,1%
Figura 28: B-on – Número de downloads por recurso em 2010 e 2011.
70.000
Downloads / mês
2010
Downloads / ano
2011
600.000
60.000
50.000
40.000
400.000
30.000
300.000
20.000
200.000
10.000
100.000
0
567.110
524.393
500.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
0
476.277
427.075
343.537
287.823
238.031
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
Figura 29: B-on – Downloads por mês/ano.
35
A editora com maior utilização e número de artigos descarregados mantém-se a Elsevier, uma das editoras com
maior número de títulos disponibilizados e de abrangência multidisciplinar. No entanto, se relacionarmos os
níveis de utilização de cada uma das editoras com o número de títulos que disponibilizam, obtemos uma taxa de
utilização com contornos bastante diferentes, destacando-se os recursos nos domínios da química e da física,
designadamente a ACS, a AIP e a RSC, seguida então pela Elsevier, IOP e Wiley (ver Figura 3030).
Downloads / Editora
400.000
350.000
300.000
250.000
200.000
150.000
100.000
50.000
0
2010
2011
Média de downloads por editora/títulos
900
752
750
2010
2011
600
450
360
9
33
16
SIAM 15
Spri 1826
T&F 1226
98
Wiley 454
40
Sage 65
108
RSC 28
Ebs 9760
IEEE 422
24
3
Elsev 2095
AR 37
AIP 13
77
ACS 38
Wiley
T&F
SIAM
Springer
RSC
Sage
IOP
IEEE
EBSCO
Elsevier
AR
AIP
ACS
ACM
0
ACM 54
150
198
169
82
IOP 43
300
Figura 30: B-on – Downloads por editora.
No que diz respeito às bases de dados de âmbito multidisciplinar da ISI Web of Knowledge (ver Figura 3131 e
Figura 3232) registaram-se um total de 73.033 pesquisas na Web of Knowledge (pesquisa simultânea em todas
as bases), 82.133 pesquisas na Web of Science, 2.685 pesquisas na ISI Current Contents, 229 pesquisas na
Medline, 86 pesquisas na base de dados de patentes ISI Derwent Innovations Índex, 9.977 pesquisas na base
bibliométrica Journal Citation Reports e 885 pesquisas na base Essential Science Indicators. Relativamente à
base de dados referencial Zentralblatt Math, especializada na área de matemática, verificou-se um contínuo
decréscimo no número de pesquisas, registando apenas 298 pesquisas.
Recurso
ISI WoK
2010
64.636
2011
73.033
ISI WoS
87.574
82.133
-6,2%
ISI CCC
3.347
2.685
-19,8%
14
229
1535,7%
9.152
9.977
9,0%
104
86
-17,3%
2.012
885
-56,0%
1.555
298
-80,8%
168.394
169.326
0,6%
ISI Medline
ISI JCR
ISI Derwent
ESI
Zentralblatt
Total
Var. %
13,0%
Figura 31: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas.
36
24.000
Pesquisas / mês
2010
2011
20.000
16.000
12.000
8.000
4.000
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Figura 32: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês.
Passamos de seguida para a apresentação dos dados de utilização dos recursos bibliográficos subscritos pela
Universidade do Minho. Ao nível das bases de dados bibliográficos com texto integral, a taxa de utilização foi
medida com base no número de downloads de artigos (ver Figura 3333 e Figura 3434).
▪
▪
▪
▪
▪
Na base de dados ABI/Inform Global, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 9.766
downloads, mais do que duplicando o valor registado no ano anterior (4.833 downloads) (recurso com
upgrade para a versão ABI/Inform Complete em Novembro de 2011).
Na base de dados EconLit Full Text, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 620
downloads (recurso disponível na versão Full Text desde Junho de 2011).
Na coleção de revistas da Emerald, com cobertura nas áreas de gestão, gestão industrial e ciências da
informação, registaram-se 11.999 downloads, mais 4,6% do que no ano anterior (11.472 downloads).
A Infopédia registou 18.689 consultas nos dicionários e enciclopédia, muito próximo do valor registado
em 2010 (18.642 consultas).
No arquivo de revistas JSTOR, coleções de revistas na área de gestão e na área de humanidades,
registaram-se 10.936 downloads, menos 13,1% do que no ano anterior (12.585 downloads).
▪
▪
No dicionário online Palgrave Dictionary of Economics registaram-se 90 consultas.
Na base de dados Political Science Full Text, especializada na área das ciências políticas, registaram-se
▪
365 downloads (recurso disponível desde Junho de 2011).
Na base de dados PsyARTICLES, especializada na área de psicologia, registaram-se 5.599 downloads,
▪
menos 27,5% do que no ano anterior (7.723 downloads).
Não foi possível obter dados de utilização dos recursos: Diário da República Online, HeinOnline
Collection, Kluwer Law International Journal Library, Max Planck Encyclopedia of Public International
Law, NBER Working Papers, Oxford Journals Law Collection, Oxford Reports in International Law,
coleção de 75 livros eletrónicos da editora Wiley e Worth Global Style NetWork.
37
Recurso
2010
2011
Var. %
ABI/Inform
4.833
9.776
102,3%
EconLit FT
/
620
/
Emerald
11.472
11.999
4,6%
Infopédia
18.642
18.689
0,2%
JSTOR
12.585
10.936
-13,1%
81
90
11,1%
/
365
/
7.723
5.599
-27,5%
Palgrave Dic.
Political Science FT
PsycARTICLES
Wiley Books
Total
785
s.d.
/
56.121
58.074
3,5 %
Figura 33: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads.
Downloads / mês
8.000
2010
2011
6.000
4.000
2.000
0
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Figura 34: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês.
Ao nível das bases de dados referenciais constatamos um acentuado aumento nos níveis de utilização face a
2010, em 27,6%, em larga medida impulsionado pela disponibilização da base de dados Scopus a partir de
Novembro de 2011. Apresenta-se abaixo os dados relativos às bases de dados, medidos com base no número
pesquisas (ver Figura 3535 e Figura 3636).
Recurso
Colour Index
Comunication Abs.
EconLit
MathSciNet
PscyInfo
2010
s.d.
2011
s.d.
Var.%
s.d
/
3.706
/
3.864
2.551
-34,0%
17.975
14.554
-19,0%
6.401
6.827
6,7%
38
Scopus
Total
/
8.405
/
28.240
36.043
27,6%
Figura 35: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas.
Pesquisas / mês
10.000
2010
2011
9.000
8.000
7.000
6.000
5.000
4.000
3.000
2.000
1.000
0
Jan
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov Dez
Figura 36: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês.
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Não foi possível aceder a dados de utilização da base de dados Colour Índex International.
Na base de dados Communication Abstracts, especializada na área de comunicação, registaram-se
3.706 pesquisas (recurso assinado desde abril de 2011).
Na base de dados Econlit, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 2.551 pesquisas
de Janeiro a Maio de 2011 (recurso com upgrade para a versão Full Text em junho de 2011),
registando um decréscimo de 34% face ao ano anterior (3.864 pesquisas).
Na base de dados MathSciNet, especializada na área de matemática, registaram-se 14.554 pesquisas,
sofrendo um decréscimo em 19% face ao ano anterior (17,975 pesquisas).
Na base de dados PsycINFO, especializada na área de psicologia, registaram-se 6.827 pesquisas em
2011, mais 6,7% do que no ano anterior (6,401 pesquisas).
Na base de dados Scopus, recurso de âmbito multidisciplinar, registaram-se 8.405 pesquisas em 2011
(recurso assinado desde novembro de 2011).
3.5.2.
Setor de Difusão de Informação
O setor de Difusão de Informação tem por funções garantir a obtenção e disseminação de recursos bibliográficos
e informativos através dos serviços de fornecimento de documentos e de empréstimo inter-bibliotecas, do serviço
de referência e de outras iniciativas de divulgação.
39
3.5.2.1.
Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas
O serviço de fornecimento de documentos e empréstimo inter-bibliotecas, assegurado pelo Gabinete de Difusão
de Informação, teve um volume de pedidos internos e externos inferior em 32,5% e uma taxa de satisfação
superior em 1,6%, face aos valores registados em 2010 (ver Figura 3737). No ano 2011, os pedidos efetuados
por utentes da U.M., para o fornecimento de documentos do exterior, diminuíram 29,8%, passando de 258
pedidos em 2010 para 181 pedidos em 2011. Os pedidos provenientes do exterior, para o fornecimento de
documentos disponíveis na Universidade do Minho, diminuíram 34,7%, passando de 308 pedidos em 2010 para
201 pedidos em 2011.
Tipo Pedido
Internos
Externos
Total
2010
Totais
2011
Var.%
Taxa de Satisfação
2010
2011
258
181
-29,8%
89,5%
91,2%
1,9%
308
201
-34,7%
89,9%
91,0%
1,3%
566
382
-32,5%
89,7%
91,1%
1,6%
Var.%
Figura 37: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos.
Ao longo dos últimos anos, a taxa de satisfação dos pedidos solicitados por utentes da U.M. (pedidos internos),
satisfeitos por entidades externas, por intermédio dos SDUM, tem-se mantido estável em torno dos 90%,
independentemente do aumento ou diminuição do número total de pedidos. Dos 181 pedidos de utentes da
U.M., recebidos em 2011, foram satisfeitos até ao final do ano 165 pedidos, traduzindo um aumento de 1,9%,
na taxa de satisfação relativamente a 2010 (ver Figura 3838 e Figura 399).
Tipo Pedido
Satisf.
N Satisf.
Pend.
Total
Tx Satisf.
Fotocópias Nacionais
43
3
0
46
93,5%
Fotocópias Internacionais
62
6
0
68
91,2%
Emp. Nacional de Publicações
41
4
0
45
91,1%
Emp. Intern. de Publicações
19
3
0
22
86,4%
165
16
0
181
91,2%
Total
Figura 38: Resposta aos pedidos internos.
Tipo Pedido
Fotocópias Nacionais
Fotocópias Internacionais
Emp. Nac. de Publicações
Emp. Intern. De Publicações
Total
2010
Totais
2011
Var. %
Taxa de Satisfação
2010
2011
67
46
-31,3%
88,0%
93,5%
6,3%
89
68
-23,6%
91,8%
91,2%
-0,7%
73
45
-38,4%
87,2%
91,1%
4,4%
29
22
-24,1%
76,2%
86,4%
13,4%
258
181
-29,8%
89,5%
91,2%
1,9%
Var. %
Figura 39: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2010 e 2011.
40
Os tipos de utentes que solicitam este serviço com maior frequência são os docentes, os investigadores e os
alunos de 2º e 3º ciclo, como ilustrado pelo gráfico da Figura 4040. Relativamente à origem dos pedidos por
unidade U.M. o gráfico da Figura 4141 ilustra a distribuição de pedidos por parte das diversas unidades.
Alunos 2º/3º Ciclo
54%
Alunos 1º Ciclo
Leitores Externos
Doc./Invest./Func.
40%
1%
5%
Figura 40: Pedidos internos por tipo de utente.
EC
1,0% 6,1%
28,6%
ESE
20,4%
EENG
ED
EEG
ICS
7,1%
IEC
IE
15,3%
0,0%
7,1%
14,3%
ILCH
Figura 41: Pedidos internos por unidade U.M.
No que diz respeito aos pedidos de fornecimento de documentos solicitados por entidades externas à U.M.
(pedidos externos), registou-se igualmente um decréscimo, na ordem dos 34,7%, passando-se dos 308 em 2010
para os 201 em 2011. Verificou-se, contudo, um aumento em 1,3% na taxa de satisfação, comparativamente a
2010 (ver Figura 4242). A percentagem de pedidos não satisfeitos resulta de solicitações de documentos não
existentes no fundo documental da Universidade do Minho.
41
Tipo Pedido
Fotocópias Nacionais
2010
5
Totais
2011
0
Var. %
-100,0%
3
3
0,0%
100,0%
100,0%
0,0%
Fotocópias Internacionais
Taxa de Satisfação
2010
2011
78,0%
/
Var. %
/
Artigos Digitais Nac./Intern.
87
45
-48,3%
80,3%
91,1%
13,5%
Emp. Nac. de Publicações
207
148
-28,5%
88,0%
90,5%
2,9%
6
5
-16,7%
100,0%
100,0%
0,0%
308
201
-34,7%
89,9%
91,0%
1,3%
Emp. Int. de Publicações
Total
Figura 42: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas.
Em resultado da prestação dos serviços de fornecimento de documentos, o Gabinete de Difusão gerou receitas
no valor de 2.700,39 €.
3.5.2.2.
Serviço de Referência
As bibliotecas da Universidade do Minho oferecem apoio personalizado às atividades identificação e utilização de
fontes de informação, numa perspetiva informativa, pedagógica e fomentadora de uma maior autonomia dos
utilizadores. Para além do apoio de primeira linha prestado pela equipa do serviço de atendimento, colaboraram
na atividade um técnico superior e um técnico profissional. Ao longo de 2011, o setor de Difusão da Informação
respondeu a um número significativo de pedidos de referência colocados presencialmente, telefonicamente ou
via Web através do serviço Pergunte-nos. Via Web foi possível contabilizar 179 pedidos de suporte, registando-se
um tempo médio de resposta via e-mail de 7h06m (excluindo horas de dias não úteis), de acordo com a
distribuição temática ilustrada no gráfico da Figura 43.
3% 3%
19%
3%
4%
4%
29%
19%
1%
5%
1%
3%
6%
Serviço externo
Bases de dados
Bibliografia
Catálogo
eBooks
EIB
EIB Interno
Empréstimo
eRevistas
Informações gerais
Leitura
Portal de pesquisa
RepositóriUM
Figura 43: Distribuição temática de questões de referência.
42
No âmbito da atividade de referência, na biblioteca geral em Braga, na biblioteca da UM em Guimarães e no
espaço b-in, são disponibilizados aos utentes 21 postos de pesquisa e de acesso à Internet, onde se registaram
uma média de 50 horas de utilização por dia e uma média de cerca de 2 horas diárias por terminal.
Sessões / mês
Sessões e horas de utilização / ano
2010
6.000
2011
Sessões
5.000
50.000
4.000
40.000
3.000
30.000
2.000
20.000
1.000
10.000
0
Horas
60.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
*dados indisponíveis de janeiro a maio
0
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
*de janeiro a maio de 2011 considerados os mesmos dados de 2010
Figura 44: Sessões e horas de utilização nos postos de pesquisa por mês/ano.
3.5.2.3.
Gestão de Conteúdos e Comunicação
A fim de promover e divulgar os serviços e recursos bibliográficos disponíveis são habitualmente produzidos
diversos tipos de conteúdos informativos, disseminados através do website dos SDUM, nos espaços das
bibliotecas geridas pelos Serviços de Documentação ou por distribuição externa.
Em 2011, para além da manutenção e atualização dos conteúdos da biblioteca digital (website dos SDUM,
serviço A-to-Z, LibraryThing for Libraries) foram realizadas as seguintes atividades:
▪
organização de 11 acessos experimentais a novos recursos bibliográficos (alguns via b-on): base de
dados referencial F1000, coleção de revistas Cairn.info, base de dados referencial BIOSIS Citation
Index, base de dados referencial Avery Architectural Periodicals, base de dados com texto integral Art &
Architecture Complete, base de dados referencial Scopus, coleção de revistas da Palgrave Macmillan,
coleção de livros da Oxford Scholarship Online, coleção SAGE Research Methods Online (SRMO), VLex
▪
Portugal+Direito Comunitário e Internacional e VLex Global;
produção de um guia sobre a ativação de alertas bibliográficos, via email e via RSS feed, com alguns
▪
vídeos de demonstração;
produção de guia sobre o motor de pesquisa Google, com o objetivo de salientar alguns operadores e
▪
funcionalidades de pesquisa avançada;
criação de página web com 34 RSS Feeds pré-definidos;
43
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
preparação de 6 guias temáticos na ferramenta Libguides;
produção de um guia de utilizador das bibliotecas U.M., com distribuição de 3.300 exemplares no “Kit
do Caloiro” pela Associação Académica da U.M.;
produção de uma brochura informativa sobre as bibliotecas U.M. em língua inglesa, com distribuição de
cerca de 440 exemplares a alunos de ERASMUS pelo Serviço de Relações Internacionais;
produção de 39 notícias com destaque na homepage e diversas comunicações via facebook e twitter;
atualização de conteúdos, templates utilizados nas ações de formação e apresentações dos SDUM
(português e inglês);
distribuição de diversos materiais (posters, folhetos) com fins informativos e promocionais;
organização conjunta de exposição bio-bibliográfica pelo Departamento de Geografia da Universidade do
Minho, Prof. Doutor João Carlos Garcia da Faculdade de Letras da Universidade do Porto e Serviços de
Documentação da Universidade do Minho, no âmbito das atividades de comemoração dos 15 anos do
Curso de Geografia e Planeamento da Universidade do Minho, patente no espaço b-in de 29-11-2011 a
16-12-2011.
3.5.3.
RepositóriUM
Impulsionado pela nova política de auto-arquivo de publicações da Universidade do Minho1, o RepositóriUM
registou um crescimento bastante assinável no decurso de 2011, quer ao nível dos documentos disponibilizados
no seu acervo, quer ao nível da sua utilização. A sua alta visibilidade e notoriedade continuaram a ser granjeadas
tanto a nível nacional como internacional e de um modo geral os resultados alcançados permitiram superar
claramente alguns dos objetivos gizados pelos SDUM para o período.
O número de documentos disponíveis publicamente no repositório institucional da UMinho em finais de
Dezembro de 2011 perfazia um total de 14.678 registos, tendo-se verificado um crescimento de 205% do
número de documentos depositados comparativamente com 2010. No total foram acrescidos ao acervo do
RepositóriUM 4.428 novos documentos, submetidos por 471 depositantes (ver Figuras 45 e 46).
N.º comunidades
N.º depositantes
N.º documentos disponíveis
N.º de utilizadores registados
Dezembro 2010
Dezembro 2011
37
138
10.255
7.859
44
471
14.678
9.810
Figura 45: Comparação do número de comunidades, depositantes, documentos e utilizadores registados.
1
Despacho RT98-2010 acessível em: http://intranet.uminho.pt/Arquivo/files/Despachos/2010/Despacho_RT-98_2010.pdf
44
Depositantes / ano
Depósitos / ano
7.000
500
450
400
350
300
250
200
150
100
50
0
6.084
6.000
5.000
4.000
2.500
3.000
1.749
2.000
1.000
0
290
2003
1.790
1.505
1.237
1.633
336
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
471
217
166
138
101
5
23
2003
2004
2005
2006
2007
99
96
2008
2009
2010
2011
Figura 46: Evolução do número de depósitos e depositantes por ano.
No ciclo em análise registou-se 2.103.566 de visitas, que se traduzem numa média de 5.763 visitas por dia (ver
Figura 47). Como se pode constatar pelos dados, registou-se um acréscimo de 11% em termos de visitas
comparativamente com 2010, sendo que os meses de mais fraca afluência ao RepositóriUM parecem traduzir
os usuais ciclos académicos e/ou períodos sazonais (ver Figura 48).
2011
Total de visitas
- Média diária
Total de páginas
- Média diária
- Média por visita
2.103.566
5.763
13.581.854
37.211
6
Figura 47: Resumo anual dos níveis de acesso ao RepositóriUM.
Visitas por mês/ano
2011
2010
250.000
200.000
150.000
100.000
50.000
0
Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez.
Figura 48: Número de visitas em 2011 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2010.
45
No último ano, observou-se de igual modo um aumento de 13% no que concerne ao número de documentos
descarregados (downloads) no RepositóriUM. É de registar que desde a sua abertura em Novembro de 2003 já
se registaram mais de 6.592.814 downloads do RepositóriUM, dos quais 1.457.051 apenas em 2011.
Relativamente às consultas de documentos no RepositóriUM verificou-se uma ligeira inflexão, quando comparada
com o período anterior (ver Figuras 49 e 50).
2011
Total de downloads
- Média diária
Total de consultas
- Média diária
1.457.051
3992
1.011.684
2772
Figura 49: Registos consultados e downloads em 2011.
Registos consultados / ano
Dow nloads / ano
1.800.000
1.600.000
1.600.000
1.400.000
1.400.000
1.200.000
1.200.000
1.000.000
1.000.000
800.000
800.000
600.000
600.000
400.000
400.000
200.000
200.000
0
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
0
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Figura 50: Evolução de registos consultados e downloads por ano.
O forte peso da utilização de mecanismos de pesquisa externos para aceder aos conteúdos do RepositóriUM
poderá explicitar, em parte, o decréscimo no número das consultas que são efetuadas diretamente na interface
da plataforma. Considerando as origens de tráfego que originou as visitas em 2011, verificamos que o acesso ao
RepositóriUM é efetuado maioritariamente de forma indireta através de motores de pesquisa (73%), 19% por
websites de referência e apenas 8% das visitas são efetuadas diretamente na interface do RepositóriUM (ver
Figura 51).
46
8%
18%
1%
Mecanismos de pesquisa
Websites de referência
Tráfego directo
Outros
73%
Figura 51: Origens do tráfego ao RepositóriUM
Assinale-se ainda que no último ano, o RepositóriUM, registou acessos e downloads provenientes de mais de
217 países e territórios de todo o mundo (ver Figura 52). Para além de Portugal, com cerca de 47% do número
de documentos descarregados, o Brasil, com cerca de 21%, é a principal origem internacional dos downloads no
RepositóriUM. Os EUA (7%), o conjunto dos países da União Europeia (com 6%), a Índia (2%) e a China (2%) são
os países que registam maiores números em termos de downloads (ver Figura 53).
Figura 52: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM em 2011.
47
2%
2%
15%
6%
7%
21%
47%
Portugal
Brasil
Estados Unidos
União Europeia
Índia
China
Outros
Figura 53: Origem dos downloads ao RepositóriUM em 2011.
No que concerne aos tipos de documentos disponíveis ao público no RepositóriUM a 31 de Dezembro de 2011,
cerca de 38% eram documentos resultantes de comunicações a congressos e conferências, 36% artigos
científicos e 16% a teses de doutoramento e dissertações de mestrado realizadas na Universidade do Minho.
A grande maioria (85%) dos documentos existentes no RepositóriUM estavam disponíveis em acesso aberto e
15% estavam com estatuto de acesso restrito à Universidade, definitivamente, ou com períodos de embargo
compreendidos entre 1 a 3 anos.
Em 2011, a visibilidade e o reconhecimento internacional do RepositóriUM e das atividades da Universidade do
Minho no domínio do acesso livre à literatura científica (Open Access) continuaram a ser demonstradas quer
pelo convite e participação em novos projetos, quer através de evidências resultantes de estudos e rankings que
foram sendo conhecidos. Refira-se apenas, que na edição de Julho de 2011 do Webometrics Ranking of World
Universities, foi publicado um novo Ranking Web of World Repositories (de um universo de mais de 2.100
repositórios mundiais) no qual o RepositóriUM, repositório institucional da Universidade, surgia na 1.ª posição
em termos nacionais, na 46.ª posição no universo dos repositórios institucionais e na 57.ª posição em termos
mundiais absolutos.
Relativamente, ao processo de gestão e receção das versões digitais de dissertações de mestrado (DM) e teses
de doutoramento (TD) defendidas e aprovadas na UM e seu subsequente depósito no RepositóriUM, findo o ano
de 2011, verifica-se que foram depositadas um total de 409 (278 DM e 131 TD). Reportando-nos
especificamente às teses de doutoramento defendidas e aprovadas em 2011, é de realçar que a taxa de recolha
e depósito efetivo no RepositóriUM durante o período foi na ordem dos 98%.
Em 2011, no que respeita à manutenção e operação corrente do RepositóriUM, e da plataforma (DSpace) que o
suporta, é de realçar a criação de 7 novas comunidades representativas de UOEI da Universidade do Minho, a
48
saber: Centro de Investigação em Estudos da Criança (CIEC), Centro de Investigação Geológica, Ordenamento e
Valorização de Recursos (CIG-R); Departamento de Matemática e Aplicações (DMA); Centro de Tecnologias
Mecânicas e de Materiais (CT2M); Centro de Investigação em Marketing e Estratégia (iMarke); Centro
ALGORITMI (CAlg) e Gabinete de Apoio à Investigação de Escola de Economia e Gestão (GAI-EEG). É ainda de
salientar que para além do trabalho de administração e monitorização das comunidades existentes
(configurações, permissões de depósito, etc.), deu-se continuidade ao serviço de helpdesk e ao
acompanhamento e validação de metadados dos novos documentos depositados. A título indicativo, durante o
ano de 2011 foram registados 2.603 pedidos no serviço de suporte do RepositóriUM e deste número 91% dos
pedidos foram dados como encerrados no período em análise.
Por fim, realce-se ainda que o ano de 2011 assinalou a entrada em vigor da nova política de auto-arquivo de
publicações da Universidade do Minho. No início do ano, em parceria com a Reitoria os SDUM realizaram um
périplo por todas as escolas da UMinho com intuito de fortalecer o conhecimento da nova política e ajudar a
clarificar eventuais dúvidas que pudessem subsistir junto da academia. No decurso do ano os SDUM
acompanharam e procederam à monitorização periódica do cumprimento da política, sendo que os dados já
disponíveis, apontam para um impacto significativo da nova política conforme já foi revelado por alguns dos
números apresentados neste capítulo. Os momentos de monitorização periódica revelaram-se como um
importante contributo para o sucesso da nova política, verificando-se um aumento muito significativo da atividade
de auto-arquivo logo após a comunicação dos resultados de cada monitorização às UOEI.
3.5.4.
Setor de Informática
A ausência por motivos de saúde do técnico de informática levou ao agravamento das condições de
funcionamento deste sector. Esta ausência, que se verificou desde o início do ano até maio e posteriormente nos
meses de novembro e dezembro, obrigou a canalizar o trabalho de um assistente técnico, com formação em
informática e que já colaborava nas tarefas do sector, para assegurar todo o suporte de primeira linha, contando
com a colaboração do DTSI para problemas que o requereram.
O ano de 2011 foi ainda marcado pela colocação em funcionamento um novo controlador do domínio dos
postos de pesquisa, tendo sido reposta a forma de acesso aos postos de pesquisa através da mesma conta de
acesso ao catálogo bibliográfico, e a instalação dos servidores dos SDUM na nova infraestrutura concebida para
o efeito.
3.5.4.1.
Manutenção e Operação
Em 31 de Dezembro de 2011, o parque informático dos SDUM era constituído por:
Designação
71 Postos (computador, ecrã, teclado e rato) de trabalho e pesquisa
Δ 2010
14
49
9 Servidores (5 Windows 2003, 2 Windows 2008 e 2 Linux)
0
1 Armário de Discos
0
1 Servidor Gestão de Impressões (GESPAGE)
0
19 Impressoras
0
2 Multifunções (Impressora, Scanner, Fax)
0
3 UPS’s
0
3 HUB’s + 1 SWITCH
0
5 Scanners
0
Algumas dezenas de outros equipamentos, periféricos e acessórios (pistolas de leitura de
códigos de barras, placas de som, headsets, etc.).
Figura 54 : Constituição do parque informático dos SDUM
Relativamente à infra-estrutura de base, além da manutenção e operação normal em 2011, destacam-se as
seguintes atividades:
▪ Implementação novo regulamento das Bibliotecas UM
▪ Desenvolvimento do website mobile (http://m.sdum.uminho.pt)
▪ Desenvolvimento de uma interface mobile do catálogo (http://aleph.sdum.uminho.pt/mobile)
▪ Implementação de novas funcionalidades no catálogo das quais se destacam as novidades bibliográficas via
RSS feeds e o sistema de localização de obras nas salas de leitura
3.5.4.2.
Suporte
A tarefa de suporte, resolução de problemas e helpdesk continuou a absorver o essencial da atividade do sector
de informática em 2011.A partir das intervenções registadas, apresentam-se de seguida alguns dados que
caracterizam o tipo de intervenção e a origem das solicitações (ver Figura 55 a Figura 57).
50
39%
Aleph
Avarias
12%
26%
Desenvolvimentos e Melhorias
Formação
3%
Outros
20%
Figura 55: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção.
19%
42%
Aleph
Avarias
15%
Desenvolvimentos e Melhorias
Formação
2%
Outros
22%
Figura 56: Percentagem de tempo despendido por tipo de intervenção.
51
ANALISE DOCUMENTAL
AQUISIÇÕES
ATENDIMENTO
765
247
BIBLIOTECA DIGITAL
276
CATALOGAÇÃO
241
150
DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO
DIRECÇÃO
17
423
378
10
18
6
755
9
5
DIVISÃO BIBLIOTECONOMIA
INFORMATICA
MANUTENÇÃO
PROJECTOS OPEN ACCESS
QUALIDADE
REPOSITORIUM
SECRETARIA
Figura 57: Percentagem de tempo despendido por sector.
3.5.5.
Sector de Formação de Utilizadores
Relativamente à formação de utilizadores, durante o ano de 2011 foram realizadas 64 ações de
formação/visitas, abrangendo um número total de 1.662 participantes.
Na Biblioteca Geral em Braga decorreram 21 ações de apresentação das bibliotecas UM, com um número total
de 352 participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo em Biologia Aplicada, Bioquímica, Ciência
Politica, Ciências do Ambiente, Contabilidade, Enfermagem, Engenharia Biológica, Estudos Portugueses e
Lusófonos, Filosofia, Línguas e culturas orientais, Medicina, Música, Química e Relações Internacionais. Foram
realizadas 10 ações de formação, com um número total de 126 participantes, dirigidas a grupos dos cursos de
2º e 3º ciclos dos mestrados em Ciências da Educação, Comunicação, Cidadania e Educação, Economia Social,
Estudos da Criança, Língua e literaturas inglesas, e dos doutoramentos em Ciências da Comunicação, Estudos
Culturais, Marketing e Estratégia, Psicologia Aplicada. Foram ainda realizadas 4 visitas guiadas, com 158
participantes, dirigidas a grupos da Escola Profissional do Alto Lima, Escola Secundária da Lixa, Escola
Secundária de Marco de Canavezes e Licenciatura em Ciências da Informação da Faculdade de Letras de
Coimbra.
Na Biblioteca do Pólo de Guimarães decorreram 12 ações de apresentação das bibliotecas UM, com um número
total de 249 participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo de Arquitetura, Engenharia de
52
Comunicações, Engenharia de Materiais, Engenharia e Gestão Industrial. Foram realizadas 2 ações de formação,
com um número total de 47 participantes, dirigidas a alunos de 2º e 3º ciclos dos mestrados em Engenharia
Eletrónica Industrial e Computadores, em Sistemas de Informação e do doutoramento em Tecnologias e
Sistemas de Informação.
Foram ainda organizadas 11 ações de formação dirigidas à comunidade U.M., correspondendo a um total de 34
horas e 180 participantes, sobre os seguintes recursos/temas: Fontes de Informação da Rede da UM e em
Acesso livre (Educação), Pesquisa de Informação Estatística no Portal de Estatísticas Oficiais INE (4 sessões),
PORDATA - Base de Dados de Portugal Contemporâneo (2 sessões), Portal do Eurostat - Estatísticas da União
Europeia (2 sessões) e Web of Knowledge - Web of Science, Endnote Web, Journal Citations Reports (2 sessões).
Os SDUM participaram ainda em 4 sessões de acolhimento, integradas no Programa de Orientação ERASMUS
2010/2011 (2º semestre) e 2011/2012 (1º semestre), que contou com a presença de cerca de 550 alunos.
53
4. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL
4.1. Análise global: objetivos e programa de gestão
No início do ano, tendo em conta os objetivos definidos no Quadro de Avaliação e Responsabilização da
Universidade do Minho, os SDUM definiram os seus objetivos para 2011. Para os diferentes objetivos foram
definidos indicadores e metas (ver Figura 58).
Indicadores
Resultado 2010
Ind. 1.1 - Visitas per capita
Meta 2011
Resultado
28,1
30
28,7
228.605
235.463
249.607
Ind. 2.1 - Número de novos serviços/produtos
2
4
6
Ind. 2.2 Número de serviços/produtos reformulados
2
2
2
Ind. 3.1 Número de unidades orgânicas no repositório de dados
1
3
1
10.255
12.500
14.678
35%
60%
62%
1.285.977
1.350.000
1.457.051
3
4
5
N.A.
8
8
1
3
3
Ind. 1.2 - Utilização da biblioteca digital (indicador composto e ponderado)
Ind 4.1 Número de documentos no RepositóriUM
Ind. 4.2 Percentagem da produção científica da U.M. do ano anterior
depositada
Ind. 4.3 Número de downloads
Ind. 5.1 Número de projetos participados
Ind. 5.2 Número de serviços desenvolvidos e de iniciativas participadas
Ind. 6.1 Número de trâmites desmaterializados (exclusivamente digitais)
Ind. 6.2 Tempo médio do circuito documental
4,7
4
8,9
Ind. 6.3 Tempo médio de validação de metadados no RepositóriUM
2,2
1,8
>5
Ind. 7.1 Taxa de crescimento das receitas próprias (incluindo projetos)
46,48%
5,00%
-41,92%
Ind. 8.1 Custo por utente
53,40 €
52,00 €
59,74 €
Ind. 9.1 Satisfação global revelada através de inquérito (LibQual)
6,7
6,8
6,8
Ind. 9.2 Satisfação com atendimento (inquérito)
8,64
8,7
8,84
Ind 10. 1 Renovação da certificação ISO 9001
N.A.
Renovação
Renovação
N.A.
Extensão
Extensão
28
20
22
13,5
13
12
Ind. 10.2 Extensão do âmbito de certificação à gestão de projetos (Open
Access)
Ind 11.1 Número de ações de formação realizadas
Ind.10.2 Eficácia das ações de formação (Média das avaliações do sistema de
avaliação interno - 1 a 15)
Figura 58: Indicadores e resultados em 2011
Como se pode concluir da análise do quadro anterior, foram atingidos, e em alguns casos superadas, a maioria
das metas definidas. No entanto, em vários indicadores, alguns de grande relevância para os SDUM, o
desempenho ficou aquém do esperado, não permitindo atingir alguns dos objetivos.
Analisando os principais processos da cadeia de valor, encontram-se sinais contraditórios relativamente ao
54
desempenho comparativamente com o ano anterior.
O sinal mais negativo registou-se na evolução do tempo médio de tratamento dos documentos, desde a sua
entrada no circuito documental até ao seu envio para as bibliotecas destinatárias que subiu de 4, 7 para 8,9 no
conjunto do ano de 2011, o pior valor dos últimos cinco anos. Esta evolução negativa pode ser parcialmente
explicada pela ausência de uma das colaboradoras do setor de catalogação durante uma parte do ano, por
alguma concentração das aquisições bibliográficas no último trimestre do ano e pela necessidade de um maior
envolvimento da equipa da catalogação na validação de metadados do RepositóriUM. Mas é forçoso reconhecer
que existiu uma insuficiência de monitorização e acompanhamento, e sobretudo um défice de medidas que
minorassem e corrigissem o desvio que já tinha sido registado no Relatório de Gestão do 1º Semestre de 2011.
Também no que diz respeito ao RepositóriUM não foi possível atingir o objetivo relativo ao tempo médio de
validação, facto que pode ser integralmente explicado pelo crescimento acentuado (muito acima do previsto) do
número de documentos depositados, especialmente no segundo semestre (e em particular no último trimestre
do ano) em que foram depositados 4759 documentos, ou seja cerca do tripo dos documentos depositados no
conjunto do ano de 2010. Assim, o tempo médio que foi de 1,9 dias no primeiro semestre de 2011, aumentou
consideravelmente no segundo semestre, tendo sido decidido em Setembro deixar de o monitorizar (dado o
trabalho envolvido na tarefa, e a necessidade de dar absoluta prioridade ao trabalho de validação e helpdesk),
pelo que se apresenta apenas uma estimativa grosseira, de que ele se situou acima dos 5 dias.
Ao contrário, os restantes objetivos relacionados com o RepositóriUM, foram atingidos (percentagem da
produção científica) ou largamente ultrapassados (número de documentos e número de downloads).
No que se refere aos serviços de empréstimo, contrariamente ao que se vinha registando nos últimos anos,
registaram-se níveis de utilização superiores aos verificados em 2010 quanto ao número de utentes ativos e ao
número de transações (empréstimos, devoluções, renovações e reservas) efetuados nos balcões de
atendimento. Apesar de se ter registado um ligeiro aumento do número de visitas global às bibliotecas da U.M, o
número de visitas per capita aumentou menos do que o desejado, dado o aumento do número global de
potenciais utilizadores.
Estes factos, bem como um significativo aumento dos custos de pessoal (que é explicado por diversas razões,
desde a transferência de dois técnicos superiores para os SDUM, até à necessidade de recrutar mais
colaboradores para assegurar o alargamento do horário na BGUM, sem esquecer o fim dos contratos de 7
colaboradores, que obrigou a soluções alternativas), explicam ainda o aumento do custo por utente, ao contrário
do objetivo definido.
No que concerne aos Serviços de Documentação Digital, registou-se um aumento global da utilização dos
recursos e serviços digitais geridos pelos Serviços de Documentação, o que se traduziu na clara superação do
objetivo definido no indicador associado a este processo.
55
5. CONCLUSÕES
Do conjunto da informação constante deste relatório, e para além da operação regular das bibliotecas de U.M. e
dos serviços que estas oferecem, destacaremos aqui alguns dos aspetos mais significativos que marcaram a
atividade dos Serviços em 2011.
Em primeiro lugar deve ser referida a aparente inversão da tendência para a diminuição da procura da
generalidade dos serviços oferecidos pelas bibliotecas. De facto, contrariamente ao que se tem passado na
última década, verificou-se um ligeiro aumento da procura dos serviços de empréstimo, enquanto a utilização
dos espaços das bibliotecas registou um pequeno aumento relativamente ao ano anterior. Finalmente, também
na componente de biblioteca digital, verificou-se um aumento global da utilização.
Esta inversão de tendência, que terá de ser confirmada nos próximos anos, poderá estar relacionada com
diversos fatores, como o aumento do número global de estudantes da U.M., o alargamento dos horários, a
alteração do Regulamento das Bibliotecas e a disponibilização de novos produtos e serviços. Mas não pode
deixar de ser assinalado também que este aumento da procura ocorre no ano em que se verificaram melhorias
nos dois pontos que nos últimos anos têm sido identificados como potenciadores da diminuição da procura: as
instalações (com a conclusão das intervenções na sala de leitura da Biblioteca de Guimarães e o início das obras
na Biblioteca Geral) e o investimento em recursos bibliográficos (que aumentou em 2011).
Em segundo lugar, merece especial destaque a alteração do Regulamento das Bibliotecas da Universidade do
Minho, que entrou em vigor em Setembro de 2011, que introduziu algumas mudanças significativas
relativamente às regras anteriormente em vigor. A elaboração de um novo Regulamento visou modernizá-lo e
adequá-lo a novas realidades e práticas, e aproximar as regras em vigor na U.M. daquelas que são as práticas
habituais nas bibliotecas universitárias portuguesas e europeias. Apesar de inúmeras manifestações de
insatisfação (sobretudo por parte de docentes) relativamente ao novo Regulamento (que recebeu também vários
comentários positivos), o balanço da sua aplicação até ao final do ano permitiu concluir que sua aplicação
decorria globalmente com normalidade, e que a sua entrada em vigor parecia estar a contribuir para a
identificação e resolução de diversos problemas relativos ao extravio de publicações, para a racionalização da
utilização da bibliografia e para a efetiva disponibilidade das publicações da Universidade do Minho para todos
os utilizadores que delas necessitem
Em terceiro lugar, deve ser sublinhada a realização de obras nas duas principais bibliotecas da Universidade,
que puderam ser concluídas no caso da Biblioteca da UM em Guimarães, criando melhores condições para os
seus utentes, e que ainda decorriam no final do ano no caso da Biblioteca Geral em Gualtar. Espera-se que as
obras da BGUM possa ser concluídas até ao final do ano letivo de 2011-2012, oferecendo novos espaços e
funcionalidades, alguns dos quais com a possibilidade de funcionamento 24 horas por dia, ao longo de todo o
ano letivo seguinte.
Em quarto lugar, confirmou-se o crescimento da atividade dos Serviços de Documentação em projetos nacionais
e europeus, relacionados com os repositórios e o Acesso Livre, e reforçou-se, no final do ano, a equipa dedicada
56
a esta tarefa, que em 31 de Dezembro de 2011 era constituída por três colaboradores a tempo inteiro (para
além de outros funcionários dos SDUM que colaboram nos projetos a tempo parcial).
Finalmente, deve ser registada com grande preocupação a evolução muito negativa da situação da equipa de
trabalho dos SDUM. Infelizmente, tal como tínhamos alertado no relatório de 2010, ao longo do ano de 2011
terminaram os contratos de sete colaboradores do sector de leitura e empréstimo (cerca de 1/3 dos
colaboradores desse sector) e foi necessário recorrer a soluções temporárias e mais precárias, para assegurar o
número mínimo indispensável para garantir a abertura e normal funcionamento das bibliotecas da Universidade.
Garantir a existência dos recursos humanos necessários ao funcionamento das bibliotecas, e dos Serviços de
Documentação no seu conjunto, e conseguir motivar a equipa de trabalho apesar das condições adversas,
continuará a ser certamente uma das preocupações centrais nos SDUM em 2012.
Braga/Guimarães, fevereiro de 2012
57